Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến bàn ghế, hợp đồng thuê mặt bằng hay trang trí không gian mới mà quên mất rằng hạ tầng ICT mới chính là hệ thần kinh của văn phòng. Một đường dây mạng sai, một ổ NAS di chuyển không đúng cách hoặc một phòng họp chưa test kết nối cũng đủ khiến doanh nghiệp tê liệt ngay trong ngày đầu hoạt động.

Để tránh rủi ro không đáng có, các bạn hãy cùng Máy tính CDC đi vào tìm hiểu bộ checklist ICT khi chuyển văn phòng, được đúc rút từ kinh nghiệm thực tế hàng trăm dự án setup văn phòng lớn nhỏ.

1. Khảo sát mặt bằng trước khi chuyển

Nhiều lỗi ICT xảy ra chỉ vì doanh nghiệp “đến đâu tính đến đó”. Việc khảo sát mặt bằng trước khi chuyển giúp bạn xác định được:

• Vị trí đặt tủ rack để dây mạng đi gọn và ngắn nhất
• Các khu cần WiFi mạnh như phòng họp, khu làm việc chung
• Số lượng ổ điện – ổ mạng có sẵn, có cần thi công thêm hay không
• Những điểm có nguy cơ nhiễu sóng WiFi (máy photocopy, tường bê tông dày, phòng kính)

Chỉ cần bước khảo sát này kỹ lưỡng, bạn đã loại bỏ được hơn 30% rủi ro ICT.

2. Ghi lại đầy đủ sơ đồ mạng hiện tại trước khi tháo dỡ

Đây là bước mà ngay cả đội IT nội bộ cũng hay quên. Khi không ghi chú, tới lúc lắp lại sẽ “loạn dây”, không biết dây nào thuộc camera, dây nào của máy chấm công, dây nào lên phòng họp.

Một sơ đồ mạng cơ bản nên có:

• Vị trí switch – firewall – NAS
• Cách đánh số patch panel
• Sơ đồ chia VLAN đang dùng
• Danh sách thiết bị phụ thuộc vào mạng (camera, máy in, máy chấm công…)

Ghi lại đầy đủ giúp tái dựng hệ thống nhanh và chính xác. Nếu có thêm vài tấm hình chụp từ tủ rack cũ, quá trình thi công sẽ càng dễ dàng.

3. Backup và kiểm tra dữ liệu trước khi di chuyển NAS/Server

NAS và server là hai thiết bị “nhạy cảm” nhất trong một cuộc chuyển văn phòng. Việc di chuyển khi không backup hoặc không kiểm tra ổ cứng RAID có thể dẫn đến mất dữ liệu hoàn toàn.

Kinh nghiệm thực tế cho thấy bạn nên:

• Backup dữ liệu quan trọng lên cloud hoặc ổ cứng ngoài
• Tạo snapshot nếu NAS hỗ trợ
• Kiểm tra tình trạng ổ cứng bằng S.M.A.R.T
• Ghi lại cấu hình IP và phân quyền hiện tại

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: NAS/Server cần được vận chuyển bằng xe riêng hoặc ít nhất phải có chống sốc chuyên dụng.

4. Chuẩn hóa lại tủ rack – càng gọn, càng dễ quản lý

Văn phòng mới là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp “làm lại từ đầu” phần hạ tầng mạng. Một tủ rack gọn gàng, đánh nhãn rõ ràng sẽ giúp IT giảm 70% thời gian xử lý sự cố.

Ở bước setup mới, bạn nên:

• Sử dụng patch panel để gom dây về 1 điểm
• Đánh nhãn tất cả dây LAN, dây uplink
• Sắp xếp switch, firewall, NAS theo thứ tự từ trên xuống
• Bố trí UPS ở ngăn dưới để tránh đổ ngã
• Hạn chế để dây thừa cuộn tròn trong tủ

Tủ rack gọn không chỉ đẹp, mà còn giúp luồng gió tốt hơn và giảm nguy cơ nóng máy.

5. Tối ưu WiFi: Không chỉ là đặt Access Point lên trần

Rất nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng cứ gắn vài bộ phát WiFi là đủ. Nhưng WiFi văn phòng lại phụ thuộc vào:

• Khoảng cách AP với người dùng
• Vật cản như tường gạch, kính, tủ gỗ
• Số lượng thiết bị kết nối cùng lúc
• Mức độ nhiễu từ các mạng xung quanh

Để WiFi hoạt động ổn định tại văn phòng mới, bạn nên:

• Khảo sát điểm chết bằng phần mềm đo sóng
• Đặt AP ở vị trí trung tâm, không bị che khuất
• Tách mạng khách – mạng nhân viên để tránh nghẽn
• Cấu hình roaming để di chuyển giữa các phòng không bị rớt mạng

Kinh nghiệm thực tế cho thấy WiFi dân dụng không phù hợp cho môi trường 30–80 nhân sự. Doanh nghiệp nên dùng WiFi UniFi, Omada hoặc Aruba để ổn định hơn.

6. Kiểm tra toàn bộ thiết bị sau khi setup – đừng đợi nhân viên phản ánh

Ngày đầu chuyển văn phòng, nhân viên thường phản ánh hàng loạt vấn đề:

• Máy in không kết nối
• PC không vào được mạng nội bộ
• Camera không hiển thị
• Máy chấm công không đồng bộ
• Phòng họp lỗi micro, lỗi màn chia sẻ

Để tránh tình trạng này, hãy lập một checklist test sau setup:

• Test từng ổ mạng
• Test từng AP WiFi
• Kiểm tra phân quyền truy cập NAS
• Kiểm tra họp online bằng Zoom/Teams
• Kiểm tra máy in theo từng phòng ban

Một buổi “tổng kiểm” 1–2 giờ sẽ giúp bạn ngăn chặn gần như toàn bộ sự cố ICT ngày đầu.

7. Lưu trữ tài liệu ICT – để lần chuyển văn phòng sau dễ hơn 10 lần

Sau khi hoàn thành chuyển văn phòng, doanh nghiệp nên tổng hợp tài liệu:

• Sơ đồ mạng mới
• Danh sách IP
• Vị trí AP – camera – máy in
• Phân quyền người dùng
• Cấu hình của firewall/switch

Đây là tài sản quý giá giúp IT quản lý tốt hơn và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp tăng nhân sự.

Kết luận: Chuyển văn phòng suôn sẻ phụ thuộc 80% vào checklist ICT

Một văn phòng mới đẹp đến đâu cũng không thể hoạt động trơn tru nếu mạng chập chờn, PC không vào được hệ thống, máy in không chạy hay dữ liệu bị mất. Checklist ICT vì thế đóng vai trò quan trọng như bản “hướng dẫn sinh tồn” khi chuyển văn phòng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị chuyển văn phòng hoặc muốn kiểm tra lại toàn bộ hạ tầng ICT hiện tại, Máy tính CDC luôn sẵn sàng hỗ trợ khảo sát và lên kế hoạch tối ưu cả về hạ tầng và chi phí!