Máy in phun màu Brother

Bắt đầu từ khổ giấy: A4 hay A3?

Đây là câu hỏi giúp loại bớt sản phẩm nhanh nhất. Nhóm A4 phù hợp với tài liệu văn phòng thông thường; nhóm A3 đáng xem khi phòng ban thường xuyên in bảng biểu lớn, tài liệu marketing, bản vẽ hoặc hồ sơ cần nhiều không gian trình bày.

Chọn khổ giấy theo công việc

Trước khi sang bước tiếp theo, kiểm tra 3 việc:

• A3 xuất hiện hằng tuần hay chỉ vài lần trong năm?
• Phòng ban đã có máy scan/copy riêng chưa?
• Máy sẽ đặt cho một người hay cả nhóm dùng chung?

Nếu A3 không phải nhu cầu thường xuyên, nhóm A4 thường gọn và dễ bố trí hơn.

In màu thường xuyên: bình mực lớn có lợi gì?

Điểm đáng nói của dòng Brother Ink Tank không nằm ở một thông số đơn lẻ, mà ở cách nạp mực và dung lượng mực lớn. Khi văn phòng in màu đều mỗi tuần, đây mới là phần ảnh hưởng rõ tới chi phí sử dụng và số lần phải bổ sung mực.

Khi xem chi phí mực, đừng chỉ hỏi “một chai bao nhiêu tiền”:

• Xem hiệu suất mực đen và mực màu của đúng model.
• Ước lượng tỷ lệ trang màu trong tổng lượng in.
• Kiểm tra đúng mã mực để tránh mua nhầm giữa thế hệ mới và cũ.
• Tính cả tần suất sử dụng; máy phun phù hợp hơn khi được dùng tương đối đều.

Một cách tính dễ áp dụng hơn:

1. Tách số trang đen trắng và trang màu mỗi tháng.
2. Đối chiếu với hiệu suất mực của model đang xem.
3. Sau đó mới so tổng chi phí giữa các máy.

Với máy phun màu, lượng mực sử dụng thực tế thường đáng quan tâm hơn chênh lệch nhỏ ở giá mua ban đầu.

Chỉ in hay cần thêm scan, copy và fax?

Sau khổ giấy, đây là bước tách nhóm rõ nhất. Dòng DCP phù hợp khi cần in, scan, copy; MFC thêm fax; còn HL-T4000DW dành cho nơi chỉ cần in A3.

Chọn theo việc phòng ban đang làm mỗi ngày:

• Chỉ in: HL-T4000DW nếu cần A3.
• In + scan + copy: DCP-T430W, DCP-T530DW hoặc DCP-T820DW.
• Cần thêm fax: MFC-T920DW, MFC-T930DW hoặc MFC-T4500DW.

Thứ tự chọn hợp lý:

1. Chốt khổ giấy.
2. Chốt scan/copy có dùng thường xuyên không.
3. Chỉ lên MFC nếu fax thực sự nằm trong quy trình.

Không dùng fax thì chưa cần trả thêm cho MFC chỉ vì “nhiều chức năng hơn”.

Nhóm A4 mới: DCP-T430W, DCP-T530DW và MFC-T930DW

Ba mẫu này khá dễ phân biệt nếu nhìn theo công việc. DCP-T430W dành cho nhu cầu A4 cơ bản; DCP-T530DW thêm in hai mặt tự động; MFC-T930DW phù hợp hơn khi cần fax, ADF và dùng chung trong mạng văn phòng.

So nhanh nhóm A4 mới

Nếu đang phân vân giữa ba mẫu:

• Chỉ cần in/scan/copy cơ bản: bắt đầu từ DCP-T430W.
• Hay in tài liệu hai mặt: DCP-T530DW thực dụng hơn.
• Cần fax, ADF và mạng LAN: MFC-T930DW mới là bước nâng cấp rõ ràng.

Ở nhóm này, khác biệt về chức năng và kết nối đáng quan tâm hơn chênh lệch nhỏ về tốc độ đen trắng.

DCP-T820DW và MFC-T920DW vẫn đáng xem khi nào?

Hai mẫu này vẫn hợp với văn phòng cần ADF, duplex và LAN/Wi-Fi nhưng muốn ở nhóm A4/A5. MFC-T920DW thêm fax; DCP-T820DW dừng ở in, scan, copy.

DCP-T820DW hợp hơn nếu:

• Phòng ban cần ADF và duplex nhưng không dùng fax.
• Máy phải dùng chung qua LAN hoặc Wi-Fi.
• Tốc độ 17/16.5 ipm đã đáp ứng khối lượng in.

MFC-T920DW hợp hơn nếu:

1. Fax vẫn được dùng trong quy trình.
2. Cần ADF 20 tờ và duplex tự động.
3. Muốn LAN/Wi-Fi để nhiều người cùng dùng.

Nếu cấu hình của hai mẫu này đã đủ việc và giá thực tế hợp lý, không nhất thiết phải đổi sang thế hệ mới chỉ vì tên model mới hơn.

Có nhu cầu A3: HL-T4000DW hay MFC-T4500DW?

Hai mẫu này cùng hướng tới tài liệu A3 nhưng cách dùng khác nhau rất rõ. HL-T4000DW chỉ in; MFC-T4500DW thêm scan, copy, fax và ADF 50 tờ. Nếu đã có máy scan/copy riêng, HL-T4000DW thường gọn hơn. Nếu muốn gom nhiều việc vào một thiết bị, MFC-T4500DW hợp lý hơn.

So hai lựa chọn A3

Chọn theo cách sử dụng:

• Đã có thiết bị scan/copy riêng, chỉ cần in A3: HL-T4000DW.
• Muốn một máy làm cả in, scan, copy và fax: MFC-T4500DW.
• Scan nhiều tập hồ sơ: ADF 50 tờ của MFC-T4500DW hữu ích hơn.

Ở nhóm A3, chức năng là điểm tách hai máy rõ hơn tốc độ.

So nhanh 7 mẫu theo công việc thực tế

Không cần đọc cả 7 trang sản phẩm từ đầu. Chỉ cần nhìn vào khổ giấy và chức năng là đã có thể rút xuống 2–3 model để so tiếp.

Bảng định vị nhanh

Sau bảng này, chỉ cần làm 3 việc:

1. Giữ lại các mẫu đúng khổ giấy.
2. Loại mẫu thiếu chức năng bắt buộc.
3. So tiếp mực, kết nối, tình trạng hàng và giá.

Đến bước này, việc chọn máy sẽ nhẹ hơn nhiều vì danh sách chỉ còn vài model thực sự liên quan.

Duplex, ADF, LAN và Wi-Fi: tính năng nào đáng tiền?

Với máy phun màu văn phòng, đây là những thứ người dùng cảm nhận hằng ngày. Duplex giúp đỡ phải lật giấy, ADF đỡ phải đặt từng tờ khi scan, còn LAN/Wi-Fi quyết định máy có dễ dùng chung hay không.

Ưu tiên theo cách làm việc:

• Hay in tài liệu dài: ưu tiên duplex tự động.
• Hay scan hồ sơ nhiều trang: ưu tiên ADF.
• Nhiều người cùng dùng: ưu tiên LAN hoặc Wi-Fi.

Trước khi đặt máy tại văn phòng:

1. Xem vị trí đặt máy đã có LAN hay chưa.
2. Xác định có cần scan cả tập tài liệu hay không.
3. Kiểm tra đúng cổng kết nối của model trước khi mua.

Đây là nhóm tính năng nên kiểm tra trước khi chốt, không nên đợi đến lúc lắp máy mới phát hiện thiếu.

Chi phí sử dụng: nhìn vào mực và tần suất in

Máy phun màu mua rẻ chưa chắc dùng rẻ, và máy giá cao hơn chưa chắc tốn hơn. Khác biệt nằm ở lượng in mỗi tháng, tỷ lệ trang màu, mã mực và việc máy có được sử dụng đều hay không.

Để tính gần với thực tế hơn:

• Tách số trang đen trắng và trang màu mỗi tháng.
• Nếu có A3, tách riêng số trang A3.
• Xác nhận đúng mã mực của model trước khi dự toán.

Ba câu hỏi nên hỏi phòng ban sử dụng:

1. Một tuần in mấy ngày?
2. Tài liệu màu chiếm khoảng bao nhiêu phần?
3. Có giai đoạn máy để lâu không sử dụng hay không?

Những câu trả lời này hữu ích hơn nhiều so với chỉ so giá máy trên bảng báo giá.

Máy phun màu có hợp với văn phòng in ít?

Có thể, nhưng không phải trường hợp nào cũng hợp. Nếu máy chỉ được dùng vài lần trong tháng và phần lớn tài liệu là đen trắng, lợi thế của bình mực lớn khó phát huy. Lúc đó nên cân nhắc lại công nghệ in thay vì cố chọn một model phun màu.

Những dấu hiệu nên xem lại:

• Màu chỉ dùng vài lần trong tháng.
• Máy thường để lâu giữa các lần in.
• Phần lớn tài liệu vẫn là văn bản chữ đen.

Nếu rơi vào các trường hợp trên:

1. So lại với máy laser đen trắng nếu màu gần như không dùng.
2. So với laser màu nếu vẫn cần màu nhưng ưu tiên văn bản và tốc độ.
3. Chỉ quay lại máy phun khi nhu cầu màu diễn ra đủ đều.

Không phải lúc nào máy nhiều màu hơn hoặc nhiều chức năng hơn cũng là lựa chọn hợp lý hơn.

Khi nào nên quay lại máy laser?

Nếu công việc chủ yếu là văn bản, cần tốc độ ổn định và máy có thể phải in nhiều liên tục, laser vẫn là phương án nên đặt lên bàn cân. Phun màu phù hợp hơn khi doanh nghiệp thực sự cần màu thường xuyên và muốn tận dụng bình mực dung lượng lớn.

Nghiêng về laser nếu:

• Phần lớn tài liệu là văn bản đen trắng.
• Máy phải xử lý nhiều lệnh in liên tục.
• Màu không phải nhu cầu chính của bộ phận.

Nghiêng về phun màu nếu:

1. Tài liệu màu xuất hiện thường xuyên.
2. Chi phí mực theo dung lượng bình mực là tiêu chí quan trọng.
3. Cần A3 nhưng không muốn đi theo máy laser màu A3 lớn và đắt hơn.

Chọn đúng công nghệ in quan trọng hơn việc cố chọn một model trong cùng một danh mục.

Cần cung cấp gì để CDC Technologies tư vấn và báo giá?

Không cần nhớ sẵn mã máy. Chỉ cần mô tả cách văn phòng sẽ dùng máy, CDC Technologies có thể thu hẹp nhanh xuống một vài model dễ so hơn.

Thông tin nên gửi:

• Chỉ A4/A5 hay có A3.
• Lượng in đen trắng và màu ước tính mỗi tháng.
• Có cần scan, copy, fax, ADF hoặc duplex không.
• Máy dùng riêng hay nhiều người dùng chung.
• Yêu cầu LAN/Wi-Fi và khoảng ngân sách.

Từ đó có thể lần lượt:

1. Lọc đúng nhóm A4 hoặc A3.
2. Giữ lại 2–3 model phù hợp nhất.
3. Đối chiếu mực, tình trạng hàng và chính sách bảo hành.
4. Lên báo giá theo số lượng cần triển khai.

Khổ giấy và cách sử dụng càng rõ, việc chọn máy càng nhanh và ít phải so những model không liên quan.