Máy in laser đa chức năng Brother

Máy in Brother đa chức năng phù hợp với công việc nào?

Nhóm này phù hợp nhất khi một bộ phận cần xử lý nhiều việc trên cùng thiết bị: in tài liệu, scan hồ sơ và copy giấy tờ; một số mẫu còn có fax. Nếu văn phòng gần như chỉ in, máy đơn năng có thể kinh tế và gọn hơn.

Những bộ phận thường có lý do để chọn máy đa chức năng:

• Kế toán: in và scan chứng từ, biên bản, hồ sơ thanh toán.
• Hành chính – nhân sự: copy và số hóa hồ sơ nhân sự, giấy tờ nội bộ.
• Sales admin: in báo giá, scan hồ sơ khách hàng, hợp đồng.
• Văn phòng chi nhánh: muốn gom nhiều nhu cầu vào một thiết bị.

Trước khi chọn máy, hãy xác định:

1. Scan/copy có diễn ra hằng ngày không?
2. Có cần xử lý cả tập tài liệu hay chỉ từng tờ?
3. Máy dùng riêng hay nhiều người cùng sử dụng?

Nếu scan và copy chỉ xảy ra rất ít, nên cân nhắc lại trước khi trả thêm cho một máy đa chức năng.

Chỉ cần in, scan, copy hay cần thêm fax?

Với 4 mẫu CDC Technologies đang có, DCP-L2520D và DCP-B7640DW tập trung vào in, scan, copy; MFC-B7715DW và MFC-L5700DN bổ sung thêm fax. Nếu văn phòng thực sự cần fax, việc chọn giữa DCP và MFC sẽ đơn giản hơn nhiều.

Chọn theo chức năng thực tế

Nếu chọn mua đừng chọn thêm chức năng chỉ vì “có thì tốt”:

• Không dùng fax → chưa cần ưu tiên MFC chỉ vì nhiều chức năng hơn.
• Scan nhiều trang → ADF đáng quan tâm hơn fax.
• Chỉ in → có thể quay về nhóm máy Brother đơn năng.

Chọn đúng bộ chức năng giúp tránh mua thừa tính năng hoặc thiếu công cụ mà bộ phận phải dùng mỗi ngày.

Nên chọn Brother DCP hay MFC?

Trong 4 mẫu hiện có tại CDC Technologies, hai mẫu DCP đáp ứng in, scan, copy; hai mẫu MFC có thêm fax. Dù vậy, tên DCP hay MFC mới chỉ là bước đầu, vì ADF, kết nối và tốc độ vẫn khác nhau rõ giữa từng máy.

Chúng ta cùng điểm danh qua từng mẫu:

• DCP-L2520D: in, scan, copy; 30 trang/phút; USB; in hai mặt tự động.
• DCP-B7640DW: in, scan, copy; 34 trang/phút; Wi-Fi, LAN, USB; ADF 50 tờ.
• MFC-B7715DW: in, scan, copy, fax; 34 trang/phút; Wi-Fi, LAN, USB; ADF 50 tờ.
• MFC-L5700DN: in, scan, copy, fax; 40 trang/phút; LAN, USB; ADF 50 tờ.

Cách dễ hiểu hơn để bạn chọn nhanh:

1. Không cần fax → xem DCP trước.
2. Cần fax → chuyển sang MFC.
3. Sau đó mới lọc tiếp theo ADF, tốc độ và kết nối.

DCP hay MFC chỉ giúp thu hẹp lựa chọn ban đầu; máy phù hợp vẫn phải khớp với cách bộ phận thực sự sử dụng.

Thường xuyên scan nhiều trang có cần ADF không?

Có. Nếu thường xuyên scan hoặc copy cả tập hồ sơ, ADF giúp nạp nhiều tờ liên tục thay vì phải mở nắp và đặt từng trang lên mặt kính. Đây là khác biệt dễ cảm nhận nhất giữa một máy đa chức năng cơ bản và một máy phù hợp cho xử lý hồ sơ hằng ngày.

ADF tạo khác biệt ở đâu?

Trong 4 mẫu hiện có:

• DCP-B7640DW có ADF 50 tờ.
• MFC-B7715DW có ADF 50 tờ.
• MFC-L5700DN có ADF 50 tờ.
• DCP-L2520D không có ADF, phù hợp hơn khi scan chủ yếu từng tờ trên mặt kính.

Nếu scan hồ sơ nhiều trang là việc diễn ra hằng ngày, ADF nên được coi là tiêu chí bắt buộc chứ không phải tính năng phụ.

USB, LAN hay Wi-Fi: văn phòng nên chọn kiểu nào?

Máy dùng riêng cạnh một máy tính có thể chỉ cần USB. Máy đặt giữa phòng cho nhiều người sử dụng nên ưu tiên LAN hoặc Wi-Fi. Chọn đúng kết nối ngay từ đầu giúp tránh việc mua máy tốt nhưng khó triển khai trong hạ tầng thực tế.

Có thể chọn theo cách này:

• USB: phù hợp khi một máy tính sử dụng trực tiếp.
• LAN: hợp với máy đặt cố định, nhiều người dùng chung trong mạng nội bộ.
• Wi-Fi: thuận tiện khi khó đi dây mạng hoặc cần bố trí máy linh hoạt.

Theo thông số chính thức của 4 mẫu:

1. DCP-L2520D: USB 2.0.
2. DCP-B7640DW: Wi-Fi, LAN, USB 2.0.
3. MFC-B7715DW: Wi-Fi, LAN, USB 2.0.
4. MFC-L5700DN: LAN, USB 2.0.

Nếu nhiều người dùng chung, hãy xác định LAN hay Wi-Fi trước khi so tốc độ hoặc giá.

Tốc độ 30, 34 hay 40 trang/phút là đủ cho văn phòng?

30–34 trang/phút thường đã đáp ứng tốt nhu cầu văn phòng vừa phải; 40 trang/phút đáng cân nhắc khi nhiều người cùng sử dụng hoặc lượng tài liệu lớn khiến thời gian chờ trở nên rõ rệt. Không cần chọn tốc độ cao nhất nếu bộ phận không khai thác hết.

Nhìn theo mức sử dụng:

• 30 trang/phút: DCP-L2520D, hợp với nhu cầu cơ bản hơn.
• 34 trang/phút: DCP-B7640DW và MFC-B7715DW, thêm nhiều lựa chọn kết nối và ADF.
• 40 trang/phút: MFC-L5700DN, phù hợp hơn khi ưu tiên xử lý tài liệu nhanh.

Trước khi trả thêm cho tốc độ cao hơn:

1. Xem có bao nhiêu người cùng dùng máy.
2. Xem tài liệu thường dài bao nhiêu trang.
3. Xem có thường xuất hiện hàng đợi lệnh in hay không.

Tốc độ nên giải quyết một vấn đề vận hành cụ thể, không nên là con số để chọn máy theo cảm giác “càng cao càng tốt”.

So nhanh 4 mẫu Brother đang có tại CDC Technologies

Bốn mẫu hiện tại tạo thành bốn mức nhu cầu khá rõ: DCP-L2520D cho sử dụng cơ bản; DCP-B7640DW cho văn phòng cần ADF và kết nối mạng; MFC-B7715DW thêm fax và Wi-Fi; MFC-L5700DN tăng tốc độ lên 40 trang/phút và vẫn có fax, ADF.

Bảng so sánh nhanh

Nếu chỉ còn phân vân giữa 2 mẫu:

1. Loại máy thiếu chức năng bắt buộc.
2. Loại máy thiếu kết nối bắt buộc.
3. Sau đó mới so tốc độ, vật tư và giá tại thời điểm mua.

Lọc theo cách này sẽ nhanh hơn nhiều so với mở cả bốn trang sản phẩm rồi so từng thông số.

DCP-L2520D hay DCP-B7640DW: nên chọn mẫu nào?

DCP-L2520D hợp với nhu cầu in, scan, copy cơ bản và kết nối trực tiếp qua USB. DCP-B7640DW phù hợp hơn khi văn phòng cần dùng chung qua mạng, cần Wi-Fi hoặc thường xuyên scan/copy cả tập tài liệu bằng ADF.

DCP-L2520D đáng xem hơn khi:

• Máy chủ yếu phục vụ một vị trí làm việc.
• USB là đủ cho cách sử dụng hiện tại.
• Scan chủ yếu từng tờ, không cần ADF.

DCP-B7640DW đáng xem hơn khi:

1. Nhiều người cần dùng chung máy.
2. Cần LAN hoặc Wi-Fi.
3. Thường xuyên scan/copy nhiều trang bằng ADF 50 tờ.

Khác biệt lớn giữa hai mẫu không chỉ là 30 và 34 trang/phút, mà còn nằm ở cách kết nối và khả năng xử lý tập hồ sơ.

Khi nào nên chọn MFC-B7715DW hoặc MFC-L5700DN?

Cả hai đều có in, scan, copy, fax và ADF 50 tờ. MFC-B7715DW phù hợp khi cần Wi-Fi và tốc độ 34 trang/phút; MFC-L5700DN đáng cân nhắc khi ưu tiên tốc độ 40 trang/phút, màn hình cảm ứng và kết nối mạng có dây.

MFC-B7715DW phù hợp để xem trước nếu:

• Cần fax nhưng vẫn muốn Wi-Fi.
• Tốc độ 34 trang/phút đáp ứng công việc.
• Cần ADF để xử lý tập tài liệu.

MFC-L5700DN phù hợp để xem trước nếu:

1. Phòng ban in thường xuyên hơn và cần 40 trang/phút.
2. LAN phù hợp với hạ tầng văn phòng.
3. Muốn màn hình cảm ứng 3,7 inch để thao tác trực tiếp thuận tiện hơn.

Giữa hai mẫu MFC, Wi-Fi và mức tải công việc thường là hai tiêu chí giúp quyết định nhanh nhất.

Toner và drum ảnh hưởng thế nào đến chi phí sử dụng?

Giá mua máy chỉ là chi phí ban đầu. Với văn phòng in thường xuyên, toner, drum và tần suất thay vật tư mới ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sử dụng lâu dài. Vì vậy, chỉ nên so giá sau khi đã xác định đúng máy và đúng vật tư đi kèm.

Những thông tin nên đối chiếu

Cách so đơn giản:

1. Chọn 2–3 máy đáp ứng đủ công việc.
2. Xác nhận toner và drum của từng máy.
3. Sau đó mới so tổng chi phí với ngân sách.

Một máy phù hợp không chỉ đủ chức năng mà còn phải có phương án vật tư rõ ràng trong quá trình sử dụng.

Những lỗi dễ gặp khi chọn máy Brother đa chức năng

Chọn sai thường không nằm ở thương hiệu mà nằm ở việc mua thiếu đúng tính năng cần dùng hoặc trả thêm cho chức năng không phát sinh trong công việc. Với máy đa chức năng, ADF, fax và kết nối là ba điểm dễ bị bỏ qua nhất.

Ba bước trên giúp tránh phần lớn tình huống mua đúng máy về thông số nhưng lại bất tiện khi đưa vào sử dụng.

Cần chuẩn bị gì để CDC Technologies tư vấn và báo giá?

Không cần biết sẵn tên máy. Chỉ cần mô tả cách văn phòng sẽ sử dụng, CDC Technologies có thể lọc nhanh xuống một vài lựa chọn phù hợp trước khi báo giá.

Khi liên hệ, bạn có thể gửi 6 thông tin:

• Số lượng máy cần mua.
• Số người dự kiến dùng mỗi máy.
• Lượng in ước tính hoặc tần suất sử dụng.
• Có cần fax hay không.
• Có thường scan/copy nhiều trang bằng ADF không.
• Cần USB, LAN hay Wi-Fi.

Từ đó, quá trình tư vấn có thể đi theo các bước:

1. Loại những máy thiếu chức năng bắt buộc.
2. So 2–3 lựa chọn sát cách sử dụng.
3. Đối chiếu vật tư và tình trạng hàng.
4. Báo giá theo mẫu máy và số lượng cần triển khai.

Càng mô tả rõ cách sử dụng, việc chọn đúng máy và báo giá sẽ càng nhanh, tránh phải so quá nhiều mẫu không phù hợp.