Máy in laser đen trắng Brother

Chọn máy in Brother: nên bắt đầu từ nhu cầu nào?

Bạn không cần hiểu hết thông số máy in để chọn đúng. Chỉ cần biết máy phục vụ một người hay cả phòng, có thường xuyên phải chờ lệnh in hay không và văn phòng cần LAN hay Wi-Fi.

Ba câu hỏi giúp loại nhanh những lựa chọn không cần thiết:

1. Ai sẽ dùng máy? Một người, một nhóm nhỏ hay cả phòng?
2. Có thường xuyên phải chờ? Nếu có, tốc độ bắt đầu trở thành tiêu chí đáng ưu tiên.
3. Máy kết nối thế nào? USB, LAN hay Wi-Fi phải được xác định trước khi mua.

Nếu rơi vào một trong các trường hợp sau, hướng chọn sẽ rõ hơn:

• Một người dùng, ít phải chờ → xem nhóm 30–34 trang/phút trước.
• Nhiều người dùng chung → ưu tiên kết nối mạng trước tốc độ.
• In tài liệu dài, hay ùn lệnh → so tiếp nhóm 40–52 trang/phút.
• Cần scan/copy thường xuyên → chuyển sang máy đa chức năng.

Khi ba câu hỏi trên đã có câu trả lời, việc chọn trong 6 mẫu Brother sẽ bớt rối đi rất nhiều.

Máy dùng riêng và máy dùng chung khác nhau ở điểm nào?

Một máy đặt cạnh một nhân viên không cần giống chiếc máy phục vụ cả phòng kế toán. Khi số người gửi lệnh tăng, kết nối mạng, tốc độ và khay giấy bắt đầu ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng.

Bảng chọn nhanh theo tình huống sử dụng

Trước khi chọn máy, nên ghi lại:

• Số người dự kiến dùng chung một máy.
• Tần suất in trong ngày làm việc.
• Có thường xuyên in hai mặt hay không.
• Máy cần dùng riêng hay chia sẻ qua mạng.

Khi đã rõ ai sẽ dùng máy, in nhiều hay ít và cần kết nối kiểu gì, việc chọn mã máy sẽ đơn giản hơn hẳn.

Tốc độ 30–52 trang/phút nên chọn ra sao?

Nếu người dùng hiếm khi phải chờ, việc nâng từ 30 lên 52 trang/phút chưa chắc tạo khác biệt đáng kể. Nhưng khi nhiều người cùng gửi lệnh hoặc thường xuyên in tài liệu dài, phần chênh lệch tốc độ mới bắt đầu có giá trị.

Các mốc tốc độ đang có trong nhóm sản phẩm

Đừng chỉ nhìn vào số trang/phút. Nên xem thêm:

• Số người gửi lệnh in cùng thời điểm.
• Độ dài tài liệu thường xử lý.
• Khả năng in hai mặt.
• Kết nối phù hợp với vị trí đặt máy.

Tốc độ cao chỉ đáng tiền khi giúp giảm thời gian chờ và xử lý tốt lượng tài liệu mà bộ phận thực sự phát sinh.

Nên dùng LAN hay Wi-Fi cho máy in văn phòng?

Máy đủ nhanh nhưng thiếu đúng kiểu kết nối vẫn có thể gây bất tiện ngay từ ngày đầu sử dụng. Nếu máy dùng chung, hãy chốt LAN hay Wi-Fi trước rồi mới nhìn sang các tính năng khác.

Trước khi chốt kết nối:

• Kiểm tra đúng mã máy, vì các phiên bản có tên gần giống nhau vẫn có thể khác về kết nối.
• Xác định vị trí đặt máy đã có đường mạng hay chưa.
• Làm rõ máy phục vụ một người hay cả phòng.
• Nếu cần Wi-Fi, hãy ưu tiên các mã có thông tin Wi-Fi được ghi rõ trên trang sản phẩm.

Chọn đúng kiểu kết nối ngay từ đầu sẽ giúp việc cài đặt và dùng chung trong văn phòng thuận tiện hơn.

So nhanh 6 mẫu Brother đang có tại CDC Technologies

Sáu mẫu đang có không phải sáu lựa chọn giống nhau chỉ khác tên. Nhóm 30–34 trang/phút phù hợp để bắt đầu với nhu cầu nhẹ hơn, trong khi HL-L5100DN và HL-L6400DW dành cho những tình huống cần tốc độ cao hơn.

So nhanh 6 mẫu máy hiện có

Nếu còn phân vân giữa vài mẫu, có thể lọc theo thứ tự này:

1. Bỏ trước những máy thiếu tính năng bắt buộc.
2. So tốc độ giữa các lựa chọn còn lại.
3. Mở trang từng sản phẩm để kiểm tra lại cấu hình chi tiết.
4. Cuối cùng mới đối chiếu giá và tình trạng hàng tại thời điểm đặt mua.

Bảng trên giúp chọn nhanh hơn, nhưng trước khi đặt hàng vẫn nên kiểm tra lại cấu hình của đúng mã máy đang quan tâm.

Chọn máy cho kế toán, hành chính và nhóm văn phòng nhỏ

Kế toán có thể quan tâm đến duplex và lượng chứng từ; hành chính thường chú ý khả năng dùng chung; còn nhóm nhỏ thường chỉ cần một máy vừa đủ nhanh. Vì vậy, chọn một cấu hình cho mọi phòng ban thường không phải cách hiệu quả nhất.

Có thể bắt đầu theo cách sau:

• Nhóm nhỏ: bắt đầu từ nhóm 30–34 trang/phút, sau đó lọc theo kết nối.
• Kế toán: ưu tiên duplex, tốc độ đủ dùng và khay giấy phù hợp.
• Hành chính: chú ý khả năng chia sẻ máy và tần suất in trong ngày.
• Phòng ban in nhiều: so tiếp nhóm 40–42 và 52 trang/phút.

Sau khi xác định phòng ban, nên kiểm tra tiếp:

1. Số người dùng chung.
2. Lượng tài liệu mỗi ngày.
3. Cách kết nối tại vị trí đặt máy.

Phòng ban chỉ là gợi ý ban đầu. Số người sử dụng và lượng tài liệu phát sinh hằng ngày mới là căn cứ quan trọng để chốt máy.

In hợp đồng, hồ sơ nhiều trang cần lưu ý gì?

Với người thường xuyên in hợp đồng hoặc hồ sơ dài, một vài trang/phút chênh lệch đôi khi kém quan trọng hơn in hai mặt tự động, khay giấy và khả năng dùng chung. Đây là những chi tiết ảnh hưởng trực tiếp đến thao tác hằng ngày.

Năm điểm nên kiểm tra cùng tốc độ:

• In hai mặt: có tự động hay phải đảo giấy thủ công?
• Kết nối: USB, LAN, Wi-Fi hay in mạng nào thực sự có trên mẫu máy?
• Khay giấy: có phù hợp với lượng tài liệu thường xử lý?
• Vật tư: sử dụng toner, drum nào?
• Tải sử dụng: mẫu máy có phù hợp với tần suất in của bộ phận không?

Để không bị rối giữa quá nhiều thông số:

1. Ghi ra các tính năng bắt buộc phải có.
2. Tách riêng các tính năng có thì tốt.
3. Chỉ so kỹ những máy đã đáp ứng đủ yêu cầu bắt buộc.

Lọc theo cách này sẽ dễ hơn nhiều so với đọc một bảng thông số dài rồi mới phát hiện máy thiếu đúng tính năng cần dùng.

Khi nào nên chọn máy Brother đa chức năng?

Nếu nhân viên phải scan hồ sơ hoặc copy tài liệu gần như mỗi ngày, máy đơn năng sẽ khiến bạn sớm phải bổ sung thêm thiết bị. Khi đó, chuyển sang Brother đa chức năng ngay từ đầu sẽ gọn hơn.

Đơn năng hay đa chức năng?

Nên chuyển nhóm nếu:

• Nhân viên scan hồ sơ gần như hằng ngày.
• Copy tài liệu tại chỗ là nhu cầu thường xuyên.
• Không muốn bố trí máy in và máy scan riêng.

Xác định đúng nhu cầu ngay từ đầu sẽ tránh tình trạng mua máy in đơn năng rồi sau đó lại phải bổ sung máy scan hoặc máy photocopy.

Toner và drum ảnh hưởng thế nào đến chi phí sử dụng?

Hai máy có giá mua gần nhau vẫn có thể tạo chi phí sử dụng khác nhau. Trước khi chốt, nên nhìn thêm toner, drum, hiệu suất vật tư và lượng in thực tế thay vì chỉ so giá máy.

Những thông tin nên đối chiếu:

• Máy sử dụng loại toner nào.
• Drum có tách rời toner hay không.
• Hiệu suất vật tư được công bố cho đúng mã máy.
• Lượng in thực tế mỗi tháng của phòng ban.
• Tần suất phải nạp giấy và thay vật tư.

Cách so đơn giản:

1. Chọn ra 2–3 máy đáp ứng đủ nhu cầu.
2. Đối chiếu vật tư đúng mã của từng máy.
3. Ước lượng tần suất thay theo lượng in thực tế.
4. Sau đó mới so tổng thể với ngân sách.

Một chiếc máy phù hợp không chỉ in đủ nhanh mà còn phải có phương án vật tư rõ ràng và dễ chủ động trong quá trình sử dụng.

Nên so giá máy in Brother như thế nào?

Một mẫu rẻ hơn nhưng thiếu LAN, thiếu Wi-Fi hoặc không đủ nhanh cho cả phòng có thể gây bất tiện lâu hơn phần tiền tiết kiệm ban đầu. Giá chỉ nên được so sau khi các lựa chọn đều đáp ứng công việc.

Một số sản phẩm đang có giá niêm yết, trong khi một số khác cần liên hệ để nhận báo giá. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem giá ở thời điểm mua thay vì dựa vào một khoảng giá cố định trong bài viết.

Khi so giá, nên đi theo thứ tự này:

1. Loại mẫu máy không đáp ứng yêu cầu bắt buộc.
2. So tốc độ, duplex và kết nối.
3. Đối chiếu vật tư.
4. Sau cùng mới so giá tại thời điểm đặt hàng.

Không nên chọn chỉ vì:

• Giá đầu vào thấp hơn nhưng thiếu kết nối cần dùng.
• Tốc độ cao hơn nhưng văn phòng không khai thác hết.
• Chưa kiểm tra vật tư tương ứng của mẫu máy.

Khi hai máy đều đáp ứng công việc, lúc đó chênh lệch giá mới thực sự có ý nghĩa.

Những lỗi thường gặp khi chọn máy in Brother cho văn phòng

Chọn đúng Brother vẫn có thể chọn sai máy. Lỗi thường nằm ở việc mua dư tốc độ, thiếu kết nối cần dùng hoặc chọn máy đơn năng cho bộ phận vốn phải scan và copy thường xuyên.

Nên tránh:

• Chọn mẫu máy chỉ vì giá thấp hơn.
• Chọn tốc độ cao nhưng lượng in thực tế thấp.
• Mặc định mẫu máy có Wi-Fi mà chưa kiểm tra đúng mã.
• Không tính đến số người dùng chung máy.
• Không kiểm tra toner và drum trước khi mua.
• Chọn máy đơn năng khi nhu cầu scan/copy diễn ra thường xuyên.

Trước khi đặt hàng:

1. Xác nhận đúng mẫu máy.
2. Đối chiếu tốc độ và kết nối.
3. Xác nhận vật tư tương thích.

Ba bước kiểm tra này chỉ mất ít phút nhưng có thể tránh khá nhiều bất tiện sau khi máy đã được đưa vào sử dụng.

Cần chuẩn bị gì để CDC Technologies tư vấn và báo giá?

Bạn không cần nhớ tên mẫu máy. Chỉ cần mô tả cách văn phòng sẽ dùng máy, CDC Technologies có thể lọc nhanh xuống một vài lựa chọn phù hợp hơn trước khi báo giá.

Khi liên hệ, bạn có thể gửi:

• Số lượng máy cần mua.
• Số người dự kiến dùng mỗi máy.
• Tần suất hoặc lượng in ước tính.
• Chỉ in hay cần thêm scan/copy.
• Cần LAN, Wi-Fi hay dùng riêng.
• Khoảng ngân sách dự kiến.

Từ những thông tin trên, quá trình tư vấn có thể đi theo các bước:

1. Làm rõ cách sử dụng thực tế.
2. Lọc ra những mẫu Brother phù hợp.
3. Đối chiếu tốc độ, kết nối và vật tư của từng máy.
4. Báo giá theo mẫu máy và số lượng cần triển khai.

Nếu muốn so thêm Brother với các thương hiệu khác trong cùng nhóm, có thể xem máy in laser đen trắng trước khi chốt mẫu máy.