Máy in laser đen trắng

Khi nào nên chọn máy in laser đen trắng?

Máy in laser đen trắng đáng cân nhắc khi phần lớn công việc là in văn bản đơn sắc và diễn ra thường xuyên. Hợp đồng, báo giá, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, biểu mẫu và báo cáo nội bộ là những tài liệu điển hình.

Với các công việc này, khả năng in màu thường không phải tiêu chí quyết định. Điều đáng quan tâm hơn là máy có xử lý tài liệu đủ nhanh, có in hai mặt tự động và có thuận tiện khi nhiều người cùng sử dụng hay không.

Máy laser đen trắng phù hợp hơn khi:

• Tài liệu hằng ngày chủ yếu là chữ và biểu mẫu.
• Máy được sử dụng đều trong giờ làm việc.
• Thường in hợp đồng hoặc tài liệu nhiều trang.
• Không thường xuyên cần hình ảnh hoặc tài liệu màu.

Nên xem thêm nhóm máy khác nếu:

• Công việc thường xuyên cần tài liệu màu.
• Có yêu cầu đặc biệt về khổ giấy.
• Scan và copy hồ sơ cũng là công việc chính hằng ngày.

Xác định đúng loại tài liệu cần xử lý sẽ giúp loại bỏ khá nhiều lựa chọn không cần thiết ngay từ đầu.

Nên mua máy in đơn năng hay đa chức năng?

Nếu công việc chủ yếu là in, nên xem máy đơn năng trước. Nếu scan và copy cũng diễn ra thường xuyên, máy đa chức năng sẽ thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng.

Ví dụ, phòng kinh doanh đã có máy scan dùng chung có thể chỉ cần một máy in đơn năng. Ngược lại, bộ phận hành chính thường xuyên tiếp nhận hồ sơ giấy sẽ thuận tiện hơn khi có thể in, scan và copy ngay trên cùng thiết bị.

Chọn theo công việc thực tế

Trước khi quyết định:

• Scan có phải công việc diễn ra hằng ngày không?
• Có thường xuyên copy tài liệu tại chỗ không?
• Nếu scan, thường xử lý một vài tờ hay cả tập hồ sơ?

Nếu phần lớn câu trả lời là “không”, một máy đơn năng đúng công suất có thể là lựa chọn gọn hơn.

Tốc độ bao nhiêu là đủ cho văn phòng?

Tốc độ phù hợp phụ thuộc vào lượng tài liệu và số người cùng sử dụng. Không nhất thiết phải chọn máy nhanh nhất nếu văn phòng không khai thác hết mức hiệu năng đó.

Một nhân viên thỉnh thoảng in báo giá sẽ ít gặp tình trạng chờ lệnh. Nhưng tại phòng kế toán hoặc hành chính, nơi nhiều người có thể gửi tài liệu cùng lúc, tốc độ xử lý sẽ đáng quan tâm hơn.

Có thể nhìn nhu cầu theo ba tình huống:

• Ít người dùng, lượng in vừa phải: ưu tiên đúng chức năng và kết nối.
• In thường xuyên: cân bằng tốc độ với duplex và khay giấy.
• Nhiều người hoặc nhiều tài liệu: xem nhóm tốc độ cao hơn và kiểm tra thêm tải in.

Cũng không nên dùng riêng thông số trang/phút để đánh giá khả năng đáp ứng công việc. Hai model có tốc độ gần nhau chưa chắc được thiết kế cho cùng mức sử dụng. Nếu doanh nghiệp in nhiều, nên kiểm tra thêm sản lượng khuyến nghị của đúng model.

Mục tiêu là chọn tốc độ đủ để công việc không bị chờ, thay vì trả thêm cho mức hiệu năng ít khi sử dụng.

Máy in văn phòng nên dùng USB, LAN hay Wi-Fi?

USB phù hợp khi máy chủ yếu phục vụ một máy tính; LAN hoặc Wi-Fi đáng xem hơn khi nhiều nhân viên cần sử dụng chung. Với văn phòng, đây là tiêu chí ảnh hưởng trực tiếp đến cách triển khai máy sau khi mua.

LAN phù hợp với máy đặt cố định và vị trí đã có hạ tầng mạng. Wi-Fi linh hoạt hơn khi khó đi dây hoặc cần bố trí máy ở vị trí khác. Tuy nhiên, cần kiểm tra trên đúng mã sản phẩm vì các phiên bản gần giống nhau có thể khác về kết nối.

Trước khi chọn kết nối:

• Một hay nhiều máy tính sẽ sử dụng máy in?
• Máy được đặt cố định hay cần linh hoạt vị trí?
• Vị trí đặt máy đã có đường mạng chưa?
• Có nhu cầu in từ thiết bị di động không?

Với máy dùng chung, chọn đúng phương thức kết nối ngay từ đầu thường quan trọng hơn một vài tính năng ít sử dụng.

6 thông số đáng xem trước khi chọn máy

Không cần so toàn bộ bảng cấu hình. Với máy in văn phòng, tốc độ, duplex, kết nối, khay giấy, tải in và vật tư là những thông tin nên kiểm tra trước.

Khi mở trang một sản phẩm, hãy tìm 6 thông tin này:

1. Tốc độ in: có đáp ứng tần suất sử dụng không?
2. Duplex: máy có in hai mặt tự động không?
3. Kết nối: có đúng USB, LAN hoặc Wi-Fi đang cần?
4. Khay giấy: có phù hợp với lượng tài liệu thường xử lý?
5. Tải in: mức sử dụng dự kiến có phù hợp với model?
6. Vật tư: máy sử dụng toner, drum nào và cách thay thế ra sao?

Để lọc model nhanh hơn:

• Đánh dấu những tính năng bắt buộc phải có.
• Tách riêng những tính năng có thì tốt.
• Loại trước các model thiếu yêu cầu bắt buộc.

Cách này dễ hơn nhiều so với việc đặt hai bảng thông số dài cạnh nhau rồi cố so từng dòng.

Brother, HP hay Canon: nên so ở điểm nào?

Không có một thương hiệu phù hợp cho mọi văn phòng. Cách dễ so hơn là đặt các model Brother, HP và Canon có cùng mục đích sử dụng lên cùng một mặt bằng, thay vì chỉ so tên hãng.

Nếu cần máy đơn năng có mạng, hãy so các model đơn năng có mạng. Nếu cần scan và copy, chuyển sang nhóm đa chức năng trước rồi mới xét thương hiệu. Khi đó, khác biệt về tốc độ, kết nối, vật tư và giá mới thực sự có ý nghĩa.

Khi còn vài lựa chọn, hãy so:

Thứ tự dễ làm nhất:

1. Chốt loại máy cần dùng.
2. Chốt tính năng bắt buộc.
3. Giữ lại những model đáp ứng yêu cầu.
4. Sau đó mới so thương hiệu, vật tư và giá.

Như vậy, thương hiệu trở thành một tiêu chí lựa chọn thay vì điểm xuất phát duy nhất.

Chọn máy in laser đen trắng theo nhu cầu sử dụng

Khi đã rõ chức năng, tốc độ và kết nối, danh sách sản phẩm có thể thu hẹp xuống một vài model phù hợp thay vì phải xem toàn bộ danh mục.

Nếu doanh nghiệp đã xác định dùng Brother, có thể xem riêng máy in laser đen trắng Brother để tiếp tục thu hẹp lựa chọn.

Chẳng hạn, Brother HL-L2361DN và HL-L5210DN đều thuộc nhóm laser đen trắng đơn năng, có in hai mặt tự động và kết nối mạng có dây. HL-L2361DN có tốc độ 30 trang/phút; HL-L5210DN đạt 48 trang/phút và hỗ trợ Gigabit Ethernet. Vì vậy, khi cân nhắc giữa hai model, câu hỏi quan trọng không chỉ là máy nào nhanh hơn mà là bộ phận sử dụng có thực sự cần mức hiệu năng cao hơn hay không.

Khi chỉ còn 2–3 model:

1. Kiểm tra lại các tính năng bắt buộc.
2. Đối chiếu lượng in dự kiến.
3. Xem vật tư tương ứng của từng model.
4. Sau cùng mới so giá và phương án mua.

Model cụ thể nên là kết quả của quá trình lọc nhu cầu, thay vì trở thành điểm xuất phát của quyết định mua.

Giá máy chỉ là một phần chi phí sử dụng

Với máy được sử dụng thường xuyên, nên tính thêm toner, drum và tần suất thay vật tư thay vì chỉ nhìn giá mua ban đầu. Điều này càng đáng lưu ý khi doanh nghiệp trang bị nhiều thiết bị.

Một model có giá mua thấp hơn chưa chắc phù hợp hơn nếu không đáp ứng lượng in thực tế. Ngược lại, cũng không cần chọn máy công suất lớn khi bộ phận chỉ sử dụng ở mức nhẹ.

Khi tính chi phí, nên xem:

• Giá mua thiết bị.
• Toner đúng mã và hiệu suất được công bố.
• Drum nếu model sử dụng cụm drum riêng.
• Lượng giấy sử dụng thực tế.
• Tần suất thay vật tư.
• Nhu cầu bảo trì trong quá trình vận hành.

Nếu đang so hai model:

1. Xác nhận cả hai đều đáp ứng nhu cầu.
2. Ước lượng lượng in trong một tháng điển hình.
3. Đối chiếu đúng vật tư của từng máy.
4. So tổng thể với ngân sách dự kiến.

Với doanh nghiệp, lựa chọn hợp lý là chiếc máy đáp ứng đủ công việc trong quá trình sử dụng, không chỉ là sản phẩm có giá đầu vào thấp.

Những lỗi dễ gặp khi chọn máy in cho văn phòng

Nhiều trường hợp chọn chưa đúng không phải vì máy kém, mà vì cấu hình không phù hợp với cách văn phòng thực sự sử dụng. Những bất tiện này thường chỉ xuất hiện sau khi máy đã được đưa vào vận hành.

Ví dụ, mua máy chỉ có USB rồi mới phát hiện cả phòng cần dùng chung sẽ khiến việc triển khai phức tạp hơn. Hoặc chọn máy đa chức năng nhưng gần như không bao giờ scan, copy khiến một phần tính năng đã mua ít được sử dụng.

Những lỗi nên tránh:

• Chọn theo giá thấp nhất mà chưa kiểm tra nhu cầu.
• Chạy theo tốc độ cao dù lượng in không lớn.
• Mặc định model có LAN hoặc Wi-Fi mà chưa kiểm tra đúng phiên bản.
• Mua nhiều chức năng nhưng ít sử dụng.
• Không tính đến số người dùng chung.
• Không kiểm tra vật tư trước khi mua.

Trước khi đặt hàng:

1. Kiểm tra lại model và cấu hình chính xác.
2. Đối chiếu kết nối với hạ tầng văn phòng.
3. Xác nhận vật tư tương thích.

Một vài bước kiểm tra trước khi mua đơn giản hơn nhiều so với việc phải thay đổi cách vận hành sau khi thiết bị đã được triển khai.

Cần báo giá máy in? Chuẩn bị những thông tin này

Doanh nghiệp không cần biết sẵn tên model. Chỉ cần mô tả tương đối rõ số người dùng, lượng in, chức năng và kết nối để CDC Technologies có cơ sở hỗ trợ thu hẹp lựa chọn.

Ví dụ, yêu cầu “máy cho phòng kế toán khoảng 8 người, chủ yếu in A4 hai mặt và cần dùng chung qua LAN” rõ ràng hơn yêu cầu chung “cần máy in văn phòng”. Từ đó có thể loại trước những sản phẩm không phù hợp rồi mới đi vào báo giá.

Khi liên hệ, bạn có thể gửi:

• Số lượng máy cần trang bị.
• Số người dự kiến sử dụng mỗi máy.
• Lượng in ước tính hoặc tần suất sử dụng.
• Chỉ cần in hay cần thêm scan/copy.
• Có cần in hai mặt tự động không.
• Cần USB, LAN hay Wi-Fi.
• Thương hiệu ưu tiên nếu đã có tiêu chuẩn nội bộ.
• Khoảng ngân sách dự kiến.

Nếu chưa biết số trang mỗi tháng, có thể mô tả loại tài liệu thường in, số người sử dụng và tần suất in trong một ngày làm việc. Những thông tin này vẫn hữu ích để bắt đầu tư vấn.

Từ nhu cầu đó, có thể lần lượt:

1. Làm rõ cách sử dụng thực tế.
2. Thu hẹp nhóm máy phù hợp.
3. Đối chiếu model, kết nối và vật tư.
4. Báo giá theo sản phẩm và số lượng cần triển khai.

Nếu vẫn chưa chắc laser đen trắng có phải nhóm phù hợp, có thể xem các dòng máy in khác trước khi lựa chọn model cụ thể.