Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, nhu cầu số hóa chứng từ, hóa đơn khổ lớn ngày càng tăng. Máy scan khổ A4/A3 là giải pháp tối ưu giúp xử lý tài liệu nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn thiết bị phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ kinh nghiệm chọn mua máy scan khổ A4/A3 dành riêng cho phòng ban kế toán, do Máy Tính CDC tổng hợp và biên soạn.

Vì sao phòng kế toán nên dùng máy scan khổ A4/A3?

Phòng kế toán thường xuyên làm việc với tài liệu khổ lớn như bảng kê, hóa đơn liên, phiếu xuất – nhập kho hoặc sổ sách kế toán. Những loại tài liệu này đa phần vượt quá khổ A4, vì vậy máy scan khổ A3 mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Số hóa toàn bộ tài liệu mà không cần ghép hoặc cắt file.
• Tiết kiệm thời gian thao tác và quản lý tài liệu.
• Đảm bảo độ chính xác, không bỏ sót thông tin.
• Hỗ trợ lưu trữ và tra cứu chứng từ nhanh chóng.

Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, nhu cầu số hóa chứng từ, hóa đơn khổ lớn ngày càng tăng.

Các tiêu chí quan trọng khi chọn mua máy scan khổ A4/A3

Tốc độ quét

Phòng kế toán thường phải scan số lượng lớn chứng từ mỗi ngày. Vì vậy, tốc độ scan là yếu tố cực kỳ quan trọng. Nên chọn các dòng máy có tốc độ từ 30 – 60 trang/phút để đảm bảo hiệu suất công việc.

Độ phân giải

Độ phân giải quyết định chất lượng hình ảnh scan. Với tài liệu kế toán, độ phân giải từ 300 – 600 dpi là hợp lý, giúp văn bản rõ nét, dễ đọc mà không chiếm quá nhiều dung lượng lưu trữ.

Khả năng nạp tài liệu tự động (ADF)

ADF (Automatic Document Feeder) là tính năng không thể thiếu đối với máy scan văn phòng. Nó cho phép máy tự động kéo từng tờ giấy để quét liên tục mà không cần thao tác tay. Hãy chọn máy có ADF với dung lượng tối thiểu 50 – 100 tờ, giúp tiết kiệm thời gian xử lý.

Với tài liệu kế toán, độ phân giải từ 300 – 600 dpi là hợp lý, giúp văn bản rõ nét, dễ đọc mà không chiếm quá nhiều dung lượng lưu trữ.

Khả năng quét 2 mặt (Duplex)

Tính năng quét 2 mặt tự động rất cần thiết khi scan hóa đơn, chứng từ in hai mặt. Nó giúp tăng tốc quá trình xử lý và giảm thời gian thao tác thủ công.

Độ bền và tuổi thọ

Vì nhu cầu sử dụng thường xuyên, hãy ưu tiên máy scan của các thương hiệu uy tín như Ricoh, Epson, Canon, HP. Những dòng máy chuyên dụng cho doanh nghiệp thường có tuổi thọ cao và khả năng vận hành bền bỉ.

Một số dòng máy scan A4/A3 phù hợp cho phòng kế toán

Những lưu ý khi mua máy scan A3 cho phòng kế toán

• Kiểm tra tính tương thích với phần mềm kế toán nội bộ.
• Chọn máy có cổng kết nối USB 3.0 hoặc LAN để truyền dữ liệu nhanh.
• Ưu tiên máy có khả năng lưu file dưới nhiều định dạng như PDF, JPG, TIFF.
• Nên mua từ nhà cung cấp uy tín để được bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật. 

Vì nhu cầu sử dụng thường xuyên, hãy ưu tiên máy scan của các thương hiệu uy tín như Ricoh, Epson, Canon, HP.

Mua máy scan A4/A3 uy tín ở đâu?

Máy Tính CDC là đơn vị chuyên cung cấp máy scan A3 chính hãng đến từ các thương hiệu hàng đầu. Chúng tôi có:

• Đội ngũ tư vấn am hiểu nghiệp vụ kế toán.
• Chính sách bảo hành rõ ràng, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
• Giao hàng nhanh chóng toàn quốc.
• Giá tốt cho doanh nghiệp mua số lượng lớn.

Truy cập ngay: https://maytinhcdc.vn hoặc gọi 1900 988 910 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá tốt nhất!

Kết luận

Việc đầu tư đúng loại máy scan khổ A4/A3 phù hợp sẽ giúp phòng ban kế toán nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong lưu trữ dữ liệu. Hy vọng những kinh nghiệm trong bài viết đã giúp bạn có thêm thông tin để đưa ra lựa chọn phù hợp. Nếu bạn đang cần hỗ trợ chọn mua máy scan khổ A3, đừng ngần ngại liên hệ với Máy Tính CDC để được tư vấn tận tâm và giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.