Cách kiểm tra Office bản quyền: Xem trạng thái và loại license

Kiểm tra nhanh Office bản quyền

Cách kiểm tra Office bản quyền trong Word, Excel hoặc PowerPoint

Đây là cách đơn giản nhất và nên được thực hiện trước khi dùng Command Prompt hoặc PowerShell.

1. Mở Word, Excel hoặc PowerPoint.
2. Chọn File.
3. Chọn Account hoặc Office Account.
4. Xem mục Product Information.
5. Ghi lại tên sản phẩm và trạng thái đang hiển thị.
6. Kiểm tra tài khoản trong phần User Information.
7. Mở About Word/Excel nếu cần xem version, build và kiến trúc.

Những thông tin nên ghi lại

• Tên sản phẩm: Microsoft 365, Office Home & Business, Office LTSC hoặc tên sản phẩm khác đang hiển thị.
• Trạng thái: Office đang kích hoạt hay đang báo lỗi license.
• Tài khoản: email cá nhân hoặc tài khoản cơ quan đang đăng nhập.
• Phiên bản: version, build và kiến trúc 32-bit hoặc 64-bit.

Cách đọc trạng thái kích hoạt Office

Trạng thái hiển thị trong ứng dụng cho biết Office có đang nhận được quyền sử dụng phù hợp tại thời điểm kiểm tra hay không. Tên thông báo có thể khác nhau tùy phiên bản.

Office báo Unlicensed Product thì kiểm tra gì trước?

1. Kiểm tra tài khoản đang đăng nhập có đúng tài khoản đã mua hoặc được doanh nghiệp cấp license hay không.
2. Kiểm tra Microsoft 365 subscription còn hiệu lực.
3. Kiểm tra máy có nhiều bản Office cài song song hay không.
4. Đối chiếu sản phẩm đang cài với license đang có.
5. Chỉ cài lại hoặc mua bổ sung sau khi đã xác định nguyên nhân.

Kiểm tra tài khoản đang liên kết với Office

Với Microsoft 365 và nhiều sản phẩm Office hiện đại, tài khoản là dữ liệu quan trọng để xác định quyền sử dụng. Một máy báo Activated nhưng đăng nhập bằng tài khoản không rõ nguồn vẫn cần được xác minh.

1. Mở Word hoặc Excel → File → Account.
2. Ghi lại email đang đăng nhập.
3. Xác định đây là tài khoản cá nhân hay tài khoản cơ quan.
4. Với doanh nghiệp, đối chiếu email với danh sách user đang quản trị.
5. Kiểm tra user có còn được gán đúng license hay không.

Kiểm tra trên Microsoft 365 Admin Center

Nếu sử dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, quản trị viên nên kiểm tra thêm license trực tiếp trong hệ thống quản trị.

• Users: xác định user còn hoạt động hay đã bị khóa.
• Assigned licenses: xem gói đang được cấp cho user.
• Available licenses: kiểm tra số lượng license còn trống.
• Apps and services: xem ứng dụng nào được bật trong gói.

Phân biệt Office mua một lần, Office LTSC và Microsoft 365

Không nên dùng một cách kiểm tra duy nhất cho mọi phiên bản Office. Loại sản phẩm quyết định dữ liệu và công cụ cần sử dụng.

Cách kiểm tra Office nâng cao bằng PowerShell và Command Prompt

Phần này phù hợp với IT hoặc người quản trị hệ thống. Trước khi chạy lệnh, cần xác định rõ Office đang dùng Microsoft 365 Apps hay phiên bản volume license.

Kiểm tra Microsoft 365 Apps bằng vnextdiag.ps1

Microsoft 365 Apps sử dụng cơ chế activation mới. Với các phiên bản hiện đại, Microsoft khuyến nghị dùng vnextdiag.ps1 thay vì ospp.vbs để xem trạng thái license.

cd "C:\Program Files\Microsoft Office\Office16"
.\vnextdiag.ps1 -action list

Nếu Microsoft 365 Apps 32-bit được cài trên Windows 64-bit, đường dẫn có thể nằm trong Program Files (x86).

Kết quả có thể cho biết:

• Tên sản phẩm.
• Loại license.
• Trạng thái Licensed hoặc trạng thái khác.
• Email người dùng kích hoạt.
• Thông tin tenant hoặc mô hình shared computer activation nếu áp dụng.

Kiểm tra Office Volume License bằng ospp.vbs

Với các phiên bản Office volume license phù hợp như Office LTSC, có thể dùng ospp.vbs để xem thông tin license.

cd "C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16"
cscript ospp.vbs /dstatus

Đường dẫn có thể khác theo kiến trúc Office và phương thức cài đặt. Một số bản cũ có thể không có thư mục root.

Product Activated có đồng nghĩa Office chắc chắn có bản quyền không?

Không nên kết luận chỉ dựa vào trạng thái Product Activated. Trạng thái này cho biết ứng dụng đang nhận activation, nhưng với doanh nghiệp vẫn cần xác minh nguồn license và quyền sử dụng tương ứng.

Một thiết bị nên có thể đối chiếu được:

• Tên Office đang cài.
• Tài khoản hoặc phương thức activation.
• Người dùng hoặc thiết bị đang sử dụng.
• License hoặc subscription tương ứng.
• Hồ sơ mua hàng hoặc dữ liệu quản trị liên quan.

Lưu ý khi kiểm tra Office trên Mac và máy dùng chung

Office trên Mac

Trên macOS, nên tập trung vào tài khoản đăng nhập, thông báo activation và sản phẩm được liên kết thay vì áp dụng các lệnh dành cho Windows.

• Kiểm tra tài khoản đang đăng nhập trong Word hoặc Excel.
• Ghi lại cảnh báo activation nếu có.
• Đối chiếu email với tài khoản Microsoft hoặc tài khoản doanh nghiệp.
• Kiểm tra sản phẩm đang cài có phù hợp với license được cấp hay không.

Máy dùng chung hoặc Remote Desktop

Máy lễ tân, phòng họp, phòng đào tạo, nhà máy hoặc môi trường Remote Desktop cần được đánh dấu riêng vì cách cấp phép có thể khác máy giao cố định cho một người.

• Xác định số người dùng trên thiết bị.
• Kiểm tra từng user có quyền phù hợp hay không.
• Xác định mô hình shared computer activation hoặc mô hình cấp phép khác nếu áp dụng.
• Không giả định một license cá nhân có thể áp dụng cho mọi người dùng trên máy chung.

Cách kiểm tra Office trên nhiều máy tính doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có nhiều thiết bị, kiểm tra từng máy mà không có biểu mẫu chung sẽ rất khó đối chiếu. Nên lập một bảng kiểm kê thống nhất.

Các trường tối thiểu nên có:

• Mã tài sản, tên máy, model và serial.
• Người dùng, email và phòng ban.
• Tên sản phẩm Office.
• Trạng thái activation và ngày kiểm tra.
• Tài khoản hoặc phương thức activation.
• Version, build và 32-bit/64-bit.
• Đơn hàng, hợp đồng, hóa đơn hoặc nguồn cấp license.
• Kết luận và người phụ trách xử lý.

Quy trình kiểm tra theo lô

1. Xuất danh sách thiết bị và người dùng.
2. Chia theo phòng ban, địa điểm hoặc đợt mua.
3. Kiểm tra Office trên từng máy theo cùng một biểu mẫu.
4. Đối chiếu user với license được cấp.
5. Ghép dữ liệu với hồ sơ mua hàng.
6. Phân loại: đã đủ, cần xác minh, lỗi kỹ thuật hoặc thiếu license.
7. Chỉ tính nhu cầu mua thêm sau khi hoàn tất đối chiếu.

Khi nào nên mua hoặc bổ sung Office?

Không nên mua thêm license ngay khi một máy báo Unlicensed Product. Trước hết cần xác định doanh nghiệp đã có license nhưng người dùng đăng nhập sai, chưa được cấp quyền, đang dùng sai bản cài hay thực sự đang thiếu license.

Chỉ nên lập nhu cầu mua bổ sung sau khi:

• Đã kiểm tra tài khoản và sản phẩm đang cài.
• Đã đối chiếu license còn hiệu lực.
• Đã thu hồi license còn gán cho user không còn sử dụng.
• Đã xử lý các trường hợp sai tài khoản hoặc sai bản cài.
• Đã xác định số user hoặc thiết bị thực sự còn thiếu quyền sử dụng.

CDC Technologies hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và bổ sung Office

CDC Technologies hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nhu cầu, phân nhóm người dùng, xác định mô hình sử dụng và đề xuất phương án Microsoft Office theo phạm vi đã thống nhất.

Thông tin nên chuẩn bị trước khi liên hệ:

• Số lượng máy tính hoặc người dùng.
• Danh sách máy đang báo lỗi activation.
• Tên sản phẩm hoặc gói Microsoft 365 hiện có.
• Ứng dụng cần dùng theo từng phòng ban.
• Mô hình máy cố định, máy dùng chung hoặc Remote Desktop.
• Nhu cầu mua mới, gia hạn hoặc chuẩn hóa.

Nguồn và phạm vi nội dung

Nội dung kỹ thuật được đối chiếu với tài liệu hỗ trợ và quản trị của Microsoft. Tên mục, giao diện, đường dẫn thư mục và công cụ có thể thay đổi theo phiên bản Office, kiến trúc cài đặt và mô hình license.