Bật mí 7 cách đánh số thứ tự trong Excel cho người mới

19-02-2024, 4:51 pm

Việc đánh số thứ tự trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho người dùng trong việc tra cứu số liệu, tra cứu hàng để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đánh số thứ tự trong Excel một cách dễ dàng ?

Ở bài viết dưới đây, Máy tính CDC sẽ bật mí cho các bạn 7 cách đánh số thứ tự trong Excel cho người mới mà ai cũng có thể thực hiện.

1. Đánh số thứ tự trong Excel bằng thao tác kéo chuột

Bước 1: Mở tệp Excel bạn cần đánh số thứ tự > Nhập số thứ tự vào 2 ô đầu tiên > Bôi đen 2 ô bạn vừa nhập số thứ tự

Bôi đen 2 số đầu tiên

Bước 2: Di chuột tới góc dưới cùng bên trái của ô thứ 2 bạn đã bôi đen cho đến khi bạn thấy 1 hình vuông nhỏ > Kéo ô vuông đó xuống tới ô cuối cùng bạn cần đánh số thứ tự.

Sau khi thực hiện thao tác

Lưu ý:

- Khi xóa đi 1 ô hay 1 hàng, STT sẽ không được tự động cập nhật

- Cách này chỉ nên được áp dụng nếu bạn có ít dữ liệu cần được đánh STT

2. Sử dụng hàm để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Mở tệp Excel bạn cần đánh STT > nhập STT vào ô đầu tiên > Nhập công thức "= ô đầu tiên + 1" vào ô tiếp theo (VÍ dụ như hình bên dưới)

Công thức sử dụng số của ô bên trên cộng thêm 1

Bước 2: Di chuột tới ô bạn vừa nhập công thức và kéo chuột xuống tới ô cuối cùng của bảng.

Lưu ý: Khi xóa đi 1 ô hay 1 hàng, STT sẽ không được tự động cập nhật

Sau khi thực hiện kéo chuột

2.1. Sử dụng hàm SEQUENCE

Chọn ô đầu tiên, hay ô bạn muốn bắt đầu đánh STT > Nhập công thức "=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)" > Nhấn Enter. Ví dụ: Bạn muốn đánh STT cho 7 hàng, do đó bạn nhập công thức "=SEQUENCE(7)"

Lưu ý: Bạn không thể tùy chỉnh hay thủ công xóa STT của từng ô.

Sử dụng hàm Sequence đánh số thứ tự từ 1 đến 7

2.2. Sử dụng hàm SUBTOTAL + IF

Lưu ý:

Cách này nên sử dụng khi dùng tính năng Filter của Excel
Hàm SUBTOTAL sẽ giúp cho STT của giá trị được chọn đánh số lại từ đầu. Khác với hàm COUNTA là các STT của từng giá trị sẽ được giữ nguyên khi lọc.
Chỉ có thể áp dụng trên cột, không áp dụng trên hàng.
Không thể kéo thủ công bằng tay khi đánh STT số lượng lớn

Công thức hàm khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu

Cú pháp của hàm:

=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;...))

Ý nghĩa công thức:

logical_test: Điều kiện của hàm IF.
[value_if_true]: Giá trị trả về nếu TRUE
[value_if_false]: Giá trị trả về nếu FALSE
function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số.

ref1;...: Vùng chứa STT.

Bảng dữ liệu với các hàng trống

Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp "=IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))".

Giải thích hàm:

Đối với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ function_num = 3: Hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Số ô không trống.

+ ref1 =$B$2:B2: Vùng đã được đánh STT (Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, nếu không hàm sẽ bị lỗi tại các ô dưới. Ở đây, ô đầu tiên là B2).

Đối với hàm IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

+ C3="";"": Nếu giá trị ở ô C3 là trống thì STT cũng sẽ là rỗng.

+ SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không trống thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.

Kết quả sau khi áp dụng hàm

2.3. Sử dụng hàm ROW() - 1

Bước 1: Nhập hàm "=ROW()-1" vào ô bạn muốn bắt đầu. Nếu bạn đang ở hàng 2 nhưng muốn đánh STT là 1 thì bạn hãy nhập "=ROW()-1", nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn STT là 1 thì nhập "=ROW()-2" và cứ như vậy.

Nhập hàm =ROW()-1 vào ô bắt đầu

Bước 2: Di chuột tới ô bạn vừa nhập công thức và kéo chuột xuống tới ô cuối cùng của bảng.

Lưu ý: Khi nhập STT hàng lớn thì không thể kéo thủ công bằng tay.

Đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải ô và kéo xuống đến vị trí mong muốn

3. Sử dụng tính năng Stop Value để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Gõ số 1 vào ô đầu tiên/ô bắt đầu

Gõ số 1 vào ô bắt đầu

Bước 2: Chọn Fill > Series.

Chọn Fill > Series

Bước 3: Ở mục Series in > chọn Columns. Tại mục Stop Value > chọn số bạn muốn kết thúc > nhấn OK.

Ở mục Series in, chọn Columns. Ở mục Stop Value, chọn số muốn kết thúc

Lưu ý: Bạn không thể tùy chỉnh hay thủ công xóa STT của từng ô.

4. Đánh số thứ tự trong Excel bằng tính năng Auto Fill

Bước 1: Vào mục File tại File Excel bạn đang cần đánh STT.

Chọn vào File

Bước 2: Chọn Options.

Vào Options

Bước 3: Chọn Customize Ribbon > Chọn filter All commands > Di chuột tới mục Filter series or Pattern.

Giao diện Excel Option

Bước 4: Tại bảng Main Tabs, trong thư mục Home > Nhấn chuột phải > Chọn Add new Group.

Tạo Group mới

Bước 5: Chọn Filter Series or Pattern > Nhấn Add > Nhấn OK.

Thêm Series or Pattern vào group mới tạo

Bước 6: Quay trở lại tệp Excel, > nhập STT cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.

Công cụ Fill Series

Lưu ý: Có 4 loại đánh số

+ Linear: Đánh STT tăng dần.

+ Growth: Đánh STT lũy tiến.

+ Date: Đánh STT theo ngày tháng.

+ Auto Fill: Đánh STT tự động

Bước 7:: Chọn Rows nếu bạn muốn đánh STT theo hàng, chọn Columns bạn muốn đánh STT theo cột > Nhập STT bắt đầu tại mục Step Value > Nhập STT cuối cùng tại mục Stop Value > Nhấn Ok

Cài đặt đánh số thứ tự từ 1 đến 7

Bước 8: Lúc này, Excel sẽ tự động điền STT cho bảng mà bạn đã chọn và tùy chỉnh cài đặt Auto Fill.

Lưu ý: STT sẽ không tự động cập nhật khi bạn xóa ô hay hàng bất kì.

Kết quả sau khi đánh số tự động bằng Auto fill

5. Một số lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel

Chọn phương pháp phù hợp: Có nhiều phương pháp để đánh số thứ tự trong Excel, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Bạn cần lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và dữ liệu của mình.
Sử dụng công thức: Khi sử dụng công thức để đánh số thứ tự, bạn cần chú ý đến cú pháp và tham chiếu ô. Đảm bảo rằng công thức được nhập chính xác và cập nhật tự động khi dữ liệu thay đổi.
Khóa ô: Sau khi đánh số thứ tự, bạn nên khóa ô để tránh việc vô tình sửa đổi hoặc xóa số thứ tự.
Sử dụng định dạng: Bạn có thể sử dụng định dạng để tăng tính thẩm mỹ cho số thứ tự, ví dụ như thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, v.v.
Cẩn thận với việc chèn hoặc xóa hàng: Việc chèn hoặc xóa hàng có thể ảnh hưởng đến thứ tự của các số. Bạn cần lưu ý điều này và điều chỉnh số thứ tự cho phù hợp.
Sử dụng tên cho các ô: Sử dụng tên cho các ô có thể giúp bạn dễ dàng quản lý và tham chiếu đến các ô trong công thức.
Lưu ý khi sử dụng các hàm: Khi sử dụng các hàm để đánh số thứ tự, bạn cần chú ý đến các đối số của hàm. Đảm bảo rằng các đối số được nhập chính xác để hàm hoạt động hiệu quả.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Có nhiều công cụ hỗ trợ đánh số thứ tự trong Excel, ví dụ như Autofill, Conditional Formatting, v.v. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để tiết kiệm thời gian và công sức.

6. Lời kết

Như vậy, ở bài viết trên, Máy tính CDC đã Bật mí 7 cách đánh số thứ tự trong Excel cho người mới mà ai cũng có thể thực hiện. Với những cách này, các bạn có thể đánh số thứ tự trong Excel một cách dễ dàng và hiệu quả, nhanh chóng

Nếu các bạn có bất kì câu hỏi hay thắc mắc nào cần được giải đáp và tư vấn về dịch vụ, các bạn hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0946150066 hoặc Email: Datva@maytinhcdc.vn để được hỗ trợ tốt nhất về dịch vụ này nhé.

Bạn có thể tham khảo:

Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị văn phòng CDC

Trụ sở chính: C18, Lô 9, KĐTM. Định Công, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, TP. Hà Nội

Hotline 1: 0983.366.022 (Hà Nội)

CN.HCM: 51/1 Giải Phóng, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline 2: 0904.672.691 (TP.HCM)

Website: maytinhcdc.vn

Facebook: https://www.facebook.com/maytinhcdc.vn/