Dịch vụ điện toán đám mây Microsoft 365 Business basic - 12 Tháng

Microsoft 365 Business Basic phù hợp với doanh nghiệp nào?

Microsoft 365 Business Basic phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên email tên miền, lưu trữ cloud và cộng tác trực tuyến nhưng không nhất thiết cần Office desktop cho từng nhân viên. Đây là lựa chọn thực dụng với nhân sự chủ yếu làm việc trên trình duyệt, sử dụng web app hoặc thiết bị di động.

Gói đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp SME, đội ngũ kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nhân viên hiện trường hoặc những vị trí có nhu cầu email và cộng tác cao nhưng workload Office không phức tạp.

Word, Excel và PowerPoint chạy trên web thay vì Office desktop đầy đủ

Business Basic cung cấp Word, Excel, PowerPoint và Outlook phiên bản web và mobile. Người dùng có thể mở trình duyệt, đăng nhập tài khoản doanh nghiệp và làm việc với tài liệu mà không nhất thiết phải cài bộ Office đầy đủ trên máy tính.

Với các nhu cầu như soạn văn bản, chỉnh sửa bảng tính cơ bản, làm slide hoặc cộng tác trên tài liệu, web app có thể đáp ứng tốt. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao trong Excel, Word, Outlook hoặc workflow yêu cầu add-in có thể cần ứng dụng desktop.

Email tên miền riêng giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp và dễ quản trị hơn

Microsoft 365 Business Basic cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng, chẳng hạn tennhanvien@tencongty.com. Đây là một trong những lợi ích chính khi chuyển từ email cá nhân sang hệ thống Microsoft 365.

Email được vận hành trên Exchange Online và đồng bộ với lịch, danh bạ cùng tài khoản tổ chức. Microsoft hiện quy định mailbox của người dùng Business Basic có dung lượng 50GB.

Bộ phận IT cũng dễ dàng hơn khi tạo tài khoản mới, thay đổi thông tin, reset mật khẩu hoặc thu hồi quyền truy cập khi nhân sự nghỉ việc.

Mỗi người dùng có 1TB OneDrive for Business

Mỗi license Microsoft 365 Business Basic cung cấp 1TB OneDrive cho người dùng được cấp phép. Đây là khu vực lưu trữ cloud dành cho các file công việc cá nhân của nhân viên.

Người dùng có thể truy cập tài liệu từ nhiều thiết bị, chia sẻ file cho đồng nghiệp và cộng tác trên cùng một tài liệu. Dữ liệu đã đồng bộ lên cloud cũng giảm sự phụ thuộc vào ổ lưu trữ của một chiếc laptop duy nhất.

SharePoint giúp xây dựng kho tài liệu dùng chung cho nhóm và phòng ban

Microsoft 365 Business Basic bao gồm SharePoint Online, giúp doanh nghiệp xây dựng thư viện tài liệu và không gian cộng tác dùng chung.

Ví dụ, phòng Kế toán có thể có thư viện tài liệu riêng, phòng Kinh doanh có khu vực dùng chung khác, trong khi dự án triển khai cho khách hàng có thể được tổ chức thành một site riêng với quyền truy cập phù hợp.

Việc tổ chức dữ liệu đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng file quan trọng nằm rải rác trên máy cá nhân hoặc tài khoản của một nhân viên.

Microsoft Teams hỗ trợ chat, gọi điện và họp trực tuyến

Phiên bản Business Basic đang được CDC mô tả có Microsoft Teams. Nhân viên có thể sử dụng Teams để nhắn tin, gọi điện, họp trực tuyến và phối hợp công việc trên cùng tài khoản Microsoft 365.

Teams có thể kết hợp với SharePoint, OneDrive, lịch Outlook và các file Office, giúp cuộc trao đổi không bị tách rời khỏi tài liệu và dữ liệu công việc.

Planner, Forms và Bookings hỗ trợ nhiều quy trình công việc hằng ngày

Ngoài email và Office web, Business Basic còn cung cấp nhiều ứng dụng bổ sung như Planner, Forms và Bookings. Đây là những công cụ có thể giải quyết các nhu cầu khá phổ biến mà doanh nghiệp thường phải sử dụng dịch vụ bên ngoài.

License được cấp theo người dùng chứ không theo một máy tính cố định

Microsoft 365 Business Basic sử dụng mô hình license theo user. Mỗi nhân viên được gán một license và sử dụng các dịch vụ Microsoft 365 thông qua tài khoản tổ chức của chính mình.

Vì Business Basic tập trung vào web và mobile, người dùng có thể truy cập dịch vụ từ nhiều thiết bị thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng di động mà không phải mua license riêng theo từng PC.

Doanh nghiệp không nên dùng một tài khoản chung cho nhiều nhân viên. Việc cấp tài khoản riêng giúp quản trị quyền truy cập, nhật ký hoạt động và dữ liệu của từng người rõ ràng hơn.

Business Basic hỗ trợ tối đa 300 người dùng trong dòng Microsoft 365 Business

Microsoft thiết kế Business Basic, Business Standard và Business Premium cho các tổ chức có tối đa 300 người dùng. Doanh nghiệp có thể mua theo số lượng nhân viên thực tế chứ không cần triển khai toàn bộ 300 license.

Khi có nhân sự mới, quản trị viên có thể bổ sung license; khi nhân viên nghỉ việc, license có thể được thu hồi và phân bổ lại cho người khác theo mô hình quản trị của tenant.

Nếu tổ chức dự kiến vượt mốc 300 người dùng hoặc có nhu cầu compliance, bảo mật và quản trị phức tạp hơn, nên đánh giá các gói Microsoft 365 Enterprise.

Business Basic hay Business Standard: khác biệt nằm ở Office desktop

Đây là điểm doanh nghiệp cần xác định rõ nhất trước khi lựa chọn. Hai gói đều có email doanh nghiệp và cloud, nhưng Business Standard bổ sung quyền sử dụng các ứng dụng Office desktop đầy đủ.

Business Basic không phải giải pháp bảo mật endpoint hoàn chỉnh

Business Basic có các lớp bảo vệ cơ bản cho email và dịch vụ cloud, bao gồm khả năng lọc thư rác và phần mềm độc hại. Tuy nhiên, không nên xem Business Basic là gói quản trị và bảo vệ endpoint toàn diện.

Nếu doanh nghiệp cần quản lý thiết bị, áp dụng chính sách endpoint, bảo vệ danh tính nâng cao hoặc Microsoft Defender for Business, Microsoft 365 Business Premium thường là gói phù hợp hơn.

Việc lựa chọn Basic, Standard hay Premium vì vậy không nên chỉ dựa trên giá mà cần bám vào mô hình quản trị CNTT và mức độ bảo mật doanh nghiệp yêu cầu.

Copilot Chat không đồng nghĩa đã có đầy đủ Microsoft 365 Copilot

Microsoft hiện cung cấp trải nghiệm trò chuyện AI dựa trên web trong hệ sinh thái Microsoft 365 Business theo chính sách hiện hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa Copilot Chat và license Microsoft 365 Copilot/Copilot Business tích hợp sâu vào dữ liệu công việc.

Việc mua Business Basic không nên được hiểu là đã có toàn bộ khả năng Copilot trong Word, Excel, Outlook, Teams và dữ liệu nội bộ của tổ chức. Những quyền lợi nâng cao có thể yêu cầu license bổ sung.

Do quyền lợi AI được Microsoft cập nhật thường xuyên, doanh nghiệp nên xác định chính xác use case AI trước khi đưa Copilot vào yêu cầu báo giá.

Thuê bao 12 tháng cần được quản lý cùng vòng đời nhân sự

Microsoft 365 Business Basic hoạt động theo subscription, không phải license vĩnh viễn. Doanh nghiệp cần duy trì subscription để tiếp tục sử dụng email, OneDrive, SharePoint, Teams và các dịch vụ đi kèm.

Khi quản lý số lượng lớn, bộ phận IT hoặc mua hàng nên theo dõi cả ngày gia hạn và danh sách người được cấp license. Việc này giúp tránh tiếp tục thanh toán cho tài khoản nhân sự đã nghỉ hoặc thiếu license khi có nhân viên mới.

Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai Microsoft 365 Business Basic?

Nếu doanh nghiệp đang chuyển từ Gmail cá nhân, hosting email hoặc mail server khác sang Microsoft 365, cần chuẩn bị trước thông tin về tên miền, DNS và dữ liệu email cần chuyển.

Có nên chọn Microsoft 365 Business Basic 12 tháng?

Microsoft 365 Business Basic là lựa chọn hợp lý nếu doanh nghiệp cần email tên miền, cloud storage và công cụ cộng tác nhưng không muốn trả thêm cho Office desktop ở những vị trí chưa thực sự cần. 1TB OneDrive/user, Exchange Online, SharePoint và Teams tạo thành một nền tảng đủ tốt cho nhiều mô hình làm việc cloud-first.

Điểm cần cân nhắc lớn nhất là giới hạn Office ở phiên bản web/mobile. Nếu nhân viên thường xuyên sử dụng Excel nâng cao, Outlook desktop hoặc các add-in Office, Business Standard có thể phù hợp hơn dù chi phí license cao hơn.