Dịch vụ điện toán đám mây Microsoft 365 Business Standard - 12 tháng

Microsoft 365 Business Standard phù hợp với doanh nghiệp nào?

Microsoft 365 Business Standard phù hợp với doanh nghiệp cần đồng thời bộ ứng dụng Office bản desktop, email theo tên miền riêng, lưu trữ cloud và nền tảng cộng tác cho nhân viên. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn chuẩn hóa môi trường làm việc mà không phải tự vận hành mail server hoặc hệ thống chia sẻ file nội bộ riêng cho mọi nhu cầu.

Mỗi người dùng được cấp một tài khoản tổ chức riêng. Khi nhân sự đăng nhập trên laptop, desktop hoặc thiết bị di động, quyền truy cập ứng dụng và dữ liệu được gắn với chính tài khoản đó thay vì phụ thuộc vào một máy tính cố định.

Word, Excel, PowerPoint và Outlook có cả phiên bản desktop

Điểm khác biệt quan trọng của Business Standard so với Business Basic là người dùng được sử dụng các ứng dụng Microsoft 365 cài trực tiếp trên PC hoặc Mac, bên cạnh phiên bản web và mobile.

Nhân viên có thể tiếp tục làm việc với Word, Excel, PowerPoint và Outlook ngay cả trong những workflow cần ứng dụng desktop đầy đủ, chẳng hạn file Excel phức tạp, tài liệu Word nhiều định dạng hoặc Outlook dùng thường xuyên cho email doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp theo tên miền giúp chuẩn hóa nhận diện

Microsoft 365 Business Standard hỗ trợ xây dựng email theo tên miền riêng của doanh nghiệp, ví dụ tennhanvien@congty.com, thay vì sử dụng các địa chỉ email cá nhân rời rạc.

Hệ thống email được vận hành trên Exchange Online, cho phép đồng bộ email, lịch, danh bạ và các thông tin liên quan trên nhiều thiết bị. Với Business Standard, mailbox người dùng có dung lượng 50GB.

Với bộ phận IT, việc quản lý email theo tài khoản tổ chức giúp thuận tiện hơn khi tạo tài khoản cho nhân sự mới, thay đổi thông tin hoặc thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc.

Mỗi người dùng có 1TB OneDrive để lưu và đồng bộ tài liệu

Mỗi người dùng Business Standard được cấp 1TB dung lượng OneDrive for Business. Không gian này được thiết kế cho file làm việc cá nhân của từng nhân viên và có thể đồng bộ giữa máy tính với cloud.

Khi laptop gặp sự cố hoặc nhân sự phải chuyển sang một thiết bị khác, tài liệu đã đồng bộ với OneDrive không còn phụ thuộc hoàn toàn vào ổ SSD của chiếc máy cũ. Người dùng cũng có thể chia sẻ file và phối hợp chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp theo quyền được cấp.

SharePoint phù hợp lưu tài liệu dùng chung của phòng ban

Microsoft 365 Business Standard bao gồm SharePoint Online, cung cấp nền tảng để doanh nghiệp xây dựng site nhóm, thư viện tài liệu và không gian cộng tác dùng chung.

Nếu OneDrive trả lời câu hỏi “file cá nhân của tôi nằm ở đâu?”, SharePoint phù hợp hơn với câu hỏi “tài liệu chung của phòng Kế toán, Kinh doanh hoặc dự án này được quản lý ở đâu?”.

Phân tách đúng OneDrive và SharePoint ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng dữ liệu quan trọng của cả phòng ban lại nằm trong tài khoản cá nhân của một nhân viên.

Microsoft Teams kết nối chat, họp và cộng tác trong cùng tài khoản

Phiên bản Business Standard đang được CDC cung cấp có Microsoft Teams, hỗ trợ chat, cuộc gọi, họp trực tuyến và phối hợp công việc giữa các thành viên.

Teams có thể kết hợp với lịch Outlook, file SharePoint và tài liệu Microsoft 365, giúp người dùng không phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều hệ thống tách biệt khi trao đổi công việc.

Một license có thể sử dụng ứng dụng Office trên nhiều thiết bị của cùng người dùng

Microsoft 365 Business Standard được cấp phép theo người dùng, không phải theo một máy tính duy nhất. Một nhân viên có thể sử dụng cùng tài khoản Microsoft 365 của mình trên nhiều thiết bị theo giới hạn Microsoft quy định.

Quyền này thuộc về cùng một người dùng. Không nên mua một license rồi chia tài khoản cho nhiều nhân viên để sử dụng chung. Mỗi người cần sử dụng dịch vụ phải được cấp license phù hợp.

Microsoft 365 Business Standard hỗ trợ tối đa quy mô nào?

Các gói Microsoft 365 Business được Microsoft thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với quy mô tối đa 300 người dùng trong dòng Business.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải mua đủ 300 license. Có thể bắt đầu từ số lượng nhân sự thực tế và tăng hoặc điều chỉnh license theo kế hoạch tuyển dụng và tổ chức.

Với tổ chức lớn hơn hoặc cần các yêu cầu quản trị, compliance và bảo mật ở cấp enterprise, doanh nghiệp nên đánh giá thêm dòng Microsoft 365 Enterprise thay vì chỉ mở rộng Business Standard.

Business Standard khác Business Basic và Business Premium ở đâu?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần Business Standard. Điểm lựa chọn nằm ở việc người dùng có cần ứng dụng Office cài trên máy hay không và tổ chức có yêu cầu thêm lớp quản lý, bảo mật endpoint nâng cao hay không.

Business Standard không mặc định bao gồm Microsoft 365 Copilot đầy đủ

Microsoft đang tích hợp nhiều trải nghiệm AI vào hệ sinh thái Microsoft 365, nhưng doanh nghiệp cần phân biệt giữa các trải nghiệm Copilot Chat được cung cấp theo chính sách hiện hành và license Microsoft 365 Copilot Business/Copilot bổ sung.

Việc mua Business Standard không nên được hiểu là đã tự động có toàn bộ quyền sử dụng Microsoft 365 Copilot tích hợp sâu vào dữ liệu công việc của Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Những nhu cầu đó có thể yêu cầu license Copilot bổ sung.

Vì quyền lợi AI thay đổi nhanh theo chính sách Microsoft, doanh nghiệp nên xác định cụ thể tính năng AI cần sử dụng trước khi lập báo giá.

12 tháng là thời hạn thuê bao, không phải license vĩnh viễn

Microsoft 365 Business Standard là dịch vụ subscription. Quyền sử dụng các ứng dụng và dịch vụ cloud được duy trì trong thời gian thuê bao còn hiệu lực.

Khi gần hết hạn, doanh nghiệp cần gia hạn để duy trì liên tục email, OneDrive, SharePoint, Teams và quyền sử dụng đầy đủ các ứng dụng Microsoft 365.

Nên chuẩn bị gì trước khi triển khai Microsoft 365 Business Standard?

Việc mua license chỉ là bước đầu. Với doanh nghiệp triển khai mới hoặc chuyển từ hệ thống email khác, nên chuẩn bị trước cấu trúc tài khoản, tên miền và dữ liệu cần migrate.

Có nên chọn Microsoft 365 Business Standard 12 tháng?

Microsoft 365 Business Standard là lựa chọn cân bằng khi doanh nghiệp cần đồng thời Office desktop, email tên miền, OneDrive, SharePoint và công cụ cộng tác cho nhân viên. Gói này giải quyết nhiều nhu cầu làm việc hằng ngày trong cùng một hệ sinh thái thay vì doanh nghiệp phải mua và quản lý riêng từng dịch vụ.

Business Standard đặc biệt phù hợp khi nhân viên thực sự cần Word, Excel, PowerPoint và Outlook cài trên máy. Nếu chỉ cần phiên bản web, Business Basic có thể tiết kiệm hơn; nếu yêu cầu bảo mật endpoint và quản trị thiết bị nâng cao, Business Premium sẽ phù hợp hơn.