Cách scan tài liệu từ máy in vào máy tính đơn giản nhất

Máy in không thường có chức năng quét tích hợp sẵn. Thông thường, máy in và máy quét là hai thiết bị riêng biệt, mỗi thiết bị có chức năng chính riêng của nó. Tuy nhiên, có một số máy in đa chức năng (All-in-One) hoặc máy in đa năng có thể kết hợp chức năng in, sao chụp, và quét trong một thiết bị duy nhất.

Máy in đa chức năng thường được thiết kế để cung cấp sự tiện lợi cho người dùng với nhu cầu in và quét cơ bản. Chúng có thể được kết nối với máy tính qua cổng USB hoặc kết nối mạng để chia sẻ chức năng in và quét trong một mạng nội bộ.

Tuy nhiên, nếu bạn cần chất lượng quét cao hoặc tính năng quét chuyên sâu, việc sử dụng một máy quét chuyên dụng thường là lựa chọn tốt hơn, vì chúng thường có cảm biến và tính năng chất lượng cao hơn so với các máy quét tích hợp trong máy in đa chức năng.

2. Cách scan tài liệu từ máy in lên máy tính

Bước 1: Kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp kết nối đồng thời cắm nguồn điện vào thiết bị.

Bước 2: Đặt giấy muốn Scan vào bề mặt Scan của máy in.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể Scan 1 mặt/lần, muốn Scan nhiều mặt cần lật nhiều lần.

Bước 3: Mở máy tính được kết nối > Tìm kiếm và mở phần mềm Devices and Printers.

Bước 4: Tại mục Printers, chọn máy in của bạn > Nhấn chuột phải và chọn Start Scan.

Bước 5: Chọn định dạng cho tài liệu Scan > Chọn độ phân giải mong muốn (Resolution) > Nhấn Preview để xem trước và scan tài liệu.

Chọn Scan để thực hiện Scan tài liệu.

Bước 6: Chọn Review, organize, and group items to import > Chọn Next.

Bước 7: Chọn Import và chờ máy Scan.

Scan tài liệu thành công như hình dưới đây.

3. Cách scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính

Lựa chọn máy Scan

Trên thị trường hiện nay, đa dạng các thương hiệu máy in như Canon, HP, Brother, Samsung, và Epson đều tích hợp chức năng Scan để đáp ứng nhu cầu in ấn và số hóa tài liệu. Khi chọn máy in, quan trọng nhất là bạn cần xác định rõ mục đích sử dụng, giá cả hợp lý, độ phân giải, và các tiêu chí khác dựa trên nhu cầu cá nhân.

Cài đặt phần mềm Scan

Khi mua máy in, nhà sản xuất thường cung cấp sẵn phần mềm Scan sang định dạng PDF. Nếu không có, bạn có thể lựa chọn và cài đặt phần mềm như Softi Scan to PDF và DocPro. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý file và tạo thuận lợi cho việc số hóa tài liệu.

Số hóa tài liệu

Để thực hiện quy trình số hóa tài liệu, bạn sử dụng phần mềm Scan và tiếp theo các bước tại mục 4. Điều này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc chuyển đổi và quản lý các tài liệu dưới định dạng điện tử.

4. Sử dụng phần mềm scan tài liệu

Hướng dẫn Scan ra file PDF

Bước 1: Khởi động phần mềm Softi Scan to PDF > Nhấn chọn chuẩn Scan trong Select Scanner.

Bước 2: Tại mục DPI, chọn 200 > Chọn Color ngay sau ô DPI.

Bước 3: Chọn Show Scanner Dialog > Bấm Scan.

Bước 4: Chọn Preview, quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu Scan > Chọn lại Scan.

Bước 5: Xoay tài liệu về hướng thẳng đứng > Tiếp tục Scan trang tài liệu tiếp theo > Nhấn Save PDF để lưu file.

Hướng dẫn Scan ra file văn bản

Bước 1: Cài đặt và khởi động phần mềm FreeOCR.net (đối với văn bản tiếng Anh) > Nhấn Open để mở tài liệu đã Scan và lưu dưới dạng file hình ảnh.

Bước 2: Nhấn ORC để xem các nội dung tài liệu ở khung bên trái > Lưu file text.

Bước 3: Chọn Clear Text Windows để xóa nội dung và tiếp tục Scan văn bản tương tự.

5. Các vấn đề cần lưu ý khi scan tài liệu từ máy in sang máy tính

Để đảm bảo rằng quá trình scan trên máy tính mang lại kết quả tài liệu đẹp mắt và rõ nét, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

Chất lượng tài liệu in

Đảm bảo rằng tài liệu in không bị mờ, nhòe hoặc nhăn. Chất lượng in ấn trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu scan.

Kết nối ổn định giữa máy tính và máy in

Đảm bảo rằng máy tính và máy in được kết nối chặt chẽ qua dây cáp để tránh các sự cố kết nối có thể làm gián đoạn quá trình scan.

Thực hiện quy trình Scan đúng cách

Tuân thủ các hướng dẫn scan trên máy tính một cách chính xác để đạt được kết quả scan thành công và chất lượng.

6. Các Phần mềm scan trên máy tính tốt, thông dụng

Dưới đây là một số phần mềm quét tài liệu hàng đầu trên máy tính, bao gồm PDFelement, Not Another PDF Scanner 2, Advanced Scan to PDF Free, ScanPapyrus và Free Easy Scan to PDF.

Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị văn phòng CDC

Trụ sở chính: C18, Lô 9, KĐTM. Định Công, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, TP. Hà Nội

Hotline 1: 0983.366.022 (Hà Nội)

CN.HCM: 51/1 Giải Phóng, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline 2: 0904.672.691 (TP.HCM)

Website: maytinhcdc.vn

Facebook: https://www.facebook.com/maytinhcdc.vn/