Cách lập BoM PC và thiết bị ngoại vi cho văn phòng mới

BoM PC văn phòng mới là gì?

BoM là viết tắt của Bill of Materials, có thể hiểu là danh sách các cấu phần cần mua để hoàn thiện một phạm vi trang bị. Với văn phòng mới, BoM không nên chỉ là danh sách tên máy tính mà cần cho biết từng thiết bị dùng cho vị trí nào, yêu cầu tối thiểu ra sao và cần bao nhiêu.

Một BoM tốt giúp Founder nhìn được tổng phạm vi đầu tư, Mua hàng có cơ sở xin báo giá và IT biết thiết bị khi giao về có đủ để triển khai hay không.

Với nhóm PC và thiết bị ngoại vi, BoM thường cần bao quát:

BoM càng rõ thì càng dễ nhận báo giá tương đương giữa các nhà cung cấp. Ngược lại, nếu chỉ gửi yêu cầu “30 bộ máy tính văn phòng”, mỗi bên có thể hiểu một phạm vi khác nhau về màn hình, Windows, phụ kiện và bảo hành.

BoM nên bắt đầu từ vị trí làm việc, không phải từ danh sách model

Cách lập BoM dễ kiểm soát nhất là xác định ai sẽ sử dụng thiết bị và họ cần làm gì, sau đó mới chuyển thành cấu hình và số lượng.

Nếu chốt model quá sớm, doanh nghiệp dễ rơi vào hai tình huống: toàn bộ nhân viên cùng nhận một cấu hình dù workload khác nhau, hoặc mỗi phòng ban tự đề xuất thiết bị dẫn tới quá nhiều model khó quản trị.

Có thể chia nhu cầu thành các nhóm như:

Sau khi chia nhóm, IT có thể chuẩn hóa còn hai hoặc ba cấu hình thay vì tạo một model riêng cho từng chức danh.

Doanh nghiệp có thể tham khảo cách lựa chọn máy tính theo nhóm nhu cầu văn phòng để xác định baseline cấu hình trước khi đưa model cụ thể vào BoM.

PC, màn hình và thiết bị cá nhân cần được tính theo từng vị trí

Nhóm thiết bị theo người dùng thường chiếm phần lớn số dòng và ngân sách trong BoM. Cách tính tốt nhất là xác định số vị trí cần trang bị thay vì lấy số nhân viên rồi nhân đồng loạt một “bộ tiêu chuẩn”.

PC cần ghi đủ baseline cấu hình

Ở giai đoạn lập BoM sơ bộ, doanh nghiệp chưa nhất thiết phải chốt part number. Nhưng cần có đủ thông tin để các model được đề xuất sau đó nằm cùng một phân khúc.

Một dòng PC nên có ít nhất:

• Nhóm người dùng.
• CPU hoặc mức hiệu năng yêu cầu.
• RAM.
• SSD.
• Form factor: Tower, SFF, Mini hoặc loại phù hợp.
• Windows nếu cần mua cùng máy.
• Các cổng kết nối bắt buộc.
• Thời hạn hoặc hình thức bảo hành dự kiến.

Màn hình phải tính theo cách làm việc thực tế

Không nên mặc định mỗi PC chỉ cần một màn hình. Một số vị trí như Kế toán, phân tích dữ liệu hoặc vận hành nhiều cửa sổ có thể cần hai màn hình, trong khi một số quầy hoặc khu vực dùng chung có thể có nhu cầu khác.

Trong BoM màn hình nên ghi:

• Kích thước.
• Độ phân giải.
• Cổng kết nối cần thiết.
• Số lượng trên mỗi vị trí.
• Yêu cầu chân đế nếu có.

Bàn phím và chuột không nên mặc định là “đã có”

Một số PC được bán kèm bàn phím và chuột, một số cấu hình hoặc phương án mua có thể khác. Vì vậy, BoM cần chỉ rõ thiết bị này nằm trong bộ PC hay được mua thành dòng riêng.

Webcam và headset chỉ nên cấp cho nhóm cần dùng

Nhân viên thường xuyên họp trực tuyến, call center hoặc CSKH có thể cần headset riêng. Webcam cũng cần được tính nếu PC và màn hình không có camera tích hợp nhưng vị trí đó thường xuyên họp video.

Việc phân bổ theo nhu cầu giúp tránh hai thái cực: mua webcam, headset cho toàn bộ văn phòng dù ít người dùng, hoặc đến ngày vận hành mới phát hiện một nhóm nhân sự không có đủ thiết bị để làm việc.

Thiết bị ngoại vi dùng chung phải tính theo quy trình công việc

Máy in và máy scan không nên tính theo số nhân viên giống PC. Số lượng cần dựa vào khối lượng công việc, vị trí đặt thiết bị và nhóm người sử dụng chung.

Máy in cần xác định theo nhóm sử dụng

Một văn phòng có thể dùng một máy in mạng cho nhiều nhân viên thay vì mỗi phòng một máy. Ngược lại, bộ phận thường xuyên xử lý chứng từ có thể cần thiết bị đặt gần vị trí làm việc hơn.

Trong BoM nên làm rõ:

• In đen trắng hay màu.
• Có cần scan và copy không.
• Kết nối USB hay mạng.
• Khu vực hoặc phòng ban sử dụng.
• Số thiết bị dùng chung dự kiến.

Máy scan nên tách riêng nếu khối lượng số hóa lớn

Máy in đa chức năng có thể đáp ứng nhu cầu scan cơ bản, nhưng bộ phận hành chính, kế toán hoặc lưu trữ hồ sơ có khối lượng scan nhiều có thể cần máy scan chuyên dụng.

Điều cần xác định không chỉ là “có máy scan hay không” mà là loại tài liệu, số trang cần xử lý và có cần scan hai mặt tự động hay không.

UPS chỉ nên đưa vào khi vị trí thực sự cần

UPS là bộ lưu điện, giúp thiết bị có thời gian duy trì nguồn trong một số tình huống mất điện hoặc nguồn điện không ổn định. Không phải mọi PC văn phòng đều cần một UPS riêng.

Nếu có vị trí quan trọng hoặc môi trường điện cần bảo vệ thêm, BoM nên xác định rõ thiết bị nào cần UPS thay vì cộng đồng loạt cho toàn bộ PC.

BoM cần tính cả Windows, bảo hành, phụ kiện kết nối và triển khai

Một BoM chỉ đầy đủ phần cứng nhưng bỏ các hạng mục giúp thiết bị sử dụng được ngay vẫn có thể khiến ngân sách bị thiếu. Đây là nhóm chi phí thường xuất hiện sau khi PC đã được đặt hàng.

Windows phải được xác định từ đầu

Với từng cấu hình PC, cần ghi rõ máy đã có hệ điều hành phù hợp hay doanh nghiệp phải mua thêm. Nếu yêu cầu là một phiên bản Windows cụ thể thì nên đưa ngay vào baseline BoM.

Cáp và adapter cần đi cùng sơ đồ kết nối thực tế

PC có DisplayPort nhưng màn hình chỉ sử dụng HDMI, hoặc người dùng cần hai màn hình nhưng máy không đủ đúng loại cổng, đều có thể phát sinh cáp hoặc adapter.

Các phụ kiện nhỏ thường dễ bị quên vì giá trị từng món thấp. Nhưng khi nhân với toàn bộ văn phòng, chi phí và công việc mua bổ sung có thể đáng kể.

Bảo hành phải nằm trong BoM nếu đây là tiêu chí mua

Nếu doanh nghiệp yêu cầu ba năm bảo hành hoặc onsite cho một nhóm thiết bị, thông tin này nên nằm ngay trong dòng BoM hoặc cột yêu cầu dịch vụ. Không nên để tới lúc nhận báo giá mới kiểm tra.

Phạm vi triển khai cần được tách thành dòng rõ ràng

Tùy dự án, BoM mua sắm có thể bổ sung:

• Kiểm tra cấu hình khi nhận hàng.
• Cài Windows image.
• Cài phần mềm dùng chung.
• Đặt hostname.
• Thu serial.
• Dán asset tag.
• Lắp đặt tại bàn làm việc.
• Giao hàng theo từng địa điểm hoặc từng đợt.

Khi cần chọn model cụ thể sau khi đã chốt baseline, có thể đối chiếu danh mục PC và máy tính để bàn để tìm sản phẩm phù hợp với từng nhóm cấu hình.

Mẫu cấu trúc BoM PC và thiết bị ngoại vi nên có những cột nào?

Một file BoM không cần quá phức tạp. Quan trọng là mỗi dòng phải đủ thông tin để IT, Mua hàng và nhà cung cấp hiểu cùng một phạm vi.

Nếu BoM dùng để xin báo giá, có thể bổ sung thêm cột đơn giá, thành tiền và trạng thái “đã bao gồm/chưa bao gồm”. Nếu BoM dùng nội bộ cho IT, có thể bổ sung hostname, asset ID hoặc thông tin bàn giao ở giai đoạn sau.

Không nên nhồi tất cả thông tin vào một cột “Mô tả”. Việc tách cột giúp lọc dữ liệu, kiểm tra số lượng và so các phương án nhanh hơn.

Quy trình lập BoM cho văn phòng mới từ số nhân sự đến đặt hàng

BoM nên được xây theo một chuỗi liên tục. Nếu Mua hàng xin giá trước khi IT chốt số vị trí, ngoại vi và cấu hình, file sẽ phải sửa nhiều lần khi dự án gần ngày vận hành.

Bước 1: Chốt số vị trí làm việc thực tế

Không chỉ lấy tổng headcount. Cần phân biệt nhân viên cố định, vị trí dùng chung, nhân sự làm ca, chỗ ngồi chưa tuyển và những người sử dụng laptop thay vì desktop.

Bước 2: Chia người dùng theo workload

Gộp các vị trí có phần mềm và mức tải tương tự để xây hai hoặc ba baseline PC. Việc này giúp giảm số model và đơn giản hóa bảo hành, image và nâng cấp sau này.

Bước 3: Xác định màn hình và ngoại vi cho từng nhóm

Ghi rõ nhóm nào dùng một màn hình, nhóm nào hai màn hình, ai cần webcam hoặc headset và các phụ kiện kết nối bắt buộc.

Bước 4: Tính thiết bị dùng chung theo khu vực

Xác định máy in, máy scan và các thiết bị dùng chung theo phòng ban, tầng hoặc khu vực thay vì nhân theo từng người.

Bước 5: Bổ sung phần mềm, bảo hành và dịch vụ triển khai

Kiểm tra Windows, yêu cầu bảo hành và những công việc cần nhà cung cấp thực hiện trước khi máy đến tay người dùng.

Bước 6: Rà lại số lượng để tìm phần mua thiếu hoặc mua dư

Đối chiếu tổng số PC với số vị trí, tổng màn hình với số chỗ dùng một hoặc hai màn hình, tổng bàn phím và chuột với thân máy, sau đó kiểm tra các thiết bị dùng chung.

Đây cũng là bước xác định thiết bị dự phòng nếu doanh nghiệp có chính sách riêng. Không nên tự cộng một tỷ lệ dự phòng giống nhau cho mọi loại thiết bị mà chưa có cơ sở vận hành.

Bước 7: Khóa baseline trước khi yêu cầu báo giá

Sau khi BoM được IT, Mua hàng và người phụ trách dự án xác nhận, mới đưa model hoặc part number cụ thể vào để nhận giá. Cách này giúp các nhà cung cấp báo trên cùng một phạm vi thay vì mỗi bên tự chọn một cấu hình khác nhau.

Những lỗi thường làm BoM văn phòng bị thiếu hoặc vượt ngân sách

Phần lớn sai lệch không đến từ một thiết bị quá đắt mà từ nhiều hạng mục nhỏ chưa được tính đủ hoặc số lượng được nhân theo giả định quá đơn giản.

• Lấy headcount bằng số PC: bỏ qua laptop, vị trí dùng chung, làm ca hoặc nhân sự chưa có chỗ ngồi cố định.
• Mặc định mỗi PC chỉ một màn hình: khiến nhóm cần dual monitor phải bổ sung sau.
• Quên bàn phím, chuột hoặc cáp: thường xảy ra khi nhà cung cấp báo thân máy riêng.
• Không kiểm tra cổng PC và màn hình: phát sinh adapter khi lắp thực tế.
• Không tính Windows ngay từ đầu: làm ngân sách PC nhìn thấp hơn phạm vi thực tế.
• Mua máy in theo từng phòng mà không xem workflow: có thể dẫn tới thừa thiết bị dùng chung.
• Mua cùng một cấu hình cho toàn bộ nhân viên: một số vị trí dư tài nguyên nhưng nhóm khác vẫn thiếu.
• Không ghi bảo hành trong baseline: nhận các báo giá có mức dịch vụ khác nhau.
• Quên phạm vi triển khai: tới ngày bàn giao mới phát sinh cài đặt, asset tag hoặc đi nhiều địa điểm.
• Chốt model trước khi chốt nhu cầu: khiến BoM phải thay liên tục khi các phòng ban bổ sung yêu cầu.

CDC Technologies hỗ trợ lập BoM văn phòng mới như thế nào?

Với dự án mở mới hoặc chuyển văn phòng, CDC Technologies có thể phối hợp cùng Founder, IT và Mua hàng để chuyển số vị trí làm việc thành danh sách PC và thiết bị ngoại vi có thể đưa vào yêu cầu báo giá.

Các đầu vào nên chuẩn bị gồm:

• Số nhân sự và số vị trí làm việc.
• Danh sách phòng ban.
• Phần mềm chính từng nhóm sử dụng.
• Số vị trí cần một hoặc hai màn hình.
• Nhóm cần headset, webcam hoặc thiết bị riêng.
• Nhu cầu máy in và máy scan dùng chung.
• Yêu cầu Windows và bảo hành.
• Ngân sách dự kiến.
• Ngày cần đưa văn phòng vào hoạt động.
• Địa điểm và phạm vi cài đặt, bàn giao.

Từ các thông tin này, BoM có thể được chia theo nhóm người dùng, chuẩn hóa baseline và bổ sung model phù hợp ở bước tiếp theo. Cách làm này giúp Mua hàng nhận các phương án có cùng phạm vi và dễ kiểm soát tổng ngân sách hơn.

Một BoM PC văn phòng mới tốt không phải là file có nhiều dòng nhất. Nó phải trả lời rõ từng vị trí cần thiết bị gì, số lượng bao nhiêu, yêu cầu tối thiểu thế nào và hạng mục nào đã nằm trong ngân sách. Khi bốn câu hỏi này được khóa từ đầu, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể nguy cơ tới ngày vận hành mới phát hiện thiếu màn hình, cáp, phụ kiện hoặc thiết bị dùng chung.