Doanh nghiệp không có IT nội bộ thường gặp rủi ro gì?

Không có IT nội bộ có thể khiến SME mất dữ liệu, gián đoạn vận hành, tăng chi phí sửa chữa và gặp rủi ro bảo mật. Xem cách đánh giá hệ thống trong bài viết này.

Nhiều doanh nghiệp SME cho rằng không có IT nội bộ sẽ tiết kiệm được quỹ lương mỗi tháng. Nhưng thực tế, việc phó mặc hệ thống mạng cho nhân viên hành chính tự xử lý hoặc gọi thợ lẻ khi có sự cố lại tạo ra những chi phí chìm rất lớn. Mạng rớt, máy in lỗi, dữ liệu lưu rải rác, virus tống tiền và thiết bị xuống cấp đều có thể làm gián đoạn vận hành. Bài viết chỉ rõ 6 rủi ro chí mạng khi doanh nghiệp thiếu IT.

Bối cảnh: Khi doanh nghiệp phó mặc hệ thống IT cho “người biết chút máy tính”

Nhiều doanh nghiệp nhỏ xử lý IT theo cách đơn giản: nhân viên có kỹ năng máy tính hỗ trợ nhau. Người cài máy in, người cắm dây mạng, và khi gặp sự cố nặng thì gọi thợ bên ngoài. Khi công ty dưới 10 người, cách này có thể chấp nhận được do số lượng thiết bị ít và lỗi không nhiều. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng lên 20, 30 hoặc 50 nhân sự, mô hình “ai biết chút máy tính thì làm” trở thành một vấn đề nghiêm trọng một quả bom nổ chậm.

Vấn đề không nằm ở một lỗi riêng lẻ. Vấn đề là không có ai nhìn toàn bộ hệ thống như một tài sản cần quản trị. Mạng, máy tính, máy in, dữ liệu, tài khoản, phần mềm, mật khẩu và thiết bị văn phòng đều được xử lý rời rạc. Khi sự cố xảy ra, doanh nghiệp mới phát hiện không có người chịu trách nhiệm tổng thể.

Các dấu hiệu thường gặp gồm:

• Không ai nắm đầy đủ mật khẩu mạng, máy in, camera, phần mềm.
• Dữ liệu kế toán, hợp đồng, báo giá lưu trên nhiều máy cá nhân.
• Mạng chậm nhưng không biết do đường truyền, thiết bị hay cấu hình.
• Máy tính nhân viên hỏng mới sửa, không có lịch bảo trì.
• Mỗi lỗi gọi một thợ khác nhau, không ai theo dõi lỗi lặp lại.
• Chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng hành chính phải tự điều phối sự cố.

Đây là trạng thái phổ biến của doanh nghiệp không có phòng IT. Nhìn bên ngoài có vẻ tiết kiệm, nhưng thực tế doanh nghiệp đang đánh đổi sự ổn định vận hành bằng rủi ro khó kiểm soát.

Rủi ro 1: Gián đoạn vận hành, nhân sự “ngồi chơi” vì mất mạng

Rủi ro dễ thấy nhất khi không có IT nội bộ là hệ thống mạng thiếu người quản lý. Router, Wi-Fi, dây mạng, máy in mạng và các thiết bị kết nối thường được lắp theo nhu cầu trước mắt, không được thiết kế theo quy mô sử dụng thực tế.

Khi số lượng nhân sự tăng, số thiết bị kết nối cũng tăng theo: laptop, điện thoại, máy in, camera, thiết bị họp trực tuyến, máy chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng. Nếu hệ thống mạng không đủ tải, doanh nghiệp sẽ gặp tình trạng rớt mạng, mạng chậm, Wi-Fi chập chờn hoặc máy in mạng lúc nhận lúc không.

Điều đáng nói là một lỗi mạng không chỉ ảnh hưởng đến một người. Nếu cả phòng kinh doanh không gửi được email, phòng kế toán không truy cập được phần mềm, bộ phận kho không đồng bộ được dữ liệu hoặc cuộc họp với khách hàng bị gián đoạn, thiệt hại đã chuyển từ lỗi kỹ thuật sang thiệt hại kinh doanh.

Doanh nghiệp vẫn trả lương trong thời gian nhân viên không làm được việc, vẫn mất tiến độ xử lý đơn hàng, vẫn làm chậm phản hồi khách hàng, nhưng không ghi nhận khoản này thành một dòng chi phí rõ ràng. Nếu đang trong thời gian làm việc mà mạng rớt 2 giờ và 20 nhân sự bị ảnh hưởng, doanh nghiệp mất tới 40 giờ công, chưa tính trễ deadline và thời gian khắc phục sau đó. Đây là một trong những rủi ro thường bị đánh giá thấp khi không có IT nội bộ.

Rủi ro 2: Mất trắng dữ liệu tài chính do không có quy trình Backup

Dữ liệu là tài sản sống còn của doanh nghiệp, nhưng ở nhiều SME, dữ liệu lại được quản lý rất lỏng lẻo. File kế toán nằm trên máy kế toán, hợp đồng nằm trong máy hành chính, báo giá nằm trong laptop nhân viên kinh doanh, dữ liệu khách hàng lưu trên nhiều thư mục cá nhân. Khi cần tìm lại, mọi người hỏi nhau qua tin nhắn.

Nếu doanh nghiệp thiếu IT, thường không có ai chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu quan trọng đang nằm ở đâu, ai có quyền truy cập, dữ liệu có được sao lưu không và bản sao lưu có dùng được không. Backup không chỉ là chép file sang ổ cứng ngoài. Một quy trình backup đúng cần có:

• Lịch sao lưu
• Nơi lưu an toàn
• Người kiểm tra
• Phương án khôi phục khi có sự cố

Rủi ro lớn nhất là doanh nghiệp chỉ phát hiện mình không có dữ liệu dự phòng sau khi sự cố đã xảy ra. Một ổ cứng hỏng, một máy tính bị mất, một nhân sự lỡ tay xóa thư mục, một file kế toán bị ghi đè nhầm hoặc một máy bị nhiễm mã độc đều có thể khiến dữ liệu biến mất. Thiệt hại không chỉ là mất file mà có thể mất nhiều tuần để khôi phục thủ công. Trong một số trường hợp, dữ liệu không thể khôi phục đầy đủ.

Đây là lý do quản trị IT doanh nghiệp không nên chỉ được hiểu là sửa máy tính. Quản trị IT trước hết là bảo vệ dữ liệu, vì dữ liệu chính là tài sản vận hành của công ty.

Rủi ro 3: Trở thành “con mồi” của mã độc tống tiền

Một doanh nghiệp không có IT nội bộ thường thiếu quy trình kiểm soát phần mềm, thiết bị và quyền truy cập. Nhân viên có thể dùng USB không rõ nguồn gốc, mở file đính kèm đáng ngờ, dùng mật khẩu yếu hoặc chia sẻ tài khoản nội bộ cho nhiều người. Đây là môi trường thuận lợi cho ransomware. Loại mã độc này có thể mã hóa dữ liệu trên máy tính, ổ dùng chung hoặc hệ thống lưu trữ, khiến doanh nghiệp không thể mở file. Kẻ tấn công sau đó yêu cầu trả tiền để lấy lại dữ liệu.

Với SME, rủi ro ransomware đặc biệt nguy hiểm vì nhiều doanh nghiệp không có backup sạch, không có phân quyền dữ liệu rõ, không có thiết bị bảo vệ mạng và không có người đánh giá dấu hiệu bất thường. Khi mã độc lan rộng, thiệt hại có thể vượt xa nhiều tháng lương của một nhân sự IT.

Các điểm yếu thường gặp gồm:

• Nhân viên tự cài phần mềm không kiểm soát.
• Máy tính không được cập nhật bảo mật định kỳ.
• Dữ liệu dùng chung không phân quyền theo phòng ban.
• Không có firewall (thiết bị/tường lửa giúp kiểm soát truy cập mạng).
• Không có quy trình backup riêng biệt.
• Không có người kiểm tra cảnh báo bất thường.

Chi phí xử lý sau sự cố thường rất cao. Doanh nghiệp có thể phải thuê đơn vị cứu dữ liệu, thay thiết bị, cài lại hệ thống và đối mặt với nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng. Đây là dạng sự cố IT doanh nghiệp có thể làm tê liệt vận hành trong thời gian dài.

Rủi ro 4: Bất lực trước việc thiết bị văn phòng xuống cấp dây chuyền

Khi không có IT nội bộ, doanh nghiệp thường thiếu hoạt động bảo trì phòng ngừa. Máy tính chỉ được kiểm tra khi chậm đến mức không làm việc được. Máy in chỉ được gọi thợ khi kẹt giấy liên tục. Laptop chỉ được vệ sinh khi nóng, treo hoặc sập nguồn. Ổ cứng chỉ được chú ý khi đã báo lỗi. Cách vận hành này khiến thiết bị văn phòng xuống cấp theo dây chuyền. 

Bảo trì phòng ngừa không nhất thiết phải phức tạp. Doanh nghiệp cần có danh sách thiết bị, lịch kiểm tra, tình trạng lỗi, thiết bị cần thay thế và người chịu trách nhiệm theo dõi. Nếu không có các bước này, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy lỗi khi nó đã ảnh hưởng đến công việc.

Điểm quan trọng là chi phí bảo trì thường thấp hơn chi phí sửa chữa sau hỏng nặng. Một ổ cứng có dấu hiệu lỗi nếu được phát hiện sớm có thể thay thế và sao lưu dữ liệu kịp thời. Nhưng nếu chờ đến khi ổ hỏng, doanh nghiệp có thể mất cả dữ liệu lẫn thời gian khôi phục.

Xem thêm: Checklist bảo trì thiết bị văn phòng định kỳ cho SME 

Rủi ro 5: “Lỗ hổng” bảo mật nội bộ khi nhân sự nghỉ việc

Rủi ro bảo mật không chỉ đến từ bên ngoài. Với doanh nghiệp không có phòng IT, một trong những lỗ hổng lớn nhất nằm ở quy trình nhân sự nghỉ việc. Khi một nhân viên rời công ty, doanh nghiệp có chắc đã thu hồi email, tài khoản phần mềm, quyền truy cập thư mục dùng chung, quyền vào dữ liệu khách hàng, mật khẩu Wi-Fi, tài khoản máy tính và các công cụ làm việc hay chưa? Nếu không có người quản lý IT chuyên trách, câu trả lời thường là “không chắc”.

Rủi ro có thể xảy ra ở nhiều mức độ:

• Nhân viên cũ vẫn truy cập được email công ty.
• File khách hàng vẫn được đồng bộ về thiết bị cá nhân.
• Mật khẩu phần mềm dùng chung không được đổi.
• Tài khoản quản trị nằm trong tay một người đã nghỉ.
• Dữ liệu nội bộ bị sao chép trước khi bàn giao.
• Thiết bị công ty được trả lại nhưng dữ liệu chưa được kiểm tra.

Với SME, sự tin tưởng cá nhân thường thay thế quy trình. Nhưng khi quy mô tăng, doanh nghiệp không thể quản trị dữ liệu bằng trí nhớ hoặc thiện chí. Quản trị IT doanh nghiệp cần có danh sách tài khoản, quy trình cấp quyền, quy trình thu hồi quyền và người chịu trách nhiệm kiểm tra sau khi nhân sự nghỉ. Nếu không, doanh nghiệp có thể bị chảy máu dữ liệu mà không biết, đặc biệt với dữ liệu khách hàng, báo giá, hợp đồng, công nợ và thông tin nội bộ.

Rủi ro 6: Bùng phát “chi phí chìm” vì phụ thuộc thợ sửa lẻ tẻ

Nhiều SME nghĩ rằng không tuyển IT sẽ tiết kiệm. Thực tế, doanh nghiệp có thể vẫn phải trả tiền đều đặn cho các sự cố nhỏ, nhưng theo cách rời rạc và khó kiểm soát hơn.

Sửa chắp vá, báo giá mập mờ, dễ bị “vẽ bệnh”

Khi máy hỏng đâu gọi thợ đó, doanh nghiệp khó biết lỗi thật nằm ở đâu và chi phí có hợp lý không. Máy tính chậm có thể bị đề xuất cài lại Windows, thay ổ cứng, nâng RAM hoặc diệt virus mà không có đánh giá tổng thể. Máy in lỗi có thể sửa nhiều lần nhưng không ai xác định nguyên nhân lặp lại. Mạng chậm có thể bị khuyên thay thiết bị trong khi vấn đề nằm ở cách bố trí Wi-Fi.

Không phải thợ lẻ nào cũng thiếu trách nhiệm, nhưng khi không có đầu mối kỹ thuật đại diện cho doanh nghiệp, người quản lý rất khó thẩm định báo giá và phương án xử lý. Đây là một dạng chi phí chìm: mỗi lần trả không quá lớn, nhưng cộng lại theo tháng, theo quý lại đáng kể.

Không ai chịu trách nhiệm tổng thể

Một vấn đề phổ biến khác là đổ lỗi chéo. Thợ mạng nói máy in lỗi. Thợ máy in nói mạng chập chờn. Nhà cung cấp phần mềm nói máy tính yếu. Đơn vị camera nói đường truyền không ổn. Cuối cùng, doanh nghiệp mất thời gian điều phối nhưng vẫn không biết nguyên nhân gốc ở đâu.

Khi không có IT nội bộ hoặc không có một đơn vị quản trị hệ thống thay thế, doanh nghiệp thiếu người nhìn toàn cảnh. Mỗi bên sửa một mảng, nhưng không ai chịu trách nhiệm cho vận hành tổng thể. Kết quả là sự cố IT doanh nghiệp tiếp tục lặp lại, còn chi phí xử lý ngày càng khó đo.

Bảng đánh giá: Thiệt hại tài chính vô hình khi doanh nghiệp thiếu IT

Sự thật: Không có IT nội bộ không sai, sai là không có “người quản trị hệ thống”

Cần nhìn vấn đề công bằng hơn: không có IT nội bộ không phải lúc nào cũng sai. Với nhiều SME, việc chưa tuyển IT toàn thời gian là quyết định hợp lý để kiểm soát quỹ lương. Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khối lượng việc để duy trì một nhân sự IT cố định.

Điều sai nằm ở việc không có bất kỳ ai chịu trách nhiệm cho hệ thống. Doanh nghiệp có thể không nuôi IT nội bộ, nhưng vẫn cần một người hoặc một đơn vị phụ trách các việc quan trọng:

• Quản lý danh sách thiết bị.
• Kiểm soát tài khoản và mật khẩu.
• Theo dõi dữ liệu quan trọng.
• Kiểm tra backup định kỳ.
• Xử lý lỗi mạng, máy tính, máy in theo quy trình.
• Ghi nhận lỗi lặp lại.
• Đề xuất thay thế, nâng cấp hoặc bảo trì khi cần.

Nói cách khác, SME không nhất thiết phải có phòng IT riêng, nhưng bắt buộc phải có năng lực quản trị IT doanh nghiệp. Nếu không có năng lực này, doanh nghiệp chỉ đang trì hoãn rủi ro cho đến khi sự cố xảy ra.

Đây là sự chuyển đổi nhận thức quan trọng: IT không chỉ là chi phí. IT là lớp bảo vệ vận hành, dữ liệu và năng suất của doanh nghiệp.

Thuê IT ngoài cho doanh nghiệp: Giải pháp xóa bỏ mọi rủi ro với chi phí thấp

Với SME chưa muốn tuyển IT toàn thời gian, thuê IT ngoài cho doanh nghiệp là một hướng xử lý đáng cân nhắc. Thay vì tự gánh toàn bộ chi phí nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ IT Helpdesk để có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ theo phạm vi rõ ràng.

Mô hình này giúp doanh nghiệp có người quản trị hệ thống thay thế cho khoảng trống không có IT nội bộ với chi phí linh hoạt hơn.Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chọn đơn vị có quy trình, cam kết phản hồi, bảo mật dữ liệu và báo cáo minh bạch.

Nếu doanh nghiệp đang phân vân giữa tự tuyển người và thuê dịch vụ, có thể xem thêm "So sánh IT nội bộ và IT thuê ngoài" để hiểu rõ hơn từng mô hình trước khi quyết định.

Điều quan trọng là không nên đợi đến khi mất dữ liệu hoặc hệ thống sập mới tìm người xử lý. IT Doctor Helpdesk là một ví dụ về mô hình hỗ trợ IT thuê ngoài có thể giúp SME chuyển từ cách sửa lỗi chắp vá sang quản trị hệ thống có quy trình.

Cần chuẩn bị những gì để tiến hành khảo sát hiện trạng IT?

Trước khi chọn giải pháp, doanh nghiệp cần biết hệ thống của mình đang “thủng” ở đâu. Khảo sát hiện trạng IT là bước giúp nhìn lại toàn bộ mạng, thiết bị, dữ liệu, quy trình hỗ trợ và các rủi ro đang tồn tại.

Để quá trình khảo sát nhanh và chính xác hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước:

• Số lượng máy tính, laptop, máy in, máy scan.
• Số lượng nhân sự đang sử dụng thiết bị.
• Diện tích văn phòng, số tầng, số khu vực làm việc.
• Thiết bị mạng đang dùng: modem, router, Wi-Fi, switch nếu có.
• Các phần mềm quan trọng: kế toán, bán hàng, CRM, ERP, email, lưu trữ dữ liệu.
• Cách dữ liệu đang được lưu: trên máy cá nhân, ổ cứng ngoài, NAS hay cloud (nền tảng lưu trữ qua internet).
• Các sự cố hay gặp: rớt mạng, máy in lỗi, máy chậm, phần mềm treo, mất file, virus.
• Người đang nắm mật khẩu thiết bị mạng, email, phần mềm và dữ liệu quan trọng.
• Nhu cầu hỗ trợ: kiểm tra một lần, bảo trì định kỳ, Helpdesk hằng tháng hoặc hỗ trợ onsite.

Mục tiêu của khảo sát không phải là bán ngay một gói dịch vụ, mà là giúp doanh nghiệp thấy rõ điểm yếu. Khi biết hệ thống đang rủi ro ở đâu, chủ doanh nghiệp mới có thể quyết định nên tự xử lý, thuê ngoài một phần hay dùng dịch vụ quản trị IT định kỳ.

Đăng ký khảo sát hiện trạng IT toàn diện miễn phí cùng CDC Technologies

CDC Technologies cung cấp dịch vụ khảo sát hiện trạng IT cho doanh nghiệp SME đang gặp lỗi hệ thống lặp lại, thiếu người phụ trách IT hoặc muốn đánh giá lại mức độ an toàn trước khi sự cố lớn xảy ra.

Trong quá trình khảo sát, chuyên gia CDC có thể kiểm tra tổng quan các nhóm hạng mục:

• Tình trạng mạng nội bộ và Wi-Fi.
• Thiết bị văn phòng như PC, laptop, máy in, máy scan.
• Cách doanh nghiệp đang lưu trữ và sao lưu dữ liệu.
• Rủi ro bảo mật cơ bản từ tài khoản, mật khẩu, phần mềm và thiết bị.
• Các lỗi lặp lại đang ảnh hưởng đến vận hành.
• Mức độ cần thiết của dịch vụ IT Helpdesk hoặc mô hình hỗ trợ IT định kỳ.

Sau khảo sát, doanh nghiệp nhận được đánh giá trung thực về tình trạng hệ thống, các lỗ hổng cần ưu tiên và đề xuất phương án phù hợp. Nếu hệ thống chỉ cần bảo trì nhẹ, CDC sẽ khuyến nghị theo hướng gọn. Nếu hệ thống có rủi ro lớn về dữ liệu, mạng hoặc bảo mật, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để xử lý trước khi thiệt hại xảy ra.

Công ty Cổ phần Công Nghệ CDC
Trụ sở chính: 447 Nguyễn Khang, P. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline 1: 0983.366.022 (Hà Nội)
CN.HCM: 28 Bis Nguyễn Văn Vĩnh, Phường Tân Sơn Nhất, TP Hồ Chí Minh
Hotline 2: 0938.898.328 (TP.HCM)
Website: maytinhcdc.vn- Facebook: https://www.facebook.com/maytinhcdc.official/
Youtube: https://www.youtube.com/@Maytinhcdcvn- TikTok: https://www.tiktok.com/@maytinhcdc.vn