Khảo sát phòng họp trước khi lắp đặt hệ thống hội nghị: Cần kiểm tra những gì?

Khảo sát phòng họp trước lắp đặt cần xác định mục tiêu gì?

Mục tiêu của khảo sát là thu đủ dữ liệu để thiết kế hệ thống theo căn phòng và cách sử dụng thực tế, không phải chỉ đo chiều dài và chiều rộng.

Một phòng có 10 ghế nhưng bàn dài có thể cần camera khác phòng 10 ghế bố trí compact. Tương tự, phòng dùng chủ yếu để họp nội bộ khác phòng thường xuyên đào tạo, trình chiếu hoặc kết nối nhiều điểm cầu.

Sau khảo sát, đội triển khai nên biết được:

• Vùng camera cần quan sát.
• Vị trí người nói và phạm vi audio.
• Số lượng và vị trí màn hình.
• Nền tảng và cách người dùng vào cuộc họp.
• Thiết bị hiện hữu có thể giữ lại.
• Mạng, nguồn và cabling đã đáp ứng hay chưa.
• Những hạng mục phải xử lý trước khi lắp đặt.

Kích thước và layout phòng cần đo những gì?

Cần đo không chỉ kích thước tổng thể mà cả các khoảng cách ảnh hưởng trực tiếp tới camera, màn hình và micro.

Ngoài số đo, cần ghi lại cửa ra vào, vách kính, tủ, cột và những vật cản có thể ảnh hưởng tới vị trí lắp thiết bị.

Khảo sát camera cần kiểm tra vị trí, khoảng cách và ánh sáng ra sao?

Camera phải nhìn được đúng vùng cần họp từ vị trí có thể thi công thực tế. Vì vậy, cần đánh giá đồng thời góc nhìn, khoảng cách, ánh sáng và vị trí lắp.

Các điểm cần kiểm tra gồm:

• Vị trí camera dự kiến so với tâm bàn họp.
• Người gần và xa camera nhất.
• Camera có cần lấy toàn cảnh hay cận từng vùng.
• Presenter có di chuyển ngoài vùng bàn họp hay không.
• Có cần một hay nhiều camera.
• Nguồn sáng mạnh hoặc cửa kính có nằm phía sau người tham gia không.
• Vị trí lắp có sẵn nguồn, mạng hoặc tuyến cáp phù hợp không.

Nếu người ở xa camera cần xuất hiện rõ hơn, lúc đó mới đánh giá PTZ hoặc zoom. Nếu toàn bộ nhóm nằm trong một vùng gần camera, camera góc rộng có thể đơn giản hơn.

Khảo sát âm thanh cần nghe và quan sát những gì?

Khảo sát audio phải xác định được người nói ở đâu, tiếng ồn đến từ đâu và căn phòng có mức phản xạ âm như thế nào.

Không nên chỉ lấy diện tích phòng rồi suy ra phạm vi micro. Trần, kính, tường cứng, điều hòa, tiếng máy móc và khoảng cách giữa người nói với micro đều ảnh hưởng tới chất lượng thu âm.

Cần ghi nhận:

• Các vị trí người thường xuyên phát biểu.
• Khoảng cách từ người nói tới micro dự kiến.
• Tiếng điều hòa, quạt hoặc tiếng ồn bên ngoài.
• Hiện tượng vang khi nói trong phòng.
• Hệ micro, mixer, ampli và loa đang có.
• Phòng cần audio tích hợp hay hệ thống âm thanh riêng.

Màn hình và nhu cầu chia sẻ nội dung cần khảo sát thế nào?

Cần biết người dùng nhìn gì trong cuộc họp và nội dung thường được chia sẻ theo cách nào trước khi quyết định một hay hai màn hình.

Một phòng thường xuyên xem bảng số liệu hoặc bản vẽ cần chú ý khoảng cách nhìn hơn phòng chủ yếu dùng để video call. Nếu cần xem đồng thời người tham gia và nội dung, hai màn hình có thể tạo giá trị rõ hơn.

Khi khảo sát, nên hỏi:

• Người xa nhất ngồi cách màn hình bao xa.
• Hiện có một hay nhiều màn hình.
• Nội dung thường là slide, bảng tính, bản vẽ hay video.
• Có cần xem nội dung và người tham gia đồng thời không.
• Laptop kết nối có dây hay chia sẻ không dây.
• Người dùng có thường xuyên gặp khó khăn khi chọn nguồn hiển thị không.

Từ đó mới xác định kích thước màn hình, số lượng màn hình và workflow chia sẻ phù hợp.

Mạng, nguồn và đường cáp cần kiểm tra những gì?

Khảo sát hạ tầng phải xác định thiết bị sẽ được cấp nguồn và kết nối bằng đường nào trước khi chốt vị trí lắp.

Ngoài phần vật lý, IT có thể cần xác nhận dải mạng, VLAN, chính sách firewall hoặc các yêu cầu mạng khác tùy kiến trúc và nền tảng của doanh nghiệp.

Thiết bị phòng họp hiện có cần được kiểm tra như thế nào?

Cần lập danh sách thiết bị hiện hữu và xác định thiết bị nào có thể giữ lại, thiết bị nào phải thay hoặc cần kiểm tra thêm khả năng tương thích.

Các thiết bị thường cần ghi nhận gồm màn hình, camera, micro, mixer, loa, ampli, switch, PC phòng họp và hệ thống điều khiển đang sử dụng.

Với mỗi thiết bị, cần biết:

• Model và tình trạng hoạt động.
• Cổng kết nối hiện có.
• Vị trí đang lắp.
• Có tương thích với phương án mới hay không.
• Có cần adapter hoặc converter bổ sung không.
• Có nên giữ lại xét theo hiệu quả vận hành dài hạn hay không.

Mục tiêu không phải giữ lại càng nhiều thiết bị càng tốt mà là tận dụng những thiết bị còn phù hợp mà không làm kiến trúc mới trở nên phức tạp không cần thiết.

Cách người dùng họp cần được hỏi trước khi chọn thiết bị ra sao?

Khảo sát phải ghi nhận workflow thực tế vì cùng một căn phòng có thể cần kiến trúc khác nhau tùy cách người dùng tham gia cuộc họp.

Cần biết doanh nghiệp ưu tiên Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, hệ thống điểm cầu riêng hay thường xuyên nhận cuộc họp từ nhiều nền tảng khác nhau.

Ngoài nền tảng, nên hỏi:

• Người dùng muốn vào phòng và họp trực tiếp hay cắm laptop.
• Có thường xuyên mời khách ngoài doanh nghiệp không.
• Ai là người bắt đầu và điều khiển cuộc họp.
• Có nhu cầu BYOD hay Device Mode không.
• Có presenter di chuyển hay chỉ họp quanh bàn.
• Phòng có cần workflow giống các phòng khác trong doanh nghiệp hay không.

Đầu ra của buổi khảo sát cần có những gì trước khi chốt phương án?

Sau khảo sát, doanh nghiệp cần có đủ dữ liệu để chuyển sang thiết kế và lựa chọn cấu hình, thay vì chỉ có một vài số đo hoặc hình ảnh căn phòng.

Từ bộ dữ liệu này, doanh nghiệp mới nên chuyển sang bước xác định thiết bị và phạm vi triển khai cụ thể.

Sau khi hoàn tất khảo sát, xem tiếp Các hạng mục cần có khi lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp.