Microsoft Teams Rooms là gì? Phòng họp cần những phần cứng nào?

Microsoft Teams Rooms là gì?

Microsoft Teams Rooms là mô hình phòng họp được thiết kế để vận hành Microsoft Teams như một hệ thống cố định của phòng, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào laptop cá nhân của từng người tham gia.

Người dùng bước vào phòng có thể sử dụng thiết bị điều khiển của phòng để tham gia cuộc họp đã được lên lịch, sử dụng camera, micro, loa và màn hình đã được cấu hình sẵn.

Điểm quan trọng là Teams Rooms không chỉ là một camera hay video bar. Đây là một cấu hình gồm phần mềm, thiết bị xử lý và các thành phần AV của phòng.

Microsoft Teams Rooms khác họp Teams trên laptop như thế nào?

Khác biệt chính nằm ở thiết bị nào chịu trách nhiệm vận hành cuộc họp. Khi họp Teams thông thường, laptop cá nhân chạy ứng dụng và kết nối camera, micro, loa. Với Teams Rooms, phòng có cấu hình xử lý và điều khiển cố định.

Nếu doanh nghiệp chủ yếu muốn người dùng mang laptop vào và sử dụng thiết bị USB của phòng, đó là một workflow khác và cần được phân biệt với Teams Rooms cố định.

Một phòng Microsoft Teams Rooms cần những phần cứng nào?

Một hệ thống Teams Rooms có hình ảnh và âm thanh đầy đủ thường cần thiết bị xử lý, camera, micro, loa, màn hình và phương tiện điều khiển cuộc họp.

Danh sách mua thực tế có thể ngắn hơn hoặc dài hơn vì một video bar all-in-one có thể tích hợp nhiều thành phần, trong khi phòng modular sẽ tách các chức năng thành nhiều thiết bị riêng.

Camera trong Teams Rooms cần đáp ứng điều gì?

Camera phải bao phủ đúng vùng người tham gia trong layout thực tế, không chỉ đạt một độ phân giải nhất định.

Khi đánh giá camera cần kiểm tra:

• Camera có lấy đủ hai bên bàn không.
• Người ngồi xa nhất có còn đủ rõ không.
• Có cần framing người nói hoặc cả nhóm không.
• Có bục trình bày, bảng hoặc vùng phụ cần camera quan sát không.
• Phòng có cần camera rời, PTZ hoặc nhiều camera hay không.

Micro và loa trong Teams Rooms cần thiết kế như thế nào?

Audio cần đảm bảo người nói ở vị trí xa nhất vẫn được thu rõ và mọi người trong phòng đều nghe rõ đầu cầu từ xa.

Phòng nhỏ có thể sử dụng micro và loa tích hợp trong video bar nếu vùng thu đủ. Khi bàn dài hơn hoặc phòng có điều kiện âm học phức tạp, doanh nghiệp có thể phải đánh giá micro mở rộng, micro bàn, micro trần hoặc hệ loa riêng.

Các câu hỏi nên kiểm tra gồm:

• Người nói xa nhất cách micro bao nhiêu.
• Phòng có nhiều kính hoặc bề mặt gây vọng không.
• Loa tích hợp có đủ cho người ở cuối phòng không.
• Có cần hệ audio ngoài hoặc DSP không.
• Audio ngoài có tương thích với kiến trúc room system dự kiến không.

Nếu camera phù hợp nhưng vùng audio không đủ, cấu hình Teams Rooms vẫn chưa hoàn chỉnh.

Microsoft Teams Rooms cần một hay hai màn hình?

Số màn hình nên được xác định theo cách phòng hiển thị người tham gia và nội dung, không phải chỉ theo quy mô phòng.

Một màn hình có thể đủ nếu người dùng chủ yếu xem một luồng nội dung tại một thời điểm. Hai màn hình đáng cân nhắc khi muốn tách rõ người tham gia từ xa và nội dung chia sẻ.

Ngoài số lượng, kích thước màn hình và khoảng cách tới người xem xa nhất cũng cần được kiểm tra để bảo đảm nội dung đọc được trong phòng thực tế.

Thiết bị xử lý và bộ điều khiển trong Teams Rooms làm gì?

Thiết bị xử lý là thành phần chạy môi trường Teams Rooms và kết nối các thiết bị của phòng. Bộ điều khiển cung cấp giao diện để người dùng thao tác cuộc họp tại bàn.

Tùy kiến trúc, lớp xử lý có thể được tích hợp trong video bar all-in-one hoặc nằm trong một thiết bị room compute riêng. Vì vậy, không phải mọi phòng Teams Rooms đều có cùng số lượng hộp thiết bị.

Bộ điều khiển thường phục vụ các thao tác như:

• Tham gia cuộc họp đã được lên lịch.
• Bắt đầu hoặc kết thúc cuộc họp.
• Bật, tắt micro.
• Điều chỉnh các chức năng phòng được hỗ trợ.
• Quản lý trải nghiệm họp mà không cần thao tác trực tiếp trên laptop cá nhân.

Nên dùng Teams Rooms tích hợp hay hệ modular?

Kiến trúc nên được chọn theo mức độ mà camera, audio và xử lý cần tách rời.

Phòng nhỏ và vừa thường dễ đáp ứng bằng cấu hình tích hợp hơn, nhưng đây không phải quy tắc tuyệt đối. Phòng lớn cũng có thể dùng video bar nếu vùng camera và audio đáp ứng.

Ngược lại, khi phòng có nhiều camera, micro trần, DSP hoặc hệ loa riêng, modular thường là hướng cần đánh giá.

Checklist trước khi chọn phần cứng Microsoft Teams Rooms

Trước khi chuyển sang model, doanh nghiệp nên xác định nhu cầu phòng và kiến trúc cần triển khai.

Sau checklist này, doanh nghiệp mới nên chuyển sang việc chọn dòng hoặc model Teams Rooms cụ thể.

Sau khi hiểu Teams Rooms cần những thiết bị gì thì chọn model thế nào?

Sau khi xác định camera, audio, màn hình và kiến trúc xử lý, bước tiếp theo là đối chiếu thiết bị theo quy mô và layout của từng phòng. Dùng kích thước, khoảng cách, camera, micro và mức độ tích hợp để thu hẹp cấu hình thay vì chọn thiết bị chỉ theo tên phòng nhỏ, vừa hay lớn.

Với hệ sinh thái HP Poly, doanh nghiệp có thể đi theo hướng video bar all-in-one cho phòng nhỏ, vừa hoặc lớn, hoặc chuyển sang hệ modular nếu camera và audio cần bố trí độc lập.

Xem tiếp Cách chọn thiết bị HP Poly cho Microsoft Teams Rooms theo quy mô phòng để chuyển từ cấu trúc phần cứng sang phương án phù hợp.