Cách cài đặt và lấy file scan từ máy photocopy Ricoh qua mạng LAN văn phòng

CDC Technologies hướng dẫn cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh qua mạng LAN, cài Folder Share, xử lý lỗi scan to folder và tối ưu cho văn phòng.

Setup máy photocopy Ricoh cho văn phòng nhiều người dùng thường vướng ở 3 điểm: không biết IP máy photocopy Ricoh, chưa tạo đúng folder share Ricoh, hoặc scan xong không biết file scan máy Ricoh lưu ở đâu. Với doanh nghiệp, lỗi này không chỉ làm phiền một người, mà có thể khiến cả bộ phận hành chính, kế toán, kho vận hoặc nhân sự bị chậm xử lý hồ sơ.

Bài viết này hướng dẫn cách cài scan qua mạng nội bộ cho máy photocopy Ricoh, thiết lập thư mục dùng chung trên máy tính, cấu hình Scan to Folder và xử lý các lỗi thường gặp như máy photocopy Ricoh không gửi file scan, sai quyền truy cập thư mục scan hoặc lỗi SMB trong mạng LAN văn phòng.

Các khái niệm mạng nội bộ cần biết trước khi cài Scan to Folder

Trước khi cài đặt, người dùng cần hiểu nhanh một số khái niệm cơ bản. Nếu không nắm các khái niệm này, quá trình cài đặt rất dễ lỗi: máy scan được nhưng không gửi file, máy tính thấy máy photocopy nhưng không mở được folder, hoặc scan xong không biết file nằm ở đâu.

IP máy photocopy Ricoh là gì?

IP là địa chỉ mạng của máy photocopy Ricoh trong hệ thống LAN của văn phòng. Địa chỉ này thường có dạng như 192.168.1.50 hoặc 192.168.10.200. Người dùng hoặc IT dùng IP này để truy cập trang quản trị Web Image Monitor trên trình duyệt và cấu hình các tính năng như scan, in, address book, thư mục đích.

SMB / Folder Share là gì?

SMB là giao thức chia sẻ file trong mạng nội bộ. Khi cài Scan to Folder, máy Ricoh sẽ gửi file scan về một thư mục được chia sẻ trên máy tính, server hoặc NAS. Thư mục này thường gọi là Shared Folder hoặc Folder Share. Ví dụ: \\PC-HANHCHINH\Scan_Ricoh.

Quyền truy cập thư mục scan quan trọng thế nào?

Máy Ricoh chỉ gửi file được nếu thư mục nhận file cho phép truy cập và có quyền ghi file. Nếu cấp quyền sai, máy có thể báo lỗi gửi file, lỗi xác thực hoặc không lưu được file scan. Với doanh nghiệp, phần quyền truy cập càng quan trọng vì thư mục scan có thể chứa hợp đồng, báo giá, chứng từ kế toán hoặc hồ sơ nhân sự.

Nói ngắn gọn, để cài scan Ricoh qua mạng LAN ổn định, doanh nghiệp cần kiểm soát đủ 4 yếu tố: 

• IP máy Ricoh
• Thư mục dùng chung
• Tài khoản truy cập
• Quyền ghi file

Hướng dẫn cách cài scan qua mạng nội bộ cho máy photocopy Ricoh

Phần dưới đây mô tả cách cài đặt phổ biến trong văn phòng: tạo thư mục dùng chung trên máy tính Windows, sau đó cấu hình máy Ricoh gửi file scan về thư mục đó qua mạng LAN.

Lưu ý: Tên menu có thể khác nhau tùy model Ricoh và phiên bản firmware. Với văn phòng có server, NAS, domain hoặc chính sách bảo mật riêng, nên để IT nội bộ hoặc đơn vị kỹ thuật kiểm tra trước khi thay đổi cấu hình.

Bước 1: Tạo Folder Share Ricoh và phân quyền trên máy tính

Trước tiên, cần tạo một thư mục dùng để nhận file scan từ máy photocopy Ricoh. Nên tạo thư mục ở ổ dữ liệu dễ quản lý, ví dụ ổ D, không nên để lẫn trong Desktop cá nhân nếu nhiều người cùng dùng.

Cách thực hiện trên Windows:

• Tạo thư mục mới, ví dụ: D:\Scan_Ricoh.
• Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Properties.
• Vào tab Sharing.
• Chọn Advanced Sharing.
• Tích Share this folder.
• Đặt Share name ngắn gọn, ví dụ: Scan_Ricoh.
• Chọn Permissions.
• Cấp quyền phù hợp cho người dùng cần truy cập.

Có 2 cách phân quyền thường gặp:

• Cách nhanh để test: Có thể cấp quyền cho Everyone để kiểm tra kết nối ban đầu. Tuy nhiên, cách này không nên dùng lâu dài nếu thư mục chứa tài liệu nội bộ quan trọng.

• Cách phù hợp hơn cho doanh nghiệp: Tạo một user riêng, ví dụ scanuser, đặt mật khẩu ổn định và chỉ cấp quyền ghi file vào thư mục scan. Cách này giúp doanh nghiệp quản lý bảo mật tốt hơn, tránh việc mọi người trong mạng đều truy cập được tài liệu scan.

Sau khi share xong, đường dẫn thư mục thường có dạng:

\\Ten-May-Tinh\Scan_Ricoh hoặc: \\Dia-chi-IP-May-Tinh\Scan_Ricoh

Ví dụ:

\\PC-HANHCHINH\Scan_Ricoh hoặc: \\192.168.1.25\Scan_Ricoh

Lưu ý quan trọng về Firewall:

Trong môi trường doanh nghiệp, nên kiểm tra và cho phép đúng các rule cần thiết như File and Printer Sharing, SMB-In hoặc để IT cấu hình firewall theo chính sách mạng nội bộ. Cách này giúp máy Ricoh ghi file vào thư mục share mà vẫn hạn chế rủi ro bảo mật.

Điểm cần kiểm tra thêm:

• Máy tính chứa thư mục scan phải bật khi người dùng cần scan.
• Máy Ricoh và máy tính phải cùng mạng LAN.
• Tài khoản dùng để scan phải có mật khẩu ổn định.
• Firewall trên Windows cần cho phép File and Printer Sharing/SMB.
• Không nên đổi tên máy tính, đổi mật khẩu user hoặc đổi đường dẫn thư mục sau khi đã cấu hình.

Bước 2: Tìm và truy cập địa chỉ IP máy photocopy Ricoh trên trình duyệt

Để cấu hình Scan to Folder, cần biết IP của máy photocopy Ricoh. Có thể tìm IP theo một trong các cách sau:

• Xem trực tiếp trên màn hình máy photocopy Ricoh trong phần Network/Interface Settings.
• In trang cấu hình mạng của máy.
• Hỏi IT nội bộ nếu máy Ricoh đã được gán IP tĩnh.
• Kiểm tra trên router, switch quản lý hoặc phần mềm quản trị mạng nếu văn phòng có hệ thống IT riêng.

Sau khi có IP, mở trình duyệt trên máy tính cùng mạng LAN và nhập địa chỉ IP vào thanh địa chỉ. Ví dụ: http://192.168.1.50

Nếu truy cập được, trình duyệt sẽ mở giao diện quản trị Web Image Monitor của Ricoh. Đây là nơi cấu hình address book, scan destination, mạng, email và các tính năng quản trị khác.

Nếu không truy cập được IP máy Ricoh, hãy kiểm tra:

• Máy tính và máy Ricoh có cùng dải mạng không.
• Máy Ricoh có đang bật và kết nối mạng không.
• Địa chỉ IP có bị thay đổi không.
• Có ping được IP máy Ricoh từ máy tính không.
• Firewall, VLAN hoặc chính sách mạng có đang chặn truy cập không.

Trong môi trường văn phòng, nên gán IP tĩnh hoặc DHCP reservation cho máy photocopy Ricoh. Nếu để IP tự động thay đổi, người dùng có thể gặp lỗi mất kết nối, không in được hoặc không scan được sau khi router cấp lại IP.

Bước 3: Đăng nhập Web Image Monitor và cấu hình Scan to Folder

Sau khi truy cập được Web Image Monitor, cần đăng nhập bằng tài khoản quản trị của thiết bị. Tùy model Ricoh, tài khoản mặc định và giao diện có thể khác nhau; nếu doanh nghiệp đã đổi mật khẩu quản trị, nên hỏi IT nội bộ hoặc người phụ trách thiết bị.

Các thông tin cần nhập khi cấu hình Scan to Folder gồm:

• Name: Tên hiển thị trên máy Ricoh, ví dụ “Scan Hanh Chinh” hoặc “Scan Ke Toan”.
• Protocol: Chọn SMB.
• Path: Đường dẫn thư mục share, ví dụ \\PC-HANHCHINH\Scan_Ricoh.
• User Name: Tên user có quyền truy cập thư mục scan.
• Password: Mật khẩu của user đó.
• Folder Authentication Info: Thông tin xác thực để máy Ricoh ghi file vào thư mục.
• File Format: PDF, JPEG, TIFF tùy nhu cầu.
• Scan Settings: Độ phân giải, màu/đen trắng, 1 mặt/2 mặt nếu model hỗ trợ.

Một số lưu ý khi nhập Path:

• Không nhập sai dấu \.
• Không dùng đường dẫn nội bộ kiểu D:\Scan_Ricoh; máy Ricoh cần đường dẫn mạng dạng \\TenMay\TenThuMucShare.
• Nếu dùng tên máy tính bị lỗi, thử dùng IP máy tính: \\192.168.1.25\Scan_Ricoh.
• Nếu văn phòng dùng domain, cần nhập đúng định dạng user theo hệ thống.
• Nếu máy tính đổi mật khẩu, phải cập nhật lại password trong cấu hình Scan to Folder.

Sau khi lưu cấu hình, quay lại màn hình máy photocopy Ricoh, chọn chức năng Scanner, chọn điểm đến vừa tạo và scan thử một tài liệu. Nếu file xuất hiện trong thư mục dùng chung, cấu hình đã thành công.

Bước 4: Cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh với 2 trường hợp

Đây là phần cần tách rõ để tránh nhầm giữa scan về thư mục dùng chung và scan lưu trong Document Server của máy Ricoh.

Cách 1: Lấy file qua Scan to Folder

Đây là cách phù hợp hơn cho văn phòng nhiều người dùng. Khi người dùng chọn điểm đến đã cấu hình trên máy Ricoh, file scan sẽ được gửi thẳng về thư mục dùng chung trên máy tính, server hoặc NAS.

Cách lấy file:

• Mở File Explorer trên Windows.
• Nhập đường dẫn thư mục dùng chung vào thanh địa chỉ.
• Ví dụ: \\PC-HANHCHINH\Scan_Ricoh.
• Tìm file mới nhất theo thời gian scan.
• Copy file về máy cá nhân nếu cần xử lý tiếp.
• Đổi tên file theo quy ước của phòng ban để dễ tìm lại.

Nếu văn phòng có nhiều phòng ban, nên tách thư mục scan theo nhóm:

• Scan_KeToan
• Scan_HanhChinh
• Scan_NhanSu
• Scan_Kho
• Scan_HopDong

Cách tổ chức này giúp hạn chế nhầm lẫn tài liệu và giảm câu hỏi lặp lại kiểu “scan xong file nằm ở đâu?”. Với tài liệu nhạy cảm, doanh nghiệp nên phân quyền riêng cho từng thư mục thay vì để tất cả nhân viên truy cập chung một folder.

Cách 2: Lấy file qua Document Server trên máy Ricoh

Trường hợp này áp dụng khi người dùng chọn Store File hoặc Store to HDD trên máy photocopy Ricoh. Khi đó, file không gửi ngay về folder share, mà được lưu trong bộ nhớ/Document Server của máy Ricoh. Người dùng cần truy cập Web Image Monitor để tải file về.

Cách thực hiện:

• Tại màn hình Scan của máy Ricoh, chọn Store File.
• Chọn Store to HDD nếu máy có tùy chọn này.
• Đặt tài liệu vào khay ADF hoặc mặt kính.
• Chọn Start để scan.
• Trên máy tính cùng mạng LAN, mở trình duyệt và nhập IP máy Ricoh.
• Vào Document Server.
• Chọn file vừa scan.
• Chọn định dạng tải về, ví dụ PDF.
• Tải file xuống máy tính và đổi tên theo nhu cầu.

Lưu ý: Cách này phù hợp khi người dùng cần lưu tạm file trên máy Ricoh, nhưng không tối ưu cho văn phòng nhiều người dùng vì dễ nhầm file, khó phân quyền và phụ thuộc vào việc người dùng biết truy cập Document Server. Với doanh nghiệp, Scan to Folder vẫn là phương án nên ưu tiên vì file được đưa thẳng về đúng thư mục phòng ban.

Bắt bệnh: Tại sao máy photocopy Ricoh không gửi file scan?

Lỗi máy photocopy Ricoh không gửi file scan thường không chỉ do máy hỏng. Phần lớn trường hợp liên quan đến đường dẫn, quyền truy cập, tài khoản Windows, firewall hoặc cấu hình mạng LAN. Nếu chỉ sửa trên máy Ricoh mà không kiểm tra máy tính nhận file, lỗi rất dễ lặp lại.

Các nguyên nhân phổ biến gồm:

• Sai đường dẫn Path: Máy Ricoh cần đường dẫn mạng dạng \\TenMay\TenThuMucShare. Nếu nhập nhầm thành đường dẫn ổ cứng cục bộ như D:\Scan_Ricoh, máy sẽ không gửi file được.
• Máy tính nhận file đã đổi tên hoặc đổi IP: Nếu cấu hình Scan to Folder dùng tên máy tính hoặc IP cũ, sau khi đổi máy, đổi tên máy hoặc IP thay đổi, máy Ricoh sẽ mất kết nối đến thư mục scan.
• Đổi mật khẩu Windows làm mất quyền truy cập: Nếu user dùng để scan bị đổi mật khẩu nhưng chưa cập nhật lại trên Web Image Monitor, máy Ricoh sẽ báo lỗi xác thực hoặc không gửi được file.
• Quyền truy cập thư mục scan chưa đúng: Nếu user chỉ có quyền đọc mà không có quyền ghi, máy Ricoh có thể truy cập được thư mục nhưng không lưu được file scan.
• Firewall chặn SMB/File Sharing: Windows Firewall hoặc phần mềm bảo mật có thể chặn kết nối SMB, khiến máy Ricoh không ghi file vào thư mục dùng chung. Không nên tắt toàn bộ firewall; nên kiểm tra đúng rule File and Printer Sharing/SMB hoặc nhờ IT cấu hình.
• Máy Ricoh và máy tính khác dải mạng LAN: Nếu máy Ricoh ở một dải mạng, còn máy tính chứa thư mục scan ở dải khác, hai thiết bị có thể không nhìn thấy nhau nếu hệ thống mạng chưa định tuyến hoặc phân quyền đúng.
• SMB không tương thích trên thiết bị Ricoh đời cũ: Một số dòng Ricoh cũ có thể gặp vấn đề tương thích SMB với Windows 10/11 hoặc các chính sách bảo mật mới. Với trường hợp này, không nên tự bật/tắt các giao thức cũ nếu không hiểu rủi ro bảo mật. Doanh nghiệp nên để IT kiểm tra model máy, firmware, phiên bản SMB hỗ trợ và chính sách mạng trước khi cấu hình.
• Máy tính chứa thư mục scan đang tắt hoặc ngủ: Nếu thư mục scan nằm trên một máy tính cá nhân, khi máy đó tắt, sleep hoặc mất mạng, máy Ricoh sẽ không gửi file được. Với doanh nghiệp, nên cân nhắc lưu scan về server, NAS hoặc máy tính cố định luôn bật.

Cách kiểm tra nhanh khi gặp lỗi scan to folder Ricoh:

• Kiểm tra máy Ricoh còn IP đúng không.
• Ping IP máy Ricoh từ máy tính.
• Mở thử đường dẫn shared folder từ một máy khác.
• Kiểm tra user/password dùng cho scan.
• Kiểm tra quyền ghi file vào thư mục.
• Kiểm tra firewall và File and Printer Sharing.
• Scan thử về một thư mục mới để loại trừ lỗi phân quyền cũ.

Giải pháp tối ưu vận hành: Thuê máy photocopy và Dịch vụ IT Helpdesk tại CDC Technologies

Với một người dùng cá nhân, cài Scan to Folder cho Ricoh có thể chỉ là vài bước kỹ thuật. Nhưng trong doanh nghiệp, vấn đề thường nằm ở vận hành: ai được quyền scan, file lưu ở đâu, ai truy cập được, khi đổi mật khẩu thì ai cập nhật lại cấu hình, khi nhân sự mới vào thì ai hỗ trợ kết nối, khi lỗi xảy ra thì ai chịu trách nhiệm xử lý.

Nếu bộ phận hành chính hoặc IT nội bộ phải liên tục xử lý các câu hỏi như “file scan máy Ricoh lưu ở đâu?”, “máy photocopy Ricoh không gửi file scan”, “máy em không mở được thư mục scan”, “scan xong không thấy file”, thì doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian vào những lỗi lặp lại.

CDC Technologies có 2 hướng xử lý cho doanh nghiệp:

Hỗ trợ máy photocopy văn phòng và cấu hình scan qua mạng nội bộ

CDC Technologies hỗ trợ kiểm tra, cấu hình và tối ưu thiết bị photocopy Ricoh trong môi trường văn phòng:

• Kiểm tra kết nối mạng LAN của máy photocopy.
• Gán hoặc rà soát IP máy photocopy Ricoh.
• Tạo và cấu hình Folder Share Ricoh.
• Thiết lập Scan to Folder qua SMB.
• Phân quyền thư mục scan theo phòng ban.
• Kiểm tra lỗi máy photocopy Ricoh không gửi file scan.
• Hỗ trợ xử lý lỗi scan doanh nghiệp liên quan đến mạng, SMB, user/password, firewall.
• Hướng dẫn người dùng lấy file scan từ máy photo Ricoh đúng thư mục.

Thuê máy photocopy Ricoh và hỗ trợ vận hành trọn gói hơn

Với doanh nghiệp không muốn tự mua máy, tự bảo trì, tự thay vật tư hoặc tự xử lý lỗi cấu hình, thuê máy photocopy có thể là phương án tối ưu hơn. Khi thuê thiết bị, doanh nghiệp có thể giảm gánh nặng đầu tư ban đầu, chủ động chi phí và có đội kỹ thuật hỗ trợ khi thiết bị phát sinh lỗi.

Doanh nghiệp đang cần hỗ trợ máy photocopy văn phòng, cài Scan to Folder Ricoh qua mạng LAN hoặc xử lý lỗi scan nội bộ? Liên hệ CDC Technologies để được tư vấn giải pháp hỗ trợ thiết bị văn phòng và dịch vụ IT Helpdesk phù hợp.

Công ty Cổ phần Công Nghệ CDC
Trụ sở chính: 447 Nguyễn Khang, P. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline 1: 0983.366.022 (Hà Nội)
CN.HCM: 28 Bis Nguyễn Văn Vĩnh, Phường Tân Sơn Nhất, TP Hồ Chí Minh
Hotline 2: 0938.898.328 (TP.HCM)
Website: maytinhcdc.vn- Facebook: https://www.facebook.com/maytinhcdc.official/
Youtube: https://www.youtube.com/@Maytinhcdcvn- TikTok: https://www.tiktok.com/@maytinhcdc.vn