Cách tính chi phí trên mỗi trang in cho doanh nghiệp

Chi phí trên mỗi trang in – Cost Per Page (CPP) – được tính bằng cách lấy chi phí vật tư tương ứng chia cho số trang mà vật tư đó có thể tạo ra. Nếu máy có drum, waste toner hoặc maintenance item thay riêng theo chu kỳ, các khoản này cũng nên được phân bổ theo số trang khi doanh nghiệp muốn biết chi phí in sát thực tế hơn.

Tuy nhiên, trước khi tính cần thống nhất phạm vi. CPP chỉ tính toner sẽ cho một con số khác CPP gồm toàn bộ vật tư; nếu cộng thêm giấy, bảo trì hoặc điện thì phạm vi lại rộng hơn. Hai máy chỉ nên được so khi đang sử dụng cùng một cách tính.

Chi phí trên mỗi trang in là gì?

CPP cho biết chi phí trực tiếp để tạo ra một trang in theo một phạm vi đã xác định. Chỉ số này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phải lựa chọn giữa các máy có giá mua gần nhau nhưng sử dụng cartridge, drum hoặc vật tư có mức yield khác nhau.

CPP không phải là giá máy chia cho số trang và cũng không đồng nghĩa với tổng chi phí sở hữu. Đây chủ yếu là chỉ số dùng để đo chi phí phát sinh theo hoạt động in.

Công thức CPP cơ bản cho máy in đen trắng

Nếu chỉ tính toner, công thức đơn giản nhất là:

Ví dụ giả định một cartridge có giá 2.000.000 đồng và yield công bố 5.000 trang:

Con số 400 đồng này mới chỉ phản ánh chi phí toner theo yield dùng trong phép tính. Nó chưa bao gồm drum riêng, giấy, maintenance hoặc các chi phí vận hành khác.

Nếu drum tách riêng thì phải phân bổ thêm chi phí drum

Với model có toner và drum riêng, chỉ lấy giá toner chia yield sẽ làm CPP thấp hơn chi phí vật tư thực tế. Drum cần được phân bổ theo tuổi thọ hoặc sản lượng mà hãng công bố cho hạng mục đó.

Tiếp tục ví dụ giả định:

Các số trên chỉ minh họa cách tính, không phải giá hoặc tuổi thọ của một sản phẩm cụ thể. Khi áp dụng thực tế phải dùng Part Number, giá mua và yield của đúng vật tư.

Waste toner, maintenance kit và vật tư chu kỳ dài tính thế nào?

Nguyên tắc vẫn giống drum: nếu một hạng mục phải thay theo sản lượng và doanh nghiệp muốn tính CPP vật tư đầy đủ, chi phí của nó được phân bổ trên số trang tương ứng.

Tuy nhiên, chỉ nên cộng hạng mục thực sự tồn tại trên model đang tính. Không phải máy nào cũng có drum riêng, waste toner container hay maintenance kit người dùng phải mua.

Máy in màu cần tính riêng Black, Cyan, Magenta và Yellow

Với máy màu sử dụng bốn cartridge K, C, M và Y, chi phí vật tư cho một trang màu không thể lấy riêng giá cartridge đen. Khi cần ước lượng theo yield công bố, doanh nghiệp phải đưa các cartridge màu liên quan vào cùng phép tính.

Công thức này phù hợp để tạo một baseline theo yield công bố khi các cartridge được đo trên bộ trang thử tương ứng. Chi phí thực tế của doanh nghiệp vẫn phụ thuộc mạnh vào loại tài liệu được in.

Nếu phần lớn công việc là văn bản đen trắng và chỉ một phần nhỏ là tài liệu màu, nên theo dõi CPP mono và CPP màu riêng, sau đó áp tỷ lệ sản lượng thực tế. Gộp toàn bộ thành một mức CPP duy nhất có thể che mất chênh lệch rất lớn giữa hai loại job.

Page yield công bố không phải số trang chắc chắn doanh nghiệp sẽ in được

Page yield là sản lượng được xác định theo điều kiện thử tiêu chuẩn hoặc phương pháp mà nhà sản xuất công bố. Nó phù hợp để làm baseline so sánh, nhưng không phải cam kết rằng cartridge luôn tạo đúng số trang đó trong mọi môi trường.

Với toner laser, các tiêu chuẩn thường gặp là ISO/IEC 19752 cho cartridge đen trắng và ISO/IEC 19798 cho cartridge màu. Khi so hai vật tư, nên ưu tiên yield được xác định theo cùng chuẩn hoặc cùng phương pháp.

Đừng nhầm “mỗi trang” với “mỗi tờ giấy”

Khi tính CPP, doanh nghiệp cần thống nhất đơn vị. Một tờ giấy in hai mặt có thể chứa hai trang nội dung, vì vậy chi phí trên mỗi trang in và chi phí trên mỗi tờ giấy không phải lúc nào cũng giống nhau.

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp đưa cả giấy vào phép tính. Chi phí giấy nên phân bổ theo số tờ thực tế sử dụng, không mặc định một trang in luôn bằng một tờ giấy.

Có nên cộng tiền giấy vào CPP?

Có thể, nhưng cần ghi rõ phạm vi. Nếu mục tiêu chỉ là so chi phí máy và vật tư thì nên để giấy ngoài CPP vì cùng một loại giấy có thể được sử dụng cho cả hai model.

Nếu doanh nghiệp muốn tính chi phí trực tiếp để tạo tài liệu giấy, có thể cộng thêm chi phí giấy:

Cách nào cũng được nếu toàn bộ phương án được so trên cùng một định nghĩa. Sai lầm thường gặp không phải là có hay không cộng giấy, mà là phương án A có giấy còn phương án B lại không.

Cách tính CPP thực tế từ lịch sử thay vật tư

Sau khi máy đã vận hành đủ lâu, doanh nghiệp có thể dùng dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào yield catalogue. Cách này phản ánh chính kiểu tài liệu và thói quen in của tổ chức.

Cần ghi counter tại thời điểm thay vật tư, tổng chi phí vật tư trong giai đoạn và loại vật tư đã thay.

Ví dụ, counter tăng 20.000 trang trong sáu tháng và doanh nghiệp đã sử dụng tổng cộng 9.000.000 đồng tiền toner, drum và vật tư được đưa vào phạm vi tính:

9.000.000 ÷ 20.000 = 450 đồng/trang.

Cách này đặc biệt hữu ích khi muốn kiểm tra xem chi phí vận hành thực tế có đang lệch nhiều so với dự toán ban đầu hay không.

Starter cartridge có thể làm sai dự toán nếu dùng nhầm yield

Một số máy được giao kèm cartridge ban đầu có yield khác cartridge replacement bán riêng. Nếu mục tiêu là tính chi phí vận hành trong nhiều năm, doanh nghiệp nên lấy giá và yield của vật tư replacement sẽ mua định kỳ.

Cartridge đi kèm máy vẫn cần được ghi nhận khi tính chi phí giai đoạn đầu, nhưng không nên dùng yield của nó để đại diện cho toàn bộ vòng đời nếu vật tư mua bổ sung có cấu hình khác.

Khi so CPP giữa hai máy, phải khóa cùng phạm vi tính

Một bảng CPP chỉ có giá trị nếu hai phương án sử dụng cùng loại dữ liệu. Trước khi kết luận model nào có chi phí thấp hơn, nên kiểm tra các biến dưới đây.

CPP thấp chưa chắc máy có tổng chi phí thấp

CPP rất hữu ích để so chi phí phát sinh theo sản lượng, nhưng nó không phản ánh giá mua máy, bảo trì ngoài vật tư, điện, thời gian IT hỗ trợ hay tổn thất khi thiết bị dừng.

Vì vậy một máy có CPP 350 đồng/trang chưa thể được kết luận là kinh tế hơn một máy 400 đồng/trang nếu chưa biết sản lượng, giá đầu tư và các chi phí khác. Chênh lệch 50 đồng chỉ tạo ra giá trị đáng kể khi được nhân với workload đủ lớn.

Chính workload quyết định mức độ quan trọng của CPP. Máy phục vụ vài trăm trang và máy phục vụ hàng chục nghìn trang mỗi tháng không nên sử dụng cùng trọng số chi phí vật tư trong quyết định mua.

Doanh nghiệp cần những dữ liệu nào để tự tính CPP?

Không cần một bảng tính phức tạp. Chỉ cần thu đúng dữ liệu của đúng model và giữ cùng phạm vi tính.

CDC Technologies có thể hỗ trợ chuẩn hóa các dữ liệu này theo từng model để doanh nghiệp tránh trường hợp so giá cartridge nhưng bỏ sót drum hoặc vật tư theo chu kỳ.

Sau khi có CPP, nên dùng con số này thế nào?

CPP trả lời tốt câu hỏi “mỗi trang đang tiêu tốn bao nhiêu tiền vật tư”. Khi cần quyết định mua thiết bị, con số này phải được đặt cạnh sản lượng dự kiến, giá đầu tư, maintenance, điện, downtime và thời gian sử dụng.

Đây là bước chuyển từ chi phí trên từng trang sang tổng chi phí sở hữu của cả phương án. Khi so hai máy, không nên để một CPP thấp che khuất việc thiết bị không phù hợp workload hoặc phát sinh các chi phí khác.