Cách đo sản lượng in và scan hằng tháng cho doanh nghiệp

Muốn biết doanh nghiệp thực sự cần máy in hoặc máy scan công suất nào, trước hết phải đo được sản lượng sử dụng theo tháng và mức tải vào thời điểm cao điểm. Với máy in, có thể lấy chênh lệch counter hoặc log in; với máy scan, dùng scan counter, log của thiết bị/phần mềm hoặc ghi nhận theo batch. Quan trọng là phải thống nhất đơn vị ngay từ đầu để không nhầm giữa trang, mặt, tờ giấy và số job.

Trước khi đo, cần thống nhất đang đếm “trang”, “mặt” hay “tờ giấy”

Sai số thường bắt đầu từ việc các phòng ban dùng cùng một từ “trang” nhưng thực tế đang nói tới những đơn vị khác nhau. Với in hai mặt hoặc scan hai mặt, sự khác biệt càng rõ.

Cách đo sản lượng in hằng tháng bằng counter

Counter trên thiết bị là cách đơn giản và đáng tin cậy để biết máy đã xử lý bao nhiêu trang trong một giai đoạn, nếu model có counter phù hợp với dữ liệu cần đo.

Cách làm cơ bản là ghi counter tại đầu kỳ và cuối kỳ:

Ví dụ, ngày 1/9 counter in là 125.400 và ngày 30/9 là 137.900:

137.900 − 125.400 = 12.500 trang trong tháng.

Nếu thiết bị cho phép tách riêng Black/Color, A4/A3 hoặc Print/Copy thì nên lưu từng counter riêng. Một con số total duy nhất có thể không đủ để biết workload thực sự đến từ đâu.

Với MFP, không nên gộp Print và Copy nếu cần phân tích nhu cầu

Print và Copy đều tạo đầu ra giấy và đều tạo tải lên print engine, nhưng chúng là hai workflow khác nhau. Nếu thiết bị có counter riêng, nên giữ dữ liệu tách biệt.

Nếu thiết bị chỉ cung cấp total counter và không tách được chức năng, vẫn có thể sử dụng để ước lượng tải tổng, nhưng nên ghi rõ giới hạn của dữ liệu thay vì suy đoán tỷ lệ Print/Copy.

Khi nào cần dùng print server hoặc log thay vì chỉ nhìn counter?

Counter cho biết tổng lượng in nhưng không giải thích ai đang in, lúc nào tải tăng hoặc loại job nào tạo điểm nghẽn. Khi cần phân tích sâu hơn, log từ print server, phần mềm accounting hoặc hệ thống quản trị máy in có giá trị hơn.

Không phải hệ thống nào cũng ghi được đầy đủ các trường trên. Chỉ nên sử dụng dữ liệu thực sự có trong log, không suy ra những thông tin mà hệ thống không theo dõi.

Cách đo sản lượng scan hằng tháng

Đo scan thường khó hơn in vì không phải thiết bị nào cũng có scan counter chi tiết hoặc log tập trung. Nên ưu tiên dữ liệu theo thứ tự: counter của thiết bị → log scan/phần mềm → ghi nhận batch thực tế.

Cách 1 – Dùng scan counter nếu thiết bị có

Ghi counter scan tại đầu và cuối kỳ tương tự máy in. Tuy nhiên cần kiểm tra model đang đếm theo trang, mặt ảnh hay một đơn vị khác trước khi đưa vào bảng.

Cách 2 – Tổng hợp log từ workflow scan

Nếu doanh nghiệp scan qua ứng dụng, scan server, thư mục mạng hoặc hệ thống quản lý tài liệu có log, có thể tổng hợp số batch và số trang/mặt được xử lý trong kỳ. Dữ liệu này còn có thể giúp nhận ra thời điểm scan tập trung nhiều nhất.

Cách 3 – Ghi nhận theo batch khi không có counter

Nếu không có dữ liệu hệ thống, có thể yêu cầu bộ phận sử dụng ghi số batch và số trang scan trong một giai đoạn đại diện. Đây là dữ liệu ước tính, vì vậy cần ghi rõ phương pháp và khoảng thời gian lấy mẫu.

Scan duplex cần tránh nhầm một tờ giấy với một mặt scan

Một bản gốc hai mặt có thể tạo hai image trong một lượt nạp. Vì vậy nếu doanh nghiệp chỉ ghi “500 tờ scan” nhưng không biết bao nhiêu tờ hai mặt thì khó đối chiếu chính xác với thông lượng scanner.

Khi sizing scanner, nên ưu tiên số mặt cần thu nhận và kích thước batch. Khi tính thời gian thao tác giấy, số tờ vật lý lại là dữ liệu hữu ích hơn.

Không chỉ đo tổng tháng, cần ghi riêng ngày và giờ cao điểm

Hai doanh nghiệp cùng in 10.000 trang/tháng có thể cần cấu hình khác nhau nếu một bên phân bổ đều còn bên kia dồn phần lớn công việc vào vài ngày cuối tháng.

Vì vậy bảng đo nên có ít nhất ba lớp dữ liệu:

Đây là lý do không nên chỉ lấy sản lượng tháng chia đều cho 30 ngày rồi dùng kết quả đó để chọn máy.

Nên đo trong bao lâu để dữ liệu đủ dùng?

Nếu doanh nghiệp đã có counter hoặc log lịch sử, nên lấy nhiều tháng để thấy được mức trung bình và biến động. Nếu bắt đầu đo mới, ít nhất cần chọn một giai đoạn có đủ ngày làm việc và không bị lệch bởi kỳ nghỉ hoặc sự kiện bất thường.

Với phòng ban có chu kỳ rõ như kế toán, hành chính hoặc logistics, nên bảo đảm giai đoạn đo chứa cả thời điểm cao điểm của chu kỳ. Nếu chỉ lấy một tuần ít việc, kết quả sẽ thấp hơn workload thực.

Mẫu bảng theo dõi sản lượng in và scan hằng tháng

Không cần xây dashboard phức tạp ở giai đoạn đầu. Một bảng theo dõi thống nhất theo tháng đã đủ để CDC Technologies hoặc IT nội bộ nhìn thấy workload chính.

Nếu thiết bị không cung cấp một trường dữ liệu, để trống hoặc ghi “không có dữ liệu”. Việc này tốt hơn tự điền một tỷ lệ giả định rồi dùng nó để sizing thiết bị.

Những lỗi thường làm số liệu sản lượng bị sai

Đo xong sản lượng thì cần giữ lại những con số nào?

Khi chuyển sang bước dự toán thiết bị, không cần mang toàn bộ log thô. Nên tổng hợp thành một bộ dữ liệu ngắn nhưng đủ để phản ánh workload.

CDC Technologies có thể sử dụng bộ dữ liệu này để phân workload theo từng vị trí và tránh chọn cấu hình chỉ dựa trên số nhân sự hoặc một con số sản lượng tổng.

Từ số liệu sử dụng sang dự toán thiết bị

Đo sản lượng chỉ hoàn thành bước thu thập dữ liệu. Muốn xác định cần bao nhiêu máy, cần cấp tốc độ nào và ngân sách ở mức nào, số liệu trên phải được đặt cùng số người dùng, vị trí, yêu cầu chức năng và phương án dự phòng.

Khi các thông tin này được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể lập dự toán dựa trên workload thực tế thay vì dùng tỷ lệ cố định kiểu “bao nhiêu nhân viên cho một máy”.