Chọn máy in đa năng hay mua máy in, scan và photocopy riêng?

Máy in đa năng phù hợp khi doanh nghiệp muốn gom in, scan và copy tại một điểm, sản lượng của từng chức năng không tạo điểm nghẽn và khả năng của model đáp ứng đúng quy trình. Ngược lại, nên tách máy in, máy scan hoặc photocopy khi một chức năng có tải cao, yêu cầu chuyên biệt hoặc cần duy trì hoạt động ngay cả khi thiết bị khác gặp sự cố. Trong nhiều văn phòng, phương án hợp lý nhất không phải “gộp hết” hay “tách hết” mà là mô hình kết hợp.

Máy in đa năng hay mua máy in, scan và photocopy riêng?

Không có một phương án tốt hơn cho mọi doanh nghiệp. Máy đa năng phù hợp khi nhiều chức năng có thể dùng chung tại cùng vị trí và tải của chúng không xung đột đáng kể; bộ máy riêng phù hợp hơn khi in, scan hoặc copy có sản lượng, người dùng và yêu cầu vận hành khác nhau.

Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải chọn một trong hai cực. Có thể dùng một máy đa chức năng làm điểm dùng chung, đồng thời bổ sung máy scan chuyên dụng cho kế toán hoặc máy in riêng tại vị trí cần in liên tục. Đây là phương án kết hợp và thường đáng xem xét khi nhu cầu giữa các bộ phận không đồng đều.

Nếu chưa xác định văn phòng thực sự cần những nhóm thiết bị nào, nên xem trước máy văn phòng doanh nghiệp rồi mới quyết định nên tích hợp hay tách thiết bị.

Máy in đa năng trong bài này được hiểu như thế nào?

Máy in đa năng là thiết bị tích hợp ít nhất nhiều chức năng như in, scan và copy; một số model có thêm fax hoặc workflow số hóa khác. Tuy nhiên, khả năng cụ thể của từng chức năng khác nhau đáng kể giữa các model.

Một máy có chữ “đa năng” chưa cho biết ADF chứa được bao nhiêu giấy, có scan hai mặt một lượt hay không, tốc độ scan bao nhiêu, khổ giấy tối đa là gì hoặc có những tính năng bảo mật nào. Do đó, quyết định mua không nên chỉ dựa trên việc máy có đủ ba chức năng.

Nếu cần hiểu riêng khái niệm này, có thể xem bài máy in đa năng là gì và ưu nhược điểm cần biết.

Nên chọn mô hình theo công việc chứ không theo số lượng thiết bị

Ít thiết bị hơn chưa chắc đồng nghĩa vận hành tốt hơn, và nhiều máy hơn cũng chưa chắc tạo hiệu suất cao hơn. Điểm cần xác định là từng công việc phát sinh ở đâu, với tải bao nhiêu và có thể chia sẻ một thiết bị hay không.

Sản lượng là yếu tố đầu tiên để quyết định gộp hay tách máy

Nếu cả in, scan và copy đều có tải thấp hoặc trung bình và không thường xuyên xảy ra đồng thời, một máy đa năng có thể đáp ứng hiệu quả. Nếu một chức năng chiếm tải lớn, tách chức năng đó sang thiết bị riêng có thể giảm điểm nghẽn.

Ví dụ, phòng kế toán có thể phải scan nhiều bộ chứng từ trong khi các phòng khác liên tục gửi lệnh in tới cùng máy. Nếu tất cả đi qua một thiết bị, người dùng cần kiểm tra liệu hàng đợi và khả năng xử lý của model có đáp ứng được cả hai luồng hay không.

Máy đa năng có thể trở thành điểm nghẽn khi nhiều việc xảy ra cùng lúc

Khi nhiều quy trình phụ thuộc vào cùng một thiết bị, tải tổng và khả năng xử lý đồng thời trở nên quan trọng. Một máy có đủ chức năng trên thông số nhưng vẫn có thể tạo hàng chờ nếu nhiều người cần in, copy hoặc scan cùng thời điểm.

Đây không phải nhược điểm cố hữu của mọi MFP. Các model doanh nghiệp có năng lực rất khác nhau. Điều cần đánh giá là thiết bị cụ thể có đủ tốc độ, bộ nạp, khay giấy và khả năng xử lý workflow cho tải của văn phòng hay không.

Khi nào máy scan chuyên dụng đáng để tách riêng?

Máy scan chuyên dụng đáng xem xét khi số hóa tài liệu là một quy trình có tải lớn hoặc có yêu cầu mà bộ scan trên thiết bị đa năng không đáp ứng đầy đủ.

Không nên kết luận scanner chuyên dụng luôn có chất lượng tốt hơn. Thay vào đó, cần so những khả năng liên quan trực tiếp tới hồ sơ như ADF, duplex, tốc độ ppm/ipm, phát hiện nạp nhiều tờ, xử lý giấy, driver, OCR, định dạng file và đích lưu.

Phần này sẽ được phân tích riêng trong bài máy scan chuyên dụng là gì.

Đừng so máy scan chỉ bằng DPI

Với số hóa hồ sơ doanh nghiệp, độ phân giải chỉ là một phần. Khả năng nạp giấy ổn định, quét hai mặt, phát hiện lỗi nạp, xử lý ảnh và tích hợp phần mềm có thể ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất hơn việc chỉ tăng DPI.

Do đó, nếu MFP đã có bộ scan đáp ứng được loại tài liệu, tốc độ và workflow thực tế thì chưa có lý do phải mua scanner riêng. Chỉ nên tách khi có khoảng cách rõ giữa năng lực hiện tại và công việc cần xử lý.

Khi nào nên giữ máy in riêng?

Máy in riêng phù hợp khi một vị trí cần in thường xuyên, cần phản hồi nhanh hoặc không nên phụ thuộc vào thiết bị dùng chung ở khu vực khác. Nó cũng có thể được dùng để phân tải khỏi máy đa chức năng trung tâm.

Ví dụ, quầy giao dịch hoặc bộ phận thường xuyên in chứng từ có thể cần máy đặt ngay tại vị trí làm việc, trong khi máy đa chức năng trung tâm phục vụ các lệnh lớn và nhu cầu scan/copy của nhiều phòng ban.

Khi nào máy photocopy riêng vẫn cần thiết?

Photocopy riêng hoặc MFP phân khúc photocopy phù hợp khi sao chụp là nhu cầu lớn, cần khổ A3, nhiều khay giấy hoặc một điểm xử lý tài liệu tập trung có tải cao.

Nếu copy chỉ phát sinh ít và một máy in đa chức năng đã đáp ứng được tốc độ, khổ giấy và ADF cần thiết thì không nhất thiết phải thêm một máy photocopy chỉ để có chức năng sao chụp.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thường xuyên copy hồ sơ dài, cần A3 hoặc nhiều phòng ban dùng chung, hãy đánh giá riêng máy photocopy theo sản lượng sử dụng.

Dự phòng là khác biệt lớn giữa một máy tích hợp và nhiều máy riêng

Khi toàn bộ in, scan và copy phụ thuộc vào một thiết bị, sự cố của thiết bị đó có thể làm gián đoạn nhiều chức năng cùng lúc. Với bộ máy riêng, lỗi của một máy thường chỉ trực tiếp ảnh hưởng đến chức năng mà máy đó đảm nhiệm.

Tuy nhiên, tách máy không tự động tạo dự phòng hoàn chỉnh. Nếu doanh nghiệp chỉ có đúng một scanner chuyên dụng thì scanner đó vẫn là điểm phụ thuộc duy nhất của quy trình scan. Dự phòng phải được đánh giá theo từng chức năng quan trọng chứ không chỉ bằng số lượng thiết bị.

Máy đa năng tiết kiệm diện tích hơn trong trường hợp nào?

Gộp nhiều chức năng vào một thiết bị thường giúp giảm số vị trí đặt máy, số ổ điện và số điểm kết nối cần bố trí. Đây là lợi thế rõ trong văn phòng có không gian hạn chế.

Tuy nhiên, cần tính cả không gian mở khay, nạp bản gốc, lấy giấy và bảo trì. Một máy photocopy/MFP dạng đứng vẫn có thể cần diện tích đáng kể, vì vậy không nên chỉ đếm số lượng thiết bị.

Bảo mật có thay đổi khi gộp nhiều chức năng trên một máy?

Có. Máy đa chức năng kết nối mạng có thể xử lý nhiều loại dữ liệu gồm lệnh in, bản scan, danh bạ hoặc các đích lưu tùy model. Vì vậy doanh nghiệp cần đánh giá thiết bị như một endpoint trong hệ thống, không chỉ như một máy in.

Một thiết bị tích hợp giúp giảm số endpoint phải quản trị, nhưng đồng thời tập trung nhiều workflow trên cùng một máy. Tách thiết bị làm tăng số endpoint, driver và cấu hình cần quản lý nhưng có thể giúp tách một số luồng tài liệu theo bộ phận.

Các khả năng bảo mật khác nhau theo model. Không nên mặc định tất cả máy đa năng đều có cùng bộ tính năng bảo vệ chỉ vì đều kết nối mạng.

Một máy đa năng có giảm chi phí đầu tư ban đầu không?

Có thể giảm số lượng thiết bị phải mua, nhưng không nên kết luận tổng chi phí thấp hơn chỉ từ số máy. Một MFP doanh nghiệp cấu hình cao có thể có mức đầu tư khác hoàn toàn nhiều thiết bị nhỏ, và bộ máy riêng cũng phát sinh các vật tư cùng chi phí quản lý khác nhau.

Muốn so đúng cần đặt hai phương án trên cùng khối lượng công việc và cùng thời gian sử dụng. Nếu chỉ so giá mua, doanh nghiệp dễ bỏ qua mực, drum, linh kiện, điện, bảo trì, thời gian dừng và chi phí thay thế.

Sau khi chọn được mô hình tích hợp, tách riêng hoặc kết hợp, bước tiếp theo nên là tính chi phí sở hữu máy văn phòng trên toàn thời gian dự kiến sử dụng.

Máy đa năng có dễ quản lý hơn không?

Ít model và ít thiết bị hơn thường giúp đơn giản hóa một số công việc như driver, vật tư, bảo trì và hướng dẫn người dùng. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ rõ khi doanh nghiệp chuẩn hóa thiết bị và cấu hình đúng cách.

Bộ máy riêng có thể cần nhiều driver, phần mềm, loại vật tư và lịch bảo trì hơn. Đổi lại, mỗi thiết bị có thể được tối ưu cho một nhiệm vụ và không nhất thiết phải thay toàn bộ hệ thống khi một nhu cầu thay đổi.

Có nên chọn máy đa năng chỉ để tiết kiệm diện tích?

Không. Diện tích là một tiêu chí nhưng không nên lấn át tải, chất lượng workflow và khả năng dự phòng. Một thiết bị gọn nhưng thường xuyên tạo hàng chờ có thể làm chi phí thời gian tăng lên.

Ngược lại, nếu nhu cầu thấp và không có yêu cầu chuyên biệt thì mua ba máy riêng chỉ để “chắc chắn” cũng có thể tạo dư thừa về diện tích, vật tư và công việc quản trị.

Khi nào nên chọn một máy đa chức năng?

Một MFP là hướng phù hợp khi phần lớn nhu cầu có thể tập trung tại cùng điểm, tải không tạo xung đột đáng kể và model đáp ứng đủ năng lực của từng chức năng.

Khi nào nên tách máy in, scan và photocopy?

Tách thiết bị phù hợp khi ít nhất một chức năng có tải hoặc yêu cầu riêng đủ lớn để việc dùng chung tạo điểm nghẽn, hoặc khi doanh nghiệp cần cô lập rủi ro gián đoạn giữa các quy trình.

Mô hình kết hợp phù hợp với trường hợp nào?

Mô hình kết hợp phù hợp khi doanh nghiệp muốn giữ một điểm đa chức năng dùng chung nhưng có một số công việc cần thiết bị riêng. Đây không phải giải pháp “ở giữa” một cách máy móc mà là phân tải theo nhiệm vụ.

Bảng so sánh ba mô hình thiết bị

Không nên chấm một phương án là tốt tuyệt đối. Bảng dưới đây cho thấy mỗi kiến trúc tối ưu một nhóm điều kiện khác nhau.

Những sai lầm thường gặp khi chọn giữa máy đa năng và máy riêng

Sai lầm phổ biến là quyết định kiến trúc thiết bị trước khi đo tải và workflow, khiến doanh nghiệp hoặc gom quá nhiều việc vào một máy hoặc mua nhiều thiết bị không cần thiết.

7 câu hỏi để quyết định mô hình thiết bị

Nếu trả lời được bảy câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp thường có thể xác định khá rõ nên tích hợp, tách riêng hay dùng mô hình kết hợp.

Dữ liệu nên chuẩn bị trước khi chốt phương án

Doanh nghiệp không cần bắt đầu bằng một danh sách model. Một bảng dữ liệu vận hành đủ rõ sẽ giúp xác định kiến trúc trước, sau đó việc chọn sản phẩm trở nên đơn giản hơn.

Từ các dữ liệu trên, CDC Technologies có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân tải từng chức năng, xác định điểm nào nên dùng máy đa năng, điểm nào cần máy chuyên dụng và chức năng nào cần phương án dự phòng. Cách tiếp cận này giúp tránh việc mua thiết bị theo danh mục có sẵn nhưng không khớp với quy trình thực tế.

Với nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, CDC Technologies cũng có thể rà mô hình theo từng điểm thay vì áp một cấu hình giống nhau cho toàn hệ thống. Sau khi kiến trúc thiết bị đã rõ, bước tiếp theo nên là so chi phí sở hữu máy văn phòng giữa các phương án trong cùng chu kỳ sử dụng.