HL-L2361DN và HL-L5210DN: Chọn máy in nào cho văn phòng?

Nhìn trên bảng thông số, HL-L5210DN rõ ràng có tốc độ và khả năng xử lý giấy cao hơn. Nhưng với doanh nghiệp, điều quan trọng hơn là những khác biệt đó có giúp nhân viên làm việc thuận tiện hơn hay không.

Một nhóm làm việc chỉ in hợp đồng, báo cáo hoặc biểu mẫu vài trang mỗi lần có thể không cần tới 48 trang/phút. Ngược lại, phòng kế toán thường in báo cáo dài, bộ phận hành chính hay dùng nhiều loại giấy hoặc văn phòng có nhiều người cùng gửi lệnh in sẽ thấy lợi ích của HL-L5210DN rõ hơn.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được loại máy phù hợp, có thể xem trước hướng dẫn chọn máy in cho doanh nghiệp. Nếu đã thu hẹp lựa chọn còn hai model này, các tiêu chí dưới đây sẽ giúp quyết định dễ hơn.

Chọn nhanh trong 30 giây: HL-L2361DN hay HL-L5210DN?

Nếu phần lớn công việc là in tài liệu A4 thông thường và máy ít khi có lệnh phải chờ nhau, HL-L2361DN thường đã đáp ứng tốt. HL-L5210DN phù hợp hơn khi văn phòng thường xuyên in nhiều trang, nhiều người dùng chung hoặc muốn giảm số lần nạp và đổi giấy.

Ba câu hỏi nên trả lời trước khi xem tiếp:

1. Trong giờ cao điểm, nhân viên có thường phải chờ tài liệu của người khác in xong không?
2. Mỗi ngày có phải nạp lại giấy hoặc đổi loại giấy nhiều lần không?
3. Trong 2–3 năm tới, số người sử dụng hoặc lượng tài liệu cần in có khả năng tăng đáng kể không?

Nếu cả ba câu hỏi trên đều có câu trả lời là “không”, lựa chọn HL-L2361DN thường hợp lý hơn việc trả thêm cho những tính năng chưa chắc được sử dụng.

Hai máy khác nhau ở những điểm nào đáng quan tâm?

Cả HL-L2361DN và HL-L5210DN đều là máy in laser đen trắng đơn năng, hỗ trợ in hai mặt tự động, USB và mạng LAN. Khi lựa chọn, nên tập trung vào tốc độ, bộ nhớ, cách nạp giấy, khả năng lắp thêm khay và kích thước thay vì cố so mọi dòng trong bảng thông số.

Những khác biệt nên xem trước:

• Tài liệu mỗi lần thường dài bao nhiêu trang.
• Có bao nhiêu người cùng dùng máy.
• Có thường xuyên phải đổi loại giấy hay không.
• Có cần lắp thêm khay trong tương lai không.

Cách đọc bảng để tránh mua dư:

1. Đánh dấu những khác biệt liên quan trực tiếp tới công việc hằng ngày.
2. Bỏ qua các thông số cao hơn nhưng không thay đổi cách sử dụng.
3. Chỉ tính tới HL-L5210DN nếu những điểm mạnh thêm của máy được sử dụng thường xuyên.

Một thông số cao hơn chỉ đáng trả thêm khi nó giúp người dùng bớt chờ hoặc bớt phải thao tác với máy.

30 và 48 trang/phút khác nhau thế nào khi sử dụng thực tế?

HL-L5210DN nhanh hơn đáng kể về tốc độ danh nghĩa, nhưng không phải lần in nào người dùng cũng cảm nhận được đầy đủ mức chênh lệch đó. Lợi thế của 48 trang/phút thể hiện rõ nhất khi tài liệu dài hoặc có nhiều lệnh đang chờ.

Dấu hiệu cho thấy văn phòng thực sự cần máy nhanh hơn:

• Nhân viên thường phải đứng chờ những bộ tài liệu dài.
• Nhiều lệnh in thường nối tiếp nhau trong giờ cao điểm.
• Phòng kế toán hoặc hành chính in tập trung vào cuối kỳ.
• Việc chờ bản in làm chậm bước ký, đóng dấu hoặc bàn giao hồ sơ.

Có thể kiểm tra trong một ngày làm việc:

1. Quan sát số lần có nhiều lệnh phải chờ nhau.
2. Ghi lại số trang của những lệnh dài nhất.
3. Xem nhân viên phải chờ máy bao lâu.
4. Nếu việc chờ diễn ra thường xuyên, 48 trang/phút mới thực sự đáng đầu tư.

Với tài liệu ngắn, 30 trang/phút có thể đã đủ; 48 trang/phút phát huy giá trị khi máy phải làm việc liên tục hơn.

Nếu thường xuyên đổi giấy, hai model khác nhau thế nào?

Hai máy đều có khay chính 250 tờ, nhưng HL-L2361DN chỉ có thêm khe nạp tay từng tờ. HL-L5210DN có khay đa năng 100 tờ và hỗ trợ nhiều loại giấy hơn, nên thuận tiện hơn nếu văn phòng không chỉ dùng A4 thông thường.

Khay đa năng 100 tờ hữu ích nếu thường in:

• Giấy tiêu đề công ty.
• Phong bì.
• Nhãn.
• Giấy dày hơn A4 thông thường.
• Một loại giấy riêng cho quy trình hành chính.

Trước khi trả thêm cho phần xử lý giấy, hãy kiểm tra:

1. Trong một tuần đang sử dụng bao nhiêu loại giấy.
2. Có thường phải lấy giấy cũ khỏi khay để thay loại khác không.
3. Có phải nạp giấy nhiều lần trong ngày không.
4. Nhu cầu giấy có tăng khi số người sử dụng tăng không.

Nếu cả văn phòng chỉ dùng A4 thông thường, lợi thế về khay giấy của HL-L5210DN sẽ ít quan trọng hơn nhiều.

Nhiều người cùng dùng máy: RAM và mạng LAN khác nhau ra sao?

HL-L2361DN có RAM 32 MB và Ethernet 10/100, trong khi HL-L5210DN có RAM 1 GB và Gigabit Ethernet. Những khác biệt này đáng quan tâm hơn khi máy được nhiều người dùng chung hoặc thường nhận các file lớn.

IT nên chú ý hơn tới RAM và mạng khi:

• Nhiều máy tính cùng gửi lệnh tới một máy in.
• Thường xuyên in PDF dài hoặc file có nhiều hình.
• Máy đặt ở khu vực dùng chung của nhiều phòng ban.
• Cần quản lý máy in qua mạng ổn định hơn.

Nếu người dùng phản ánh máy in chậm, nên kiểm tra theo thứ tự:

1. Dùng cùng một file để thử từ một máy tính ổn định.
2. Xem chậm ở lúc gửi lệnh hay lúc máy đã bắt đầu in.
3. Kiểm tra hàng đợi có nhiều tài liệu phía trước không.
4. Kiểm tra driver và mạng LAN.
5. Sau đó mới kết luận máy hiện tại thiếu tốc độ.

Gigabit Ethernet hoặc RAM lớn không tự động khiến mọi lần in nhanh hơn, nhưng HL-L5210DN phù hợp hơn khi số người cùng dùng và lượng dữ liệu gửi tới máy tăng.

In hai mặt và chất lượng bản in có phải lý do để nâng model?

Không phải trong phần lớn trường hợp. Cả hai đều hỗ trợ in hai mặt tự động. HL-L5210DN có độ phân giải tối đa 1200 × 1200 dpi, còn HL-L2361DN hỗ trợ 600 × 600 dpi và chế độ HQ1200, nhưng với tài liệu chữ thông thường, các yếu tố như tốc độ và giấy thường tạo khác biệt dễ nhận thấy hơn.

Nên kiểm tra chất lượng kỹ hơn nếu thường in:

• Văn bản có cỡ chữ nhỏ.
• Bảng tính nhiều đường kẻ.
• Sơ đồ hoặc biểu đồ đơn sắc.
• Tài liệu sẽ được scan lại để lưu hồ sơ.

Nếu chất lượng bản in là ưu tiên, có thể làm theo 4 bước:

1. Chọn một file thực tế đang dùng tại doanh nghiệp.
2. Thử cùng loại giấy.
3. So độ rõ của chữ nhỏ, đường kẻ và đồ họa.
4. Sau đó mới đặt kết quả cạnh tốc độ và chi phí.

Không nên nhìn riêng con số dpi để kết luận một model tạo bản in “đẹp gấp đôi” model còn lại.

Máy sẽ đặt ở đâu? Kích thước và tiếng ồn cũng cần tính

HL-L2361DN nhỏ và nhẹ hơn, phù hợp với bàn làm việc hoặc góc in nhỏ. HL-L5210DN lớn hơn và nặng hơn; nếu lắp thêm khay giấy, doanh nghiệp càng cần dành vị trí riêng cho máy.

HL-L2361DN có kích thước khoảng 356 × 360 × 183 mm, trọng lượng 6,8 kg và độ ồn khi in khoảng 50 dB(A). HL-L5210DN có kích thước 373 × 388 × 257 mm, trọng lượng 10,7 kg và độ ồn khi in khoảng 54 dB(A).

Nên dành vị trí riêng hơn cho máy nếu:

• Nhiều người sử dụng liên tục.
• Máy đặt gần khu vực họp hoặc gọi điện.
• Dự kiến lắp thêm khay giấy.
• Cần chừa không gian thao tác thay mực và xử lý giấy.

Trước khi đặt mua, nên:

1. Đo vị trí dự kiến đặt máy.
2. Chừa khoảng thao tác phía trước và phía sau.
3. Kiểm tra đường đi của dây mạng và nguồn.
4. Chọn vị trí gần nhóm sử dụng nhiều nhất.

Nếu máy phải đặt ngay trên bàn hoặc trong không gian hẹp, HL-L2361DN có lợi thế rõ về kích thước.

Mực, drum và chi phí sử dụng lâu dài khác nhau thế nào?

HL-L5210DN có nhiều lựa chọn toner dung lượng cao hơn, từ khoảng 3.000 tới 18.000 trang. HL-L2361DN sử dụng TN-2385 khoảng 2.600 trang. Vì vậy, văn phòng in nhiều sẽ có nhiều lựa chọn vật tư hơn với HL-L5210DN.

Khi tính chi phí, đừng chỉ nhìn giá máy:

• Giá toner tại thời điểm mua.
• Số trang in trung bình mỗi tháng.
• Số lần phải thay toner trong năm.
• Chi phí drum theo vòng đời máy.
• Thời gian nhân viên phải thay hoặc quản lý vật tư.

Cách so sát nhu cầu hơn:

1. Lấy lượng in thực tế trong 2–3 tháng gần nhất.
2. Chọn loại toner phù hợp với mỗi model.
3. Tính số hộp mực cần trong một năm.
4. Phân bổ thêm chi phí drum.
5. So tổng chi phí thay vì chỉ so giá mua ban đầu.

Hiệu suất trang là mức công bố theo điều kiện thử nghiệm của Brother; số trang thực tế còn phụ thuộc nội dung tài liệu và cách sử dụng. 

Có đáng trả thêm để chọn HL-L5210DN?

Chỉ đáng khi khoản đầu tư thêm đổi lại được thời gian hoặc sự thuận tiện mà doanh nghiệp sử dụng thường xuyên. Nếu 30 trang/phút, LAN và khay 250 tờ đã đáp ứng công việc, chọn HL-L2361DN vẫn là quyết định hợp lý.

Chưa cần nâng nếu:

• Máy chỉ phục vụ một nhóm nhỏ.
• Hầu hết lệnh in đều ngắn.
• Khay giấy hiếm khi hết giữa ngày.
• Chỉ sử dụng A4 thông thường.

Trước khi quyết định ngân sách:

1. Lấy báo giá hai model tại cùng thời điểm.
2. Đánh dấu những tính năng của HL-L5210DN sẽ được dùng thực tế.
3. Ước tính chúng giúp tiết kiệm thao tác hoặc thời gian thế nào.
4. Nếu gần như không dùng tới phần khác biệt, ưu tiên HL-L2361DN.

Model có giá cao hơn chỉ hợp lý khi doanh nghiệp thực sự sử dụng được những gì mình trả thêm.

Khi nào HL-L2361DN đã đủ dùng cho văn phòng?

HL-L2361DN đã đủ khi nhu cầu chính là in tài liệu đen trắng thông thường, máy ít khi có hàng đợi và khay 250 tờ không gây bất tiện trong ngày làm việc.

Những dấu hiệu cho thấy chưa cần nâng model:

• Tài liệu thường chỉ vài trang đến vài chục trang.
• Ít khi hai người phải chờ nhau.
• Không thường xuyên in phong bì hoặc giấy dày.
• Mỗi ngày không phải bổ sung giấy quá nhiều lần.
• Không gian đặt máy hạn chế.

Trước khi chốt HL-L2361DN, hãy xác nhận:

1. Không cần scan hoặc copy vì đây là máy đơn năng.
2. Mạng LAN đáp ứng cách bố trí hiện tại.
3. Khay 250 tờ đủ cho chu kỳ nạp giấy.
4. Lượng in trong vài năm tới không dự kiến tăng mạnh.

Xem cấu hình và tình trạng sản phẩm tại Brother HL-L2361DN.

Nếu máy không khiến người dùng thường xuyên phải chờ hoặc phải can thiệp, 30 trang/phút hoàn toàn có thể là mức phù hợp.

Khi nào HL-L5210DN phù hợp hơn?

HL-L5210DN phù hợp hơn khi máy phải phục vụ nhiều người, thường xuyên in tài liệu dài hoặc nhân viên mất nhiều thời gian cho việc nạp và đổi giấy. Đây là lúc tốc độ 48 trang/phút và hệ thống khay lớn hơn bắt đầu tạo ra khác biệt thực tế.

Nên cân nhắc HL-L5210DN nếu:

• Phòng kế toán thường in nhiều chứng từ cuối kỳ.
• Bộ phận hành chính dùng nhiều loại giấy.
• Nhiều nhân viên cùng sử dụng máy.
• Máy hiện tại thường có lệnh phải chờ.
• Muốn dùng toner dung lượng lớn.
• Có kế hoạch lắp thêm khay giấy.

Để chắc chắn trước khi nâng:

1. Xác định việc gì đang gây bất tiện với máy hiện tại.
2. Ghép vấn đề đó với một tính năng cụ thể của HL-L5210DN.
3. Kiểm tra vị trí đặt máy và nhu cầu khay phụ.
4. So giá máy và vật tư trong thời gian dự kiến sử dụng.

Xem cấu hình tại Brother HL-L5210DN.

HL-L5210DN nên được chọn vì nó giải quyết một nhu cầu cụ thể, không phải đơn thuần vì bảng thông số có nhiều con số cao hơn.

5 tình huống thực tế: nên chọn HL-L2361DN hay HL-L5210DN?

Cách chọn dễ nhất không phải phân loại “văn phòng nhỏ” hay “văn phòng lớn”, mà là nhìn vào những công việc lặp lại mỗi ngày. Bảng dưới đây giúp đối chiếu nhanh theo tình huống sử dụng.

Khi đọc bảng trên, nên ưu tiên:

• Tình huống xảy ra thường xuyên, không phải trường hợp hiếm.
• Những việc đang khiến nhân viên phải chờ hoặc thao tác nhiều.
• Nhu cầu trong suốt vòng đời máy, không chỉ thời điểm hiện tại.

Nếu vẫn chưa chắc, hãy chuẩn bị bốn thông tin:

1. Số trang ước tính mỗi tháng.
2. Số người cùng sử dụng máy.
3. Số trang trung bình trong mỗi lần in.
4. Các loại giấy thường dùng.

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “máy nào mạnh hơn”. Với doanh nghiệp, câu hỏi hữu ích hơn là “máy nào phù hợp với cách chúng tôi đang làm việc?”.

Xem thêm các dòng máy in Brother