Mực, drum và vật tư máy in gồm những gì? Cách phân biệt

Vật tư máy in không chỉ có mực. Tùy công nghệ và thiết kế từng model, doanh nghiệp có thể phải thay toner hoặc mực in, drum/imaging unit, waste toner, maintenance box, roller và một số hạng mục bảo trì khác. Quan trọng nhất là xác định đúng cấu trúc vật tư của chính model đang dùng, vì có máy tách toner và drum riêng nhưng cũng có máy tích hợp chúng trong cùng cartridge.

Vật tư tiêu hao máy in gồm những gì?

Có thể hiểu vật tư máy in là những hạng mục phải bổ sung hoặc thay thế trong quá trình thiết bị tạo ra bản in. Tuy nhiên, không phải mọi bộ phận phải thay sau một số lượng trang đều được nhà sản xuất gọi chung là “consumable”.

Để quản lý chi phí rõ hơn, doanh nghiệp nên tách thành ba nhóm: vật tư tạo bản in, bộ phận hao mòn và hạng mục maintenance.

Cách phân loại chính thức có thể khác giữa các hãng. Vì vậy khi lập danh mục mua sắm, nên ưu tiên Part Number và tài liệu của model thay vì cố ép mọi linh kiện vào cùng một tên gọi.

Với máy in laser, toner và drum không phải lúc nào cũng là một bộ phận

Toner và drum thực hiện hai vai trò khác nhau. Toner chứa bột mực dùng để hình thành nội dung, còn drum hoặc imaging unit tham gia quá trình tạo và chuyển hình ảnh trước khi toner được cố định lên giấy.

Điểm dễ gây nhầm là cấu trúc của chúng phụ thuộc model.

Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp tới cách doanh nghiệp tính vật tư. Hai máy có giá toner tương đương nhưng một máy phải thay thêm drum riêng theo chu kỳ khác thì cấu trúc chi phí dài hạn sẽ không giống nhau.

Toner là gì và khi nào cần thay?

Toner là vật liệu dạng bột được sử dụng trong máy in laser hoặc LED. Cartridge toner chứa lượng toner tương ứng với thiết kế và mức yield mà nhà sản xuất công bố.

Doanh nghiệp nên thay theo cảnh báo và hướng dẫn của đúng model thay vì cố dự đoán chỉ bằng số tháng sử dụng. Một phòng in ít có thể dùng một cartridge lâu hơn nhiều so với phòng có sản lượng cao.

Drum hoặc imaging unit làm gì?

Drum là bề mặt quang dẫn tham gia quá trình hình thành hình ảnh để toner được đưa tới đúng vị trí trước khi bản in hoàn thiện. Nó không phải là “hộp chứa mực”, vì vậy cảnh báo thay drum và cảnh báo hết toner không nên được hiểu là một lỗi.

Ở những model dùng drum riêng, tuổi thọ drum thường dài hơn một cartridge toner và được theo dõi bằng counter hoặc thuật toán của máy. Khi đến kỳ drum nhưng toner vẫn còn, không nên thay toner chỉ vì thiết bị đang báo drum.

Máy laser còn có những vật tư hoặc hạng mục bảo trì nào?

Ngoài toner và drum, một số máy laser, đặc biệt là máy màu hoặc thiết bị có sản lượng cao, còn có các hạng mục khác. Không phải model nào cũng sử dụng đầy đủ danh sách dưới đây.

Doanh nghiệp không nên tự lập một “bộ vật tư laser tiêu chuẩn” rồi áp cho tất cả máy. Cách chính xác hơn là lấy model làm đơn vị quản lý và xác định toàn bộ Part Number có thể phát sinh trong vòng đời thiết bị.

Máy in phun có cấu trúc vật tư khác máy laser

Máy in phun không sử dụng toner và drum như máy laser. Vật liệu tạo bản in là mực lỏng, nhưng hình thức cung cấp mực có thể khác đáng kể giữa các thiết kế.

Printhead cũng không nên mặc định là một vật tư thay định kỳ. Có thiết kế đầu phun nằm trong cartridge; có máy sử dụng đầu phun riêng; và cách sửa hoặc thay phụ thuộc chính sách của từng dòng sản phẩm.

Tương tự, maintenance box chỉ tồn tại dưới dạng bộ phận người dùng thay được trên một số model. Vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra đúng danh mục supplies của nhà sản xuất trước khi đưa chi phí này vào dự toán.

“Vật tư tiêu hao” và “linh kiện hao mòn” cần tách riêng khi quản lý chi phí

Việc tách hai nhóm này giúp doanh nghiệp dự toán tốt hơn. Toner hoặc mực thường phát sinh tương đối đều theo sản lượng; roller, fuser hoặc một số maintenance component lại có chu kỳ dài hơn và không phải tháng nào cũng phát sinh.

Nếu chỉ lấy giá toner để so hai máy, doanh nghiệp có thể bỏ sót các hạng mục phát sinh sau vài chục nghìn hoặc hàng trăm nghìn trang. Ngược lại, cũng không nên cộng mọi linh kiện của máy vào chi phí hàng tháng như thể tất cả đều phải thay cùng lúc.

Page yield cho biết điều gì và không cho biết điều gì?

Page yield là sản lượng trang được công bố cho một vật tư theo điều kiện thử xác định. Đây là dữ liệu hữu ích để so vật tư, nhưng không phải số trang chính xác mà mọi doanh nghiệp chắc chắn nhận được.

Với toner laser, các chuẩn thường gặp gồm ISO/IEC 19752 cho cartridge đơn sắc và ISO/IEC 19798 cho cartridge màu. Với cartridge inkjet, doanh nghiệp có thể gặp ISO/IEC 24711. Cần xem chính datasheet của vật tư để biết hãng sử dụng phương pháp nào.

Vì vậy, nếu hai cartridge đều ghi “10.000 trang” nhưng một số được đo theo điều kiện khác hoặc không nêu phương pháp, không nên đưa chúng vào cùng phép tính mà không kiểm tra thêm.

Standard Yield và High Yield khác nhau ở điểm nào?

Một số dòng máy có nhiều cartridge cùng tương thích nhưng khác dung lượng. High Yield thường chứa nhiều vật liệu in hơn và có page yield cao hơn phiên bản Standard Yield.

Điều này không có nghĩa High Yield luôn là lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Nếu sản lượng rất thấp, thời gian tồn kho dài hoặc nhu cầu thay đổi, quyết định còn phải xét giá mua, tốc độ tiêu thụ và chính sách tồn kho.

Cần chuẩn bị danh mục vật tư thế nào trước khi mua máy?

Doanh nghiệp nên biết toàn bộ cấu trúc supplies trước khi chốt thiết bị, thay vì chỉ hỏi “hộp mực giá bao nhiêu?”. Một checklist ngắn có thể tránh nhiều khoản phát sinh sau triển khai.

Với doanh nghiệp có nhiều máy, CDC Technologies có thể chuẩn hóa danh mục theo model và Part Number để hạn chế tình trạng mua cùng lúc quá nhiều loại toner, drum và maintenance item khác nhau.

Biết danh mục vật tư rồi, cần tính gì tiếp?

Danh sách vật tư mới trả lời câu hỏi “máy này sẽ phải thay những gì”. Bước tiếp theo là gắn giá và chu kỳ của từng hạng mục với sản lượng thực tế để biết chúng đóng góp bao nhiêu vào chi phí vận hành.

Khi tính, nên tách chi phí phát sinh thường xuyên như toner/mực khỏi các hạng mục chu kỳ dài như drum hoặc maintenance kit. Sau đó mới đặt vật tư cạnh giá mua, điện, bảo trì, downtime và các khoản quản trị khác để đánh giá tổng chi phí sở hữu.