In, scan và photocopy trên máy đa năng khác nhau ra sao?

In, scan và photocopy trên máy đa năng khác nhau trước hết ở đầu vào và đầu ra của tài liệu: in chuyển file số thành bản giấy; scan chuyển bản giấy thành file số; còn photocopy nhận bản giấy và tạo ra một hoặc nhiều bản giấy mới. Ba chức năng có thể dùng chung một thiết bị, nhưng tốc độ, duplex, ADF và cách xử lý của từng chức năng vẫn cần được đọc riêng.

Nhìn nhanh: In, scan và photocopy khác nhau ở đâu?

Cách đơn giản nhất để phân biệt ba chức năng là nhìn vào tài liệu trước và sau khi thao tác. Chúng không phải ba tên gọi khác nhau của cùng một công việc.

Chính sự khác nhau này dẫn tới các thông số cần quan tâm cũng khác nhau. Người dùng in nhiều sẽ quan tâm đường in, khay giấy và tốc độ đầu ra; người dùng scan nhiều lại phải xem ADF, duplex scanning, tốc độ scan và nơi lưu file.

Chức năng in chuyển dữ liệu số thành tài liệu giấy

Khi in, tài liệu bắt đầu từ máy tính, phần mềm hoặc một nguồn dữ liệu số khác. Thiết bị nhận job, xử lý dữ liệu rồi đưa nội dung ra giấy.

Vì đầu vào đã là file số nên chức năng in không cần quét bản gốc. Các yếu tố quan trọng thường nằm ở khả năng nhận job và tạo đầu ra giấy.

Ví dụ, nhân viên mở một file PDF trên máy tính và gửi lệnh in 20 bản. MFP không cần đọc lại một bản giấy; thiết bị nhận dữ liệu số rồi trực tiếp tạo 20 bản đầu ra.

Chức năng scan làm điều ngược lại: từ giấy thành file

Khi scan, máy lấy hình ảnh hoặc thông tin từ bản gốc giấy và chuyển thành dữ liệu số. Kết quả có thể là PDF, JPEG, TIFF hoặc định dạng khác tùy thiết bị và phần mềm.

Vì vậy, hiệu quả của chức năng scan không chỉ nằm ở độ phân giải. Với môi trường văn phòng, cách máy nhận bản gốc và đưa file tới đúng nơi thường ảnh hưởng năng suất nhiều hơn việc tăng DPI quá cao.

Nếu doanh nghiệp scan nhiều hồ sơ, đây chính là nhóm thông số cần đọc kỹ thay vì chỉ kiểm tra trong catalogue xem máy có chữ “Scan” hay không.

Photocopy thực chất gồm cả bước đọc bản gốc và tạo bản giấy

Với máy photocopy số hiện nay, quá trình copy có thể hiểu đơn giản là máy đọc bản gốc rồi tạo bản in mới. Người dùng không cần lưu file trung gian hoặc gửi một job từ máy tính.

Ví dụ, đặt một hợp đồng lên ADF, chọn 5 copies rồi bấm Start: máy thu nhận nội dung bản gốc và trực tiếp tạo ra 5 bộ giấy theo thiết lập copy.

Đây là lý do scan và photocopy đều có thể sử dụng mặt kính hoặc ADF nhưng không phải cùng một workflow.

In hai mặt, scan hai mặt và copy hai mặt là ba khả năng cần đọc riêng

Từ “duplex” rất dễ gây nhầm khi đọc thông số máy đa năng. Một model có khả năng xử lý hai mặt ở đầu ra chưa chắc có khả năng tự động đọc hai mặt của bản gốc.

Tốc độ print, copy và scan cũng không phải cùng một con số

Một máy được quảng bá ở mức 40 ppm không có nghĩa mọi thao tác print, scan và copy đều chạy ở cùng 40 đơn vị/phút.

Tốc độ print/copy thường được công bố theo số trang đầu ra mỗi phút trong điều kiện xác định. Tốc độ scan có thể được công bố riêng bằng ppm hoặc ipm, đồng thời thay đổi theo một mặt/hai mặt, màu/đen trắng hoặc độ phân giải.

Việc tách các thông số này đặc biệt quan trọng khi một phòng ban scan nhiều trong khi các phòng còn lại chủ yếu in.

Ba chức năng có thể dùng chung phần cứng nhưng không dùng cùng một workflow

Trên cùng một MFP, print, scan và copy có thể dùng chung bảng điều khiển, mặt kính, ADF, bộ xử lý hoặc đường giấy ở các giai đoạn khác nhau. Tuy nhiên mỗi chức năng vẫn có một luồng thao tác riêng.

Chính vì workflow khác nhau nên việc một chức năng hoạt động tốt không chứng minh hai chức năng còn lại cũng phù hợp với tải tương tự.

Chọn chức năng nào cho từng tình huống thực tế?

Trong sử dụng hằng ngày, chỉ cần xác định doanh nghiệp đang muốn chuyển tài liệu từ dạng nào sang dạng nào là có thể chọn đúng chức năng.

Trường hợp cuối cho thấy copy và “scan rồi in lại” có thể tạo cùng một bản giấy nhưng mục tiêu nghiệp vụ khác nhau. Nếu doanh nghiệp cần lưu trữ, tìm kiếm hoặc xử lý file về sau, scan mới tạo được bước số hóa cần thiết.

Khi nào sự khác biệt giữa ba chức năng bắt đầu ảnh hưởng việc chọn thiết bị?

Nếu cả ba tác vụ đều phát sinh ít và MFP đáp ứng ổn định, sự khác biệt về thông số có thể không tạo vấn đề lớn. Nhưng khi một chức năng trở thành workload chính, doanh nghiệp cần đánh giá sâu riêng chức năng đó.

Đây cũng là lý do CDC Technologies không chỉ hỏi doanh nghiệp “mỗi tháng dùng bao nhiêu trang”, mà cần biết số trang đó chủ yếu là in, scan hay copy và được xử lý theo cách nào.

Nếu một chức năng vượt tải của MFP thì bước tiếp theo là gì?

Việc scan chậm, in thường xuyên xếp hàng hoặc copy chiếm thiết bị trong thời gian dài chưa có nghĩa phải tách toàn bộ thành ba máy riêng. Trước tiên cần xác định chức năng nào thực sự tạo điểm nghẽn và liệu MFP khác có giải quyết được hay cần thiết bị chuyên dụng.

Bước tiếp theo được phân tích tại Máy in đa năng hay mua máy in, scan và photocopy riêng? , nơi doanh nghiệp có thể đặt workload, khả năng scan, dự phòng, diện tích, bảo mật và chi phí lên cùng một bài toán.