Máy photocopy đa chức năng là gì? Hiểu đúng trước khi chọn

Máy photocopy đa chức năng là thiết bị gom nhiều tác vụ xử lý tài liệu vào cùng một máy, phổ biến nhất là photocopy, in và scan; fax có thể có sẵn hoặc tùy chọn tùy model. Tuy nhiên, chữ “đa chức năng” chỉ cho biết máy có nhiều khả năng, không có nghĩa tốc độ scan, ADF, in hai mặt, kết nối hay khả năng xử lý giấy của mọi model đều giống nhau.

Một máy photocopy đa chức năng tích hợp những công việc nào?

Điểm cốt lõi của máy photocopy đa chức năng là nhiều workflow tài liệu cùng được xử lý trên một nền tảng phần cứng. Thay vì đặt một máy photocopy, một máy in và một máy scan ở cùng khu vực, doanh nghiệp có thể dùng một MFP để thực hiện nhiều tác vụ.

Vì vậy, “đa chức năng” nên được hiểu là tích hợp nhiều luồng xử lý tài liệu, chứ không đơn giản là một máy photocopy được thêm vài nút trên bảng điều khiển.

Không phải máy đa chức năng nào cũng có cùng bộ tính năng

Hai sản phẩm đều được gọi là máy photocopy đa chức năng vẫn có thể khác nhau đáng kể. Có model cấu hình chuẩn đã gồm Copy – Print mạng – Scan màu; model khác bổ sung thêm Fax hoặc chỉ có Fax khi lắp option.

Vì thế khi đọc báo giá hoặc datasheet, doanh nghiệp nên xem từng chức năng được ghi là standard, option hay không hỗ trợ, thay vì chỉ nhìn tên “multifunction”.

Hai ví dụ đều là thiết bị đa chức năng nhưng cấu hình công bố không hoàn toàn giống nhau. Đây là lý do cần kiểm tra chính xác model và option đi kèm khi mua sắm.

Có đủ Print, Scan và Copy không có nghĩa các chức năng mạnh ngang nhau

Đây là điểm quan trọng nhất khi đánh giá một MFP. Một chức năng “có” trên máy và một chức năng “đáp ứng tốt workload” là hai mức hoàn toàn khác nhau.

Chẳng hạn, một MFP có chức năng scan nhưng khả năng số hóa thực tế còn phụ thuộc bộ nạp tài liệu, tốc độ scan, scan một hay hai mặt, loại bản gốc hỗ trợ và đích lưu file. Tương tự, có chức năng in không tự động đồng nghĩa máy phù hợp sản lượng in lớn.

ADF và duplex ảnh hưởng nhiều tới cách dùng máy đa chức năng

Với công việc văn phòng, ADF và duplex thường quyết định lượng thao tác thủ công nhiều hơn bản thân nhãn “đa chức năng”.

ADF giúp xử lý nhiều bản gốc liên tiếp

Bộ nạp tài liệu tự động cho phép đưa một tập giấy rời vào máy thay vì đặt từng trang lên mặt kính. Điều này đặc biệt hữu ích khi copy hoặc scan các tập hợp đồng, chứng từ hay hồ sơ nhiều trang.

Nhưng cần kiểm tra sức chứa ADF và loại tài liệu hỗ trợ. Có ADF không có nghĩa mọi loại giấy, sách hoặc tài liệu đóng gáy đều đưa qua bộ nạp được.

Duplex giảm thao tác lật giấy thủ công

Duplex có thể xuất hiện ở nhiều vị trí khác nhau: in hai mặt, copy hai mặt hoặc scan hai mặt bản gốc. Khi đọc thông số, cần xác định máy hỗ trợ hai mặt ở workflow nào.

Máy photocopy đen trắng vẫn có thể scan màu

Khả năng tạo bản in và khả năng thu nhận hình ảnh khi scan không nhất thiết giống nhau. Một MFP chỉ in/copy đen trắng vẫn có thể được trang bị bộ scan màu. Vì vậy khi đánh giá MFP, không nên suy rằng “máy mono thì file scan cũng chỉ có đen trắng”.

Đây là hai khả năng riêng và nên đọc trực tiếp trong thông số sản phẩm.

Máy photocopy đa chức năng có thể kết nối như một thiết bị mạng

Trong môi trường doanh nghiệp, MFP thường không chỉ được dùng như một máy photocopy đứng độc lập. Khi có kết nối mạng phù hợp, nhiều người có thể gửi lệnh in tới cùng thiết bị hoặc chuyển file scan tới các đích được cấu hình.

Ví dụ, Ricoh IM 2702 được tích hợp sẵn các cổng kết nối Ethernet, Wireless LAN và USB; đồng thời có chức năng in mạng và quét màu. Việc sử dụng kết nối nào trong thực tế còn phụ thuộc mô hình mạng và cách quản trị của doanh nghiệp.

Với các MFP hiện đại, một số model còn có thể hỗ trợ scan-to-email, scan-to-folder, mobile printing, cloud hoặc xác thực người dùng. Tuy nhiên đây là nhóm tính năng phải kiểm tra theo đúng model và cấu hình, không nên coi là mặc định của mọi máy đa chức năng.

Máy photocopy đa chức năng khác máy in all-in-one ở đâu?

Trong thực tế thị trường, “MFP”, “multifunction printer”, “máy in đa chức năng” và “máy photocopy đa chức năng” có vùng nghĩa chồng lên nhau. Không nên dùng tên gọi để tạo một ranh giới kỹ thuật tuyệt đối.

Sự khác biệt hữu ích hơn nằm ở cấu hình và workload mà thiết bị hướng tới. Một máy photocopy/MFP văn phòng dạng đứng có thể hỗ trợ A3, nhiều khay giấy, ADF lớn và các option hoàn thiện; trong khi nhiều thiết bị all-in-one để bàn được thiết kế cho workload và khổ giấy khác.

Đọc thông số máy photocopy đa chức năng theo thứ tự nào?

Để biết một MFP có thực sự đáp ứng nhu cầu hay chỉ “có đủ tên chức năng”, doanh nghiệp có thể đọc datasheet theo bảy câu hỏi dưới đây.

Cách đọc này giúp tránh trường hợp shortlist hai MFP chỉ vì cả hai đều được ghi “Print – Scan – Copy”, trong khi khả năng xử lý hồ sơ thực tế khác nhau đáng kể.

Khi nào một máy đa chức năng có thể chưa đủ?

MFP không phải lúc nào cũng cần bổ sung máy riêng. Chỉ nên đặt câu hỏi tách thiết bị khi một chức năng bắt đầu có workload hoặc yêu cầu vượt khỏi khả năng hợp lý của máy dùng chung.

Những trường hợp này chưa tự động có nghĩa phải mua ba thiết bị riêng. Chúng chỉ cho thấy doanh nghiệp cần chuyển sang bước so sánh kiến trúc thiết bị.

Sau khi hiểu máy đa chức năng, nên quyết định gì tiếp?

Sau khi xác định MFP có những chức năng nào, câu hỏi tiếp theo không còn là “máy đa chức năng là gì?” mà là "có nên gom toàn bộ Print – Scan – Copy vào một thiết bị hay tách riêng một workflow nào đó?".

Để trả lời câu hỏi này, cần đặt sản lượng từng chức năng, yêu cầu scan, mức dự phòng, vị trí đặt máy, bảo mật và chi phí cạnh nhau tại Máy in đa năng hay mua máy in, scan và photocopy riêng?

Khi tư vấn thiết bị cho doanh nghiệp, CDC Technologies không chỉ kiểm tra model có đủ chữ Print – Scan – Copy hay không, mà còn đối chiếu năng lực của từng chức năng với workflow thực tế trước khi xác định một MFP đã đủ hay cần tách thêm thiết bị.