Máy photocopy văn phòng có những loại nào phổ biến?

Máy photocopy văn phòng có thể được phân loại theo khổ giấy, khả năng in màu, kiểu thiết kế và bộ chức năng. Một model có thể đồng thời là máy A3, máy màu, dạng đứng và đa chức năng, vì vậy doanh nghiệp nên hiểu từng cách phân loại trước khi đi vào sản lượng, tốc độ và model cụ thể.

Máy photocopy văn phòng có những loại nào?

Máy photocopy văn phòng thường được phân biệt theo bốn nhóm tiêu chí chính: khổ giấy A4/A3, đen trắng/màu, dạng để bàn/dạng đứng và máy chỉ tập trung vào sao chụp hoặc máy đa chức năng tích hợp thêm in, scan và các khả năng khác.

Các cách phân loại này không loại trừ lẫn nhau. Chẳng hạn, một thiết bị có thể vừa là máy photocopy A3 màu, vừa là máy đa chức năng dạng đứng. Vì vậy, khi đọc catalogue hoặc danh mục sản phẩm, doanh nghiệp nên tách từng thuộc tính thay vì cố xếp mỗi model vào một loại duy nhất.

Đây mới là bước nhận diện nhóm máy. Sau khi xác định được loại phù hợp, doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu sản lượng, tốc độ, kết nối, bảo mật và chi phí trong bài chọn máy photocopy văn phòng theo sản lượng sử dụng.

Máy photocopy A4 và A3 khác nhau ở phạm vi khổ giấy

Máy photocopy A4 phù hợp với môi trường chủ yếu xử lý tài liệu A4 và các khổ nhỏ hơn mà model hỗ trợ. Máy photocopy A3 được xem xét khi doanh nghiệp thường xuyên phải sao chụp, in hoặc scan tài liệu A3.

Không nên hiểu máy A3 mặc định “tốt hơn” máy A4. Khả năng xử lý khổ lớn hơn chỉ có ý nghĩa khi tài liệu thực tế phát sinh nhu cầu đó. Nếu gần như toàn bộ hồ sơ là A4, yêu cầu A3 có thể làm phạm vi model và kích thước thiết bị tăng lên nhưng không tạo thêm giá trị tương ứng.

Vì bài toán A3 hay A4 còn liên quan tới tần suất sử dụng, diện tích và ngân sách, doanh nghiệp không nên chốt chỉ từ tên khổ máy mà cần đối chiếu tài liệu thực tế trước.

Máy photocopy đen trắng và máy photocopy màu

Máy photocopy đen trắng tập trung vào tài liệu không cần giữ thông tin màu, còn máy photocopy màu phù hợp khi màu sắc có vai trò trong bản sao, bản in hoặc tài liệu cần xử lý.

Hợp đồng, chứng từ và văn bản nội bộ thường có thể được xử lý bằng đen trắng nếu màu không mang thông tin quan trọng. Ngược lại, báo cáo có biểu đồ, tài liệu marketing, hồ sơ khách hàng hoặc tài liệu cần phân biệt nội dung bằng màu có thể tạo nhu cầu sử dụng máy màu.

Khi chọn giữa hai nhóm, cần xem thêm tỷ lệ trang màu và chi phí vật tư. Một doanh nghiệp chỉ có một bộ phận cần màu không nhất thiết phải trang bị máy màu cho mọi điểm sử dụng.

Máy photocopy để bàn và dạng đứng khác nhau thế nào?

Máy để bàn thường có thiết kế gọn hơn và được bố trí trên bàn, tủ hoặc mặt đỡ phù hợp. Máy dạng đứng có thân máy lớn hơn, thường được cấu hình như một điểm xử lý tài liệu dùng chung và có thể bổ sung nhiều khay hoặc tùy chọn theo model.

Kiểu thiết kế không tự quyết định tốc độ hay chất lượng. Một máy nhỏ vẫn có thể đáp ứng tốt một nhóm người dùng cụ thể, trong khi máy dạng đứng chỉ thực sự cần thiết khi kích thước, khay giấy, chức năng và tải sử dụng phù hợp với môi trường triển khai.

Trước khi chọn dạng đứng, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra đường vận chuyển thiết bị, cửa ra vào, thang máy, nguồn điện, điểm mạng và khoảng trống để mở khay hoặc bảo trì.

Máy photocopy đa chức năng là loại phổ biến trong văn phòng

Máy photocopy đa chức năng kết hợp khả năng sao chụp với các chức năng như in và scan trên cùng một thiết bị; một số model còn có thêm fax hoặc các tính năng xử lý tài liệu khác.

Đây là cấu hình phù hợp khi nhiều người cần in, scan và copy tại cùng một điểm. Tuy nhiên, việc tích hợp nhiều chức năng không có nghĩa thiết bị sẽ thay thế tốt mọi máy chuyên dụng nếu một tác vụ có sản lượng hoặc yêu cầu đặc biệt cao.

Vì vậy, “đa chức năng” chỉ mô tả phạm vi công việc của thiết bị. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra năng lực của từng chức năng thay vì chỉ đếm số tính năng được ghi trên catalogue.

Một máy photocopy có thể thuộc nhiều loại cùng lúc

A3/A4, màu/đen trắng, để bàn/dạng đứng và đơn chức năng/đa chức năng là các trục phân loại khác nhau. Vì vậy một model thường mang nhiều thuộc tính cùng lúc.

Có nên phân loại máy photocopy theo tốc độ?

Tốc độ có thể được dùng để chia các model thành nhiều phân khúc, nhưng không nên coi đây là cách phân loại đầu tiên khi doanh nghiệp chưa biết sản lượng và tải thực tế.

Hai máy cùng là A3 đen trắng đa chức năng vẫn có thể khác nhau đáng kể về ppm, khay giấy, tốc độ scan và khả năng phục vụ số người dùng. Vì vậy tốc độ nên được xử lý ở bước lựa chọn sau, không phải dùng để xác định “loại máy” trước nhu cầu.

Khi đã xác định được nhóm máy cần xem, doanh nghiệp mới nên đối chiếu ppm với sản lượng và thời gian cao điểm để tránh chọn máy quá chậm hoặc quá lớn so với công việc.

Có phải máy dạng đứng luôn có công suất cao hơn máy để bàn?

Không nên suy ra công suất chỉ từ kích thước thiết bị. Dạng đứng thường tạo điều kiện cho cấu hình khay giấy và tùy chọn lớn hơn, nhưng tải vận hành thực tế vẫn phải được kiểm tra theo thông số của từng model.

Ngược lại, một máy để bàn cũng không mặc định chỉ dành cho nhu cầu rất thấp. Cách đúng là xác định sản lượng trước rồi đối chiếu với khoảng tải và cấu hình mà nhà sản xuất công bố.

Cách xác định doanh nghiệp nên xem nhóm máy nào trước

Doanh nghiệp có thể thu hẹp nhóm máy photocopy bằng bốn câu hỏi trước khi đi vào tốc độ, thương hiệu hoặc model.

Sau bốn bước này, doanh nghiệp mới cần đi sâu vào sản lượng, ppm, ADF, duplex, kết nối, bảo mật và vật tư. Trình tự này giúp tránh việc chọn một model có nhiều khả năng hơn nhu cầu chỉ vì sản phẩm được xếp ở phân khúc cao hơn.

Những cách phân loại dễ khiến doanh nghiệp hiểu sai

Một số tên gọi thường được dùng như cách rút gọn khi bán hàng nhưng chưa đủ để quyết định thiết bị phù hợp. Doanh nghiệp nên quay lại các thuộc tính có thể kiểm chứng trên model.

Sau khi xác định loại máy photocopy cần kiểm tra gì tiếp?

Loại máy chỉ giúp thu hẹp phạm vi. Bước tiếp theo là kiểm tra xem từng model trong nhóm đó có đủ khả năng đáp ứng sản lượng, tốc độ, giấy, kết nối và quy trình vận hành của doanh nghiệp hay không.

Khi doanh nghiệp đã xác định được cần A4 hay A3, đen trắng hay màu, dạng thiết bị và phạm vi chức năng, CDC Technologies có thể hỗ trợ đối chiếu tiếp với sản lượng, tốc độ và điều kiện vận hành để thu hẹp các model phù hợp thay vì so toàn bộ danh mục cùng lúc.

Với nhu cầu triển khai cho nhiều bộ phận hoặc địa điểm, CDC Technologies cũng có thể rà xem vị trí nào thực sự cần cấu hình A3 hoặc màu và vị trí nào chỉ cần phạm vi đơn giản hơn. Cách này giúp hạn chế áp một cấu hình giống nhau cho các điểm có nhu cầu khác nhau.