5 tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng cực chất lượng

Ngày nay, máy photocopy đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong môi trường học tập và làm việc hiện đại. Đặc biệt, đối với các văn phòng và doanh nghiệp, máy photocopy là " Người trợ thủ đắc lực " giúp tăng năng suất làm việc và quản lý tài liệu hiệu quả.

Nếu bạn chưa biết cách lựa chọn máy photocopy thì ở bài viết dưới đây, Máy tính CDC gửi tới bạn 5 tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng cực chất lượng, giúp bạn tham khảo, hiểu rõ nhu cầu bản thân.

Máy Photocopy văn phòng là gì ?

Máy photocopy là một thiết bị điện tử được dùng để sao chép các tài liệu giấy. Nó hoạt động bằng cách quét tài liệu gốc và tạo ra các bản sao tương tự. Nó thường có các chức năng cơ bản như: in ấn, quét và fax... Tùy vào một số dòng máy có thể có những tính năng cao cao cấp hơn. Máy photocopy có thể sao chép các tài liệu với chất lượng cao và đa dạng định dạng tài liệu như văn bản, hình ảnh hoặc bản vẽ. Nó là một công cụ quan trọng trong môi trường doanh nghiệp, văn phòng, giúp tăng năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian, không cần đến sao chép tài liệu thủ công.

Máy photocopy văn phòng có bao nhiêu loại ?

Cho đến hiện nay, máy photocopy gồm có 5 loại phổ biến, đó là:

1. Máy photocopy đen trắng

2. Máy photocopy màu

3. Máy photocopy đa chức năng

4. Máy photocopy nhanh

5. Máy photocopy kỹ thuật số

Ưu điểm của máy Photocopy văn phòng

Máy photocopy văn phòng đem tới rất nhiều lợi ích cho các văn phòng, doanh nghiệp. Ta có thể kế tới một số ưu điểm nổi bật của nó như:

1. Tăng năng suất làm việc: Máy photocopy giúp tăng năng suất làm việc bằng cách sao chép nhanh chóng các tài liệu giấy, thay vì phải sao chép thủ công. máy photocopy cho phép sao chép hàng loạt tài liệu chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Chất lượng sao chép cao: Máy photocopy hiện đại cung cấp chất lượng sao chép cao, đảm bảo các bản sao giống hệt tài liệu gốc. Độ phân giải cao và khả năng tái tạo màu sắc chính xác giúp tạo ra các bản sao chất lượng.
3. Đa chức năng: Ngoài khả năng sao chép, nó còn có thể in ấn, quét và fax. Điều này mang lại sự tiện lợi và linh hoạt, giúp các văn phòng, doanh nghiệp thực hiện nhiều tác vụ trên máy.
4. Quản lý tài liệu hiệu quả: Nó cung cấp tính năng quét, cho phép chuyển đổi tài liệu giấy thành các file điện tử. Giúp quản lý, lưu trữ tài liệu quan trọng dễ dàng hơn.
5. Tiết kiệm chi phí: Máy photocopy giúp tiết kiệm chi phí so với việc in ấn, sao chép bên ngoài.
6. Linh hoạt và tiện lợi: Máy photocopy có thể kết nối với mạng nội bộ, cho phép chia sẻ tài liệu và điều khiển từ xa, tăng tính linh hoạt và tiện lợi.

Nhược điểm của máy Photocopy văn phòng

Mặc dù máy photocopy văn phòng có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có một số nhược điểm cần lưu ý, nhưng không đáng kể. Dưới đây là một số nhược điểm có thể nói tới:

1. Chi phí đầu tư: Máy photocopy sẽ tốn của bạn một khoản đầu tư khá lớn ban đầu để mua và cài đặt các tính năng phụ trợ. Điều này có thể tạo áp lực tài chính đối với các văn phòng, doanh nghiệp nhỏ.
2. Chi phí bảo trì và sửa chữa: Máy photocopy cần được bảo trì định kỳ và chi phí bảo trì và sửa chữa cũng đáng kể, đặc biệt đối với máy cao cấp và phức tạp.
3. Khả năng hỏng hóc: Do là một thiết bị điện tử phức tạp, khả năng hỏng hóc hay sự cố kỹ thuật là không thể tránh khỏi. Điều này có thể làm gián đoạn quá trình làm việc và gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
4. Tiếng ồn: Máy photocopy thường tạo ra tiếng ồn khi hoạt động, đặc biệt là khi sao chép tài liệu lớn hoặc với các dòng máy cũ. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc.

5 tiêu chí lựa chọn máy photocopy văn phòng cực chất lượng

Chọn thương hiệu/ hãng máy

Tiêu chí đầu tiên để bạn lựa chọn máy photocopy đó là thương hiệu/ hãng của máy. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng máy photocopy nổi tiếng như: Ricoh, FujiXerox, Canon... Mỗi hãng đều có những tính năng và đặc điểm riêng cho dòng sản phẩm của mình:

Ricoh

Máy photocopy hãng Ricoh được biết đến với nhiều tính năng nổi bật giúp tăng cường hiệu suất và đáp ứng nhu cầu sao chụp trong môi trường văn phòng:

• Tốc độ cao: Máy photocopy Ricoh có tốc độ sao chép nhanh, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
• Chất lượng sao chép xuất sắc: Máy photocopy Ricoh đem tới chất lượng sao chép cao, với độ phân giải rõ nét và độ tương phản tốt, giúp tạo ra bản sao chất lượng và sắc nét.

Đa chức năng: Các máy photocopy Ricoh thường đi kèm với tính năng đa chức năng như in, quét, fax và gửi email. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong việc xử lý tài liệu của văn phòng, doanh nghiệp.

FujiXerox

Máy photocopy hãng Fuji Xerox có nhiều tính năng nổi bật giúp đáp ứng nhu cầu sao chép và in ấn trong môi trường văn phòng:

• Tốc độ và hiệu suất: Máy photocopy Fuji Xerox được thiết kế để có tốc độ sao chụp và in cao, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
• Chất lượng sao chép cao: Hãng Fuji Xerox chú trọng đến chất lượng sao chụp và in, đảm bảo rõ nét, sắc nét và màu sắc chính xác trên từng bản sao in.

Đa chức năng và linh hoạt: Các máy photocopy Fuji Xerox thường đi kèm với tính năng đa chức năng như in, quét, fax và gửi email. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong việc xử lý tài liệu và tăng khả năng đa nhiệm.

Canon

Máy photocopy hãng Canon có nhiều tính năng nổi bật giúp đáp ứng nhu cầu sao chép và in ấn của các văn phòng, doanh nghiệp:

• Chất lượng sao chụp và in đẹp: Máy photocopy Canon đảm bảo chất lượng sao chụp và in cao, với độ phân giải rõ nét và màu sắc chính xác, tạo ra các bản sao và tài liệu in đẹp và chất lượng.
• Tốc độ sao chụp và in nhanh: Máy photocopy với tốc độ sao chụp và in ấn cao, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc trong môi trường làm việc.

Đa chức năng linh hoạt: Máy photocopy Canon thường đi kèm với tính năng đa chức năng, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong việc xử lý tài liệu và tăng khả năng đa nhiệm.

Hiểu rõ nhu cầu sử dụng thực tế

Tiêu chí thứ 2 để bạn lựa chọn máy photocopy, đó là bạn nên hiểu rõ về nhu cầu sử dụng của bạn. Giá thành bao nhiêu ? Sao chép đen trắng hay màu ? Chất lượng bản sao như thế nào ? Cần những tính năng ra sao ? Sao chép, in ấn 1 tháng tối đa bao nhiêu bản ?

Đó là những câu hỏi bạn cần đặt ra để hiểu rõ về nhu cầu sử dụng của văn phòng, doanh nghiệp mình. Không nên chọn những dòng sản phẩm có giá thành quá rẻ, quá đắt, hay có những tính năng bạn không sử dụng tới bởi như vậy sẽ rất lãng phí chi phí bỏ ra và tính năng của máy. Bạn nên chỉ nên lựa chọn và tìm mua những dòng máy phù hợp với những gì bạn đang đề ra nhất.

Độ phân giải của máy

Độ phân giải của máy photocopy được tính bằng DPI (Dots Per Inch) - số hạt mực trên 1 inch bề mặt giấy. Độ phân giải của máy tỉ lệ thuận với số hạt mực trên 1 inch giấy, đồng nghĩ là số hạt mực càng lớn thì DPI càng cao, cho ra bản sao, bản in càng sắc nét.

Thông thường, máy photocopy có DPI từ 300 - 600 đã có thể đáp ứng được nhu cầu cơ bản của các văn phòng, doanh nghiệp với bản in trắng đen. DPI từ 1200 trở lên sẽ cho ra những bản sao, bản in cực kì sắc nét, phù hợp với các doanh nghiệp chuyên về tranh ảnh, sách báo, nghệ thuật…

Kích thước của máy

Đây cũng là 1 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn máy photocopy. Hiện nay, máy photocopy được thiết kế với rất nhiều mẫu mã, kiểu dáng và kích thước khác nhau, từ nhỏ đến rất to. Do đó, tùy thuộc vào không gian của nơi làm việc của bạn, bạn hãy tìm cho mình loại máy có kích thước phù hợp, vừa đủ mà không bị lấn chiếm không gian, làm mất sự thoải mái khi di chuyển hay làm việc của mình.

*Lưu ý: Trong quá trình máy photocopy hoạt động, máy sẽ phát ra tiếng ồn do động cơ máy làm việc, nên bạn lưu ý đặt máy ở vị trí không gây ảnh hưởng tới môi trường làm việc của mình.

Tốc độ sao chép, in ấn của máy

Khi chọn máy photocopy, việc chọn tốc độ sao chép, in của máy rất quan trọng. Tốc độ của máy quyết định giá tiền, kích thước, tính năng và rất nhiều yếu tố khác. Một nguyên lý hoạt động đặc thù của máy photocopy đó là, nếu muốn có tốc độ nhanh thì kích thước càng phải càng lớn, đồng thời sẽ tạo ra nhiều tiếng ồn hơn khi hoạt động. Việc được thiết kế với kích thước lớn cũng giúp máy sử dụng ổn định, bền hơn những dòng kích thước nhỏ.

Thông thường, các loại máy có tốc độ khoảng 30 bản/phút sẽ phù hợp với các văn phòng, doanh nghiệp có không gian nhỏ, nhu cầu về sao chép tài liệu thấp. Đối với những văn phòng, doanh nghiệp có không gian lớn, nhu cầu sao chép tài liệu lớn, nên chọn những máy có tốc độ từ khoảng 40 – 50 bản/phút hoặc cao hơn.

Tính năng của máy

Tính năng tiêu chuẩn hiện nay của một máy photocopy văn phòng là: In, photocopy và scan. Đa số hiện nay, các văn phòng, doanh nghiệp đều chọn sử dụng máy photocopy đa chức năng bởi tính tiện dụng và hữu dụng của nó giúp tối ưu công việc xử lý tài liệu giấy nhiều. Thay vì phải mua mỗi máy 1 tính năng, bạn có thể mua 1 máy tích hợp cả 3 tính năng cần thiết, như vậy chẳng phải sẽ tiện lợi hơn sao ?

Tuy nhiên, vẫn phải phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của các văn phòng, doanh nghiệp mà bạn xác định tính năng mình cần tìm ở một chiếc máy photocopy là gì.

Mua máy Photocopy văn phòng chất lượng ở đâu ?

Tại Máy tính CDC, chúng mình cung cấp những dòng máy photocopy chính hãng, chất lượng với giá thành hợp lý. bảo hành lâu. Nếu bạn chưa tìm được nơi để mua máy photocopy thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng mình qua Hotline hoặc Website để được tư vấn chi tiết hơn nhé.

Xem thêm:

• Top 10 máy scan doanh nghiệp mọi doanh nghiệp cần phải có 2023
• Máy Scan HP - Máy scan tốt nhất dành cho doanh nghiệp hiện nay
• Tiêu chí lựa chọn máy scan văn phòng chất lượng

Công ty Cổ phần Vật tư và Thiết bị văn phòng CDC

Trụ sở chính: C18, Lô 9, KĐTM. Định Công, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, TP. Hà Nội

Hotline 1: 0983.366.022 (Hà Nội)

CN.HCM: 51/1 Giải Phóng, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

Hotline 2: 0904.672.691 (TP.HCM)

Website: maytinhcdc.vn

Facebook: https://www.facebook.com/maytinhcdc.vn/