Cấu hình PC/Laptop cho doanh nghiệp: Tiêu chuẩn tối thiểu cho từng phòng ban để tránh chậm, lỗi, giảm năng suất

Nhiều doanh nghiệp khi tuyển nhân viên mới thường ưu tiên giải quyết nhanh: mua đại một mẫu PC hoặc laptop “tầm trung”, miễn là chạy được Word, Excel và họp online. Nhưng chỉ sau vài tháng, những vấn đề bắt đầu xuất hiện. Để tránh cảnh “đem máy đi bảo hành nhiều hơn đi làm”, các bạn hãy cùng Máy tính CDC đi vào tìm hiểu bộ tiêu chuẩn thiết bị dành cho từng nhóm công việc trong doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp giai đoạn 2025–2026.

Rủi ro khi mua máy không theo tiêu chuẩn

Kinh nghiệm thực tế từ nhiều doanh nghiệp SME cho thấy chỉ cần chọn sai máy, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong vận hành hàng ngày.

Hiệu suất giảm 20–40% chỉ vì RAM và SSD yếu

Máy văn phòng chỉ có 4GB RAM hoặc dùng HDD khiến mọi thao tác đều chậm. Với các bộ phận làm việc cùng lúc nhiều tab Chrome, phần mềm kế toán hoặc họp online, cấu hình thấp gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.

Không tương thích phần mềm nội bộ

Một số ngành sử dụng phần mềm kế toán, ERP hoặc giải pháp VPN riêng. Máy yếu hoặc CPU đời quá cũ rất dễ lỗi phần mềm ngay trong quá trình làm việc.

Khó bảo trì – khó mở rộng

Nếu mỗi nhân viên dùng một dòng máy khác nhau, IT rất khó tạo image đồng bộ, khó bảo trì và khó xử lý sự cố nhanh.

Giảm tuổi thọ thiết bị

Laptop quá yếu phải chạy full tải liên tục khiến máy nóng, pin chai nhanh và dễ hư hỏng chỉ sau 1–2 năm sử dụng.

Tốn chi phí ẩn

Mua máy rẻ lúc đầu nhưng thay 2–3 lần trong 3 năm → tổng chi phí cao hơn nhiều so với việc đầu tư đúng chuẩn ngay từ đầu.

Bộ tiêu chuẩn PC/Laptop cho 6 loại phòng ban trong doanh nghiệp

Một bộ tiêu chuẩn laptop văn phòng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp mua đúng, dùng bền và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là tiêu chuẩn dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế cho SME, FDI và chuỗi bán lẻ. Cấu hình mang tính tham khảo, giúp doanh nghiệp xây dựng guideline nội bộ rõ ràng hơn.

1. Phòng Hành chính – Nhân sự

Đặc thù công việc: Word, Excel vừa phải, họp online, phần mềm nhân sự.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i3/i5 (Gen 12 trở lên)
RAM: 8GB (khuyến nghị 16GB để đa nhiệm tốt)
SSD: 256GB/512GB NVMe
Màn hình: 14–15 inch FHD, chống chói
Trọng lượng vừa phải, pin ổn định

Máy dành cho HR cần ổn định – nhẹ – ít lỗi, không cần quá mạnh.

2. Phòng Kế toán – Tài chính

Đặc thù công việc: mở file Excel lớn, dùng phần mềm kế toán, tải dữ liệu liên tục.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i5 trở lên
RAM: 16GB
SSD: 512GB NVMe
Màn hình 14 inch FHD
Cổng HDMI hoặc USB-C xuất màn hình

Đây là nhóm bắt buộc cần RAM 16GB, vì Excel và phần mềm kế toán tiêu thụ rất nhiều tài nguyên.

3. Phòng Sale – Chăm sóc khách hàng

Đặc thù công việc: họp online, dùng CRM, mở nhiều tab trình duyệt, di chuyển thường xuyên.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i5
RAM: 8GB (khuyến nghị 16GB nếu dùng CRM nặng)
SSD: 256–512GB
Màn hình 14 inch – nhẹ – dễ mang theo
Webcam và micro tốt để họp online

Sale thường than phiền máy lag khi họp, nguyên nhân chủ yếu do RAM thấp hoặc WiFi yếu.

4. Phòng Marketing – Thiết kế cơ bản

Đặc thù công việc: chỉnh ảnh, cắt video nhẹ, content, chạy ads, làm báo cáo.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i5/i7
RAM: 16GB
SSD: 512GB
Laptop có màn hình màu tốt (sRGB ≥ 100%)
Nếu làm đồ hoạ nhẹ cần thêm GPU tích hợp mạnh (Intel Iris Xe/Arc)

Marketing không cần laptop gaming nhưng cần RAM 16GB + SSD nhanh để chạy nhiều phần mềm cùng lúc.

5. Phòng Kỹ thuật – IT – Lập trình

Đặc thù công việc: chạy tool, lập trình, mở nhiều tab, SSH server, test phần mềm.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i5/i7
RAM: 16–32GB
SSD: 512GB–1TB
Khung máy chắc, tản nhiệt tốt
Hỗ trợ WiFi ổn định (WiFi 6 trở lên)

IT là nhóm cần máy mạnh – bền – ổn định vì xử lý nhiều tác vụ cùng lúc.

6. Ban lãnh đạo – Quản lý cấp cao

Đặc thù công việc: họp thường xuyên, di chuyển, cần thiết bị đẹp – mỏng – cao cấp.

Tiêu chuẩn cấu hình:

CPU: Intel Core i5/i7
RAM: 16GB
SSD: 512GB
Màn hình đẹp, độ sáng cao
Thiết kế mỏng nhẹ, pin tốt
Bảo mật vân tay/khuôn mặt

Đây là nhóm ưu tiên trải nghiệm hơn là hiệu năng thuần.

Gợi ý một số mẫu máy tính phù hợp

Dựa trên cấu hình ở trên, doanh nghiệp có thể tham khảo:

Laptop phổ thông: HP ProBook, Dell Latitude, Lenovo ThinkBook
Laptop cho kế toán: Dell Inspiron 14, HP 240 G9, Lenovo V-series (RAM 16GB)
Laptop cho Marketing: ASUS Vivobook Pro, HP Envy, Lenovo IdeaPad Pro
Laptop IT/Dev: Lenovo ThinkPad, Dell Latitude 7000, HP EliteBook
PC văn phòng: HP Pro Tower, Dell Vostro, Lenovo V50t

[Products: 10418, 10314, 9870, 10561, 10628]

Những gợi ý trên chỉ mang tính tham khảo, khi chọn máy, doanh nghiệp nên xem xét nhu cầu thực tế và mức độ mở rộng sau này.

Lợi ích khi doanh nghiệp có bộ tiêu chuẩn thiết bị rõ ràng

Một bộ cấu hình PC cho doanh nghiệp không chỉ giúp mua máy đúng ngay từ đầu, mà còn tối ưu toàn bộ quy trình quản trị thiết bị:

IT dễ triển khai image và phần mềm
Giảm xung đột cấu hình – giảm lỗi vặt
Dễ mua bổ sung khi mở rộng nhân sự
Dữ liệu và hiệu suất được tối ưu theo từng phòng ban
Tiết kiệm ngân sách cho toàn bộ vòng đời sử dụng thiết bị

Khi tất cả nhân viên dùng thiết bị theo chuẩn chung, doanh nghiệp sẽ vận hành ổn định hơn và tránh những sự cố mất thời gian không đáng có.

Kết luận: Doanh nghiệp càng lớn, tiêu chuẩn thiết bị càng phải rõ ràng

Mua máy “cho có” là cách nhanh nhất khiến doanh nghiệp tốn chi phí ẩn và giảm hiệu suất làm việc. Ngược lại, nếu xây dựng một bộ tiêu chuẩn PC/Laptop cho từng phòng ban, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều ngân sách và quản lý ICT dễ dàng hơn.

Nếu bạn cần xây dựng bộ tiêu chuẩn chi tiết cho nội bộ hoặc muốn khảo sát cấu hình tối ưu theo quy mô doanh nghiệp, liên hệ Máy tính CDC ngay để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn!