Máy in đen trắng hay máy in màu phù hợp văn phòng?

Văn phòng chủ yếu in hợp đồng, biểu mẫu, chứng từ và tài liệu nội bộ thường có thể ưu tiên máy in đen trắng. Nếu màu sắc mang thông tin cần thiết trong báo cáo, biểu đồ, tài liệu khách hàng hoặc ấn phẩm truyền thông, máy in màu phù hợp hơn. Với nhu cầu hỗn hợp, doanh nghiệp không nhất thiết phải chọn một loại máy cho toàn bộ văn phòng.

Chọn nhanh máy in đen trắng hay máy in màu theo loại tài liệu

Cách đơn giản nhất là nhìn vào tài liệu thực tế thay vì bắt đầu từ cấu hình máy. Nếu màu không thay đổi cách người đọc hiểu hoặc sử dụng tài liệu, nhu cầu in màu có thể không phải yêu cầu bắt buộc.

Khi nào máy in đen trắng phù hợp hơn?

Máy in đen trắng phù hợp khi phần lớn workload là văn bản, bảng biểu và hồ sơ mà màu sắc không ảnh hưởng tới giá trị sử dụng của tài liệu.

Trong những trường hợp này, bổ sung khả năng in màu chưa chắc tạo thêm giá trị tương ứng với nhu cầu thực tế. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên đúng cấp tải, tốc độ, khay giấy, duplex và kết nối.

Khi nào nên chọn máy in màu?

Nên cân nhắc máy in màu khi màu sắc giúp truyền đạt thông tin, nhận diện thương hiệu hoặc tăng khả năng đọc của tài liệu mà người dùng thực sự cần in.

Tuy nhiên, việc trong văn phòng có một vài file chứa màu chưa đủ để kết luận toàn bộ hệ thống cần máy in màu. Cần xem thêm tần suất và số lượng trang màu thực tế.

Tần suất dùng màu quan trọng hơn việc “thỉnh thoảng có in màu”

Một văn phòng có thể cần in màu nhưng chỉ vài lần mỗi tuần, trong khi phần lớn workload vẫn là chứng từ đen trắng. Trường hợp này khác hoàn toàn với bộ phận marketing hoặc kinh doanh thường xuyên in proposal và tài liệu hình ảnh.

Việc tách workload này giúp doanh nghiệp quyết định nên trang bị máy màu cho toàn bộ khu vực, đặt một máy màu dùng chung hay giữ máy đen trắng cho tải chính.

Không nhất thiết toàn văn phòng chỉ dùng một loại máy

Với nhu cầu hỗn hợp, mô hình kết hợp thường đáng để xem xét: máy đen trắng xử lý phần workload văn bản lớn, còn một máy màu được bố trí cho những nhóm thực sự cần màu.

Cách bố trí này cũng giúp tránh việc chọn một cấu hình duy nhất cho tất cả phòng ban dù nhu cầu giữa các nhóm rất khác nhau.

Đừng dùng tên phòng ban làm tiêu chí duy nhất

Kế toán thường in nhiều tài liệu đen trắng, còn marketing thường có nhiều tài liệu màu hơn, nhưng đây chỉ là xu hướng nghiệp vụ chứ không phải quy tắc để chọn máy.

Máy in màu có làm chi phí vận hành cao hơn không?

Không nên kết luận chi phí chỉ từ việc máy là màu hay đen trắng. Chi phí thực tế còn phụ thuộc model, vật tư, yield, độ phủ trang, tỷ lệ trang màu và cách doanh nghiệp sử dụng máy.

Khi so hai phương án, nên tách riêng chi phí trang đen trắng và trang màu thay vì lấy một con số trung bình cho toàn bộ workload.

Nếu cần so sâu hơn, doanh nghiệp có thể dùng cách tính chi phí trên mỗi trang in để đặt các phương án trên cùng một baseline.

Cần kiểm soát quyền in màu không?

Nếu doanh nghiệp có máy màu dùng chung nhưng chỉ một số nhóm thực sự cần màu, có thể xem xét cách kiểm soát việc sử dụng theo khả năng của thiết bị và hệ thống quản trị đang có.

Mục tiêu không phải cấm in màu bằng mọi giá mà là tránh việc các job nội bộ không cần màu vẫn mặc định sử dụng màu. Khả năng phân quyền, accounting hoặc đặt mặc định mono cần được kiểm tra theo từng model và môi trường triển khai, không nên mặc định máy nào cũng có cùng chức năng.

Nếu chọn MFP đen trắng, có cần kiểm tra khả năng scan màu?

Khi doanh nghiệp mua thiết bị đa chức năng, khả năng in và khả năng scan nên được kiểm tra riêng. Việc một thiết bị chỉ in đen trắng không tự động cho biết workflow scan của model đó có đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu màu hay không.

Nếu phòng ban cần scan hợp đồng có dấu màu, chứng từ hoặc tài liệu hình ảnh, nên đưa yêu cầu scan vào baseline kỹ thuật thay vì suy ra từ loại máy in.

Sáu câu hỏi giúp chốt máy đen trắng hay máy màu

Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp có thể kiểm tra nhanh bằng sáu câu hỏi dưới đây.

Nếu phần lớn câu trả lời cho thấy màu không ảnh hưởng tới workflow, máy đen trắng có thể là hướng cần ưu tiên đánh giá. Nếu màu là một phần của dữ liệu hoặc đầu ra gửi khách hàng, cần đưa in màu vào baseline thay vì coi đây là một option phụ.

Chọn màu hay đen trắng chỉ là một phần của cấu hình máy in

Sau khi xác định nhu cầu màu, doanh nghiệp vẫn cần xem sản lượng, tốc độ, A4/A3, đơn năng/đa năng, duplex, kết nối, khay giấy và vật tư để chọn model hoàn chỉnh.

CDC Technologies có thể rà nhu cầu màu cùng workload và cách sử dụng thực tế để tránh chọn cấu hình cao hơn cần thiết hoặc thiếu chức năng khi đưa máy vào vận hành.