Máy photocopy A3 hay A4: Chọn khổ nào cho văn phòng?

Văn phòng chủ yếu xử lý hợp đồng, chứng từ, công văn và hồ sơ A4 thường có thể ưu tiên máy photocopy A4. Máy photocopy A3 phù hợp hơn khi doanh nghiệp thường xuyên sao chụp, in hoặc scan bảng biểu rộng, bản vẽ, sơ đồ và hồ sơ khổ lớn. Không nên chọn A3 chỉ để “dự phòng”, vì khổ giấy lớn hơn còn ảnh hưởng tới kích thước máy, khay giấy, phạm vi triển khai và ngân sách.

Máy photocopy A3 và A4 khác nhau ở điểm nào?

Khác biệt cốt lõi nằm ở khổ bản gốc và khổ giấy mà thiết bị có thể xử lý. A4 có kích thước 210 × 297 mm, còn A3 là 297 × 420 mm, tức diện tích A3 gấp đôi A4.

Tuy nhiên, khi chọn máy photocopy doanh nghiệp cần nhìn rộng hơn kích thước giấy. Một thiết bị còn phải đáp ứng copy, in, scan, khay giấy, tốc độ và workload của cả nhóm người dùng.

Khi nào máy photocopy A4 đã đủ?

A4 thường đủ nếu phần lớn bản gốc và đầu ra của doanh nghiệp đều nằm ở A4 hoặc nhỏ hơn, đồng thời không có workflow khổ lớn thường xuyên.

Trong trường hợp này, việc chọn A3 chỉ vì lo “sau này có thể cần” có thể làm tăng kích thước hệ thống mà phần lớn thời gian không khai thác được khả năng khổ lớn.

Khi nào doanh nghiệp nên chọn máy photocopy A3?

A3 nên được đưa vào baseline khi khổ lớn là một phần thực sự của nghiệp vụ, đặc biệt nếu tài liệu phải được sao chụp, scan hoặc in đúng kích thước thường xuyên.

Cần phân biệt khổ bản gốc và khổ đầu ra

Với máy photocopy đa chức năng, doanh nghiệp không chỉ cần hỏi “máy in được A3 không?” mà còn phải xác định máy có thể đọc bản gốc A3 bằng cơ chế nào.

Một model hỗ trợ đầu ra A3 chưa đủ để khẳng định mọi khâu copy và scan đều xử lý A3 giống nhau. Cần đối chiếu đúng thông số từng đường giấy và bộ nạp.

Sản lượng A3 quan trọng hơn việc “có lúc phải dùng A3”

Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh vài tài liệu A3 trong một tháng, phương án đầu tư sẽ khác với đơn vị xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn mặt A3 thường xuyên.

Nếu A3 chiếm tỷ trọng thấp, một điểm A3 dùng chung có thể đáng đánh giá hơn việc đưa khả năng A3 vào tất cả thiết bị.

Một máy A3 dùng chung hay nhiều máy A4?

Với văn phòng có workload hỗn hợp, không nhất thiết mọi thiết bị phải hỗ trợ cùng khổ giấy lớn nhất.

Khi bố trí máy A3 dùng chung, cần kiểm tra thêm khoảng cách người dùng, khả năng chuyển tải khi máy dừng và mức tải tổng của thiết bị.

Máy A3 không chỉ dành cho phòng kỹ thuật

Bản vẽ là một use case dễ thấy, nhưng A3 cũng có thể xuất hiện trong hành chính, tài chính, quản trị hoặc vận hành khi phải xử lý bảng biểu và biểu mẫu rộng.

Ngược lại, không nên mặc định phòng kỹ thuật luôn cần A3. Nếu bản vẽ chủ yếu được xem điện tử hoặc cần khổ lớn hơn A3, một máy photocopy A3 có thể không giải quyết đúng workflow.

Bản vẽ khổ lớn hơn A3 cần xử lý riêng

A3 chỉ giải quyết tài liệu nằm trong khả năng khổ giấy của thiết bị. Nếu doanh nghiệp thường xuyên xử lý A2, A1 hoặc các bản vẽ khổ lớn hơn, cần đánh giá giải pháp phù hợp với nhóm tài liệu đó thay vì coi máy photocopy A3 là thiết bị thay thế hoàn toàn.

Vì vậy, khi người dùng nói “cần máy để photocopy bản vẽ”, bước đầu tiên phải là kiểm tra kích thước bản vẽ thực tế.

A3 ảnh hưởng tới diện tích đặt máy như thế nào?

Thiết bị xử lý A3 thường cần hệ thống giấy và cơ cấu xử lý lớn hơn. Khi khảo sát, không nên chỉ đo chiều rộng thân máy mà phải tính cả không gian vận hành.

Chọn A3 hay A4 có liên quan tới tốc độ máy không?

Trong quá trình sizing, đây là hai tiêu chí khác nhau. Khổ giấy trả lời máy cần xử lý tài liệu lớn tới đâu; tốc độ trả lời thiết bị cần hoàn thành workload nhanh tới mức nào.

Một văn phòng cần A3 không đồng nghĩa phải chọn máy tốc độ rất cao. Ngược lại, văn phòng chỉ dùng A4 nhưng có workload lớn vẫn có thể cần thiết bị tốc độ cao. Nếu chưa xác định phần này, có thể xem Cách chọn tốc độ máy photocopy theo workload.

Ngân sách cần so trên cùng phạm vi sử dụng

Không nên so một máy A4 cơ bản với một hệ thống A3 nhiều option rồi kết luận chênh lệch chỉ đến từ khổ giấy. Cần đặt hai phương án trên cùng các yêu cầu về màu/đen trắng, tốc độ, ADF, duplex, số khay, kết nối và bảo hành.

Sáu câu hỏi giúp chốt máy photocopy A3 hay A4

Nếu A3 là yêu cầu nghiệp vụ thường xuyên, nên đưa khổ A3 vào baseline từ đầu. Nếu phần lớn workload là A4 và A3 chỉ xuất hiện thỉnh thoảng, nên đánh giá phương án tập trung A3 thay vì mặc định toàn hệ thống đều phải hỗ trợ khổ lớn.

Khổ giấy chỉ là một phần khi chọn máy photocopy

Sau khi xác định A3 hay A4, doanh nghiệp vẫn cần xem tốc độ, sản lượng, màu/đen trắng, ADF, duplex, in-scan-copy, kết nối, bảo mật và chi phí vận hành trước khi chốt model.

CDC Technologies có thể rà loại hồ sơ, tỷ lệ A3/A4, số người dùng và workload để tránh mua thiết bị A3 vượt nhu cầu hoặc chọn A4 rồi phát hiện thiếu khổ xử lý sau khi triển khai.